Vier Tricks für Textverarbeitungsprofis
Ob Word oder Google Docs: Wir stellen jene Techniken vor, die Sie kennen müssen, um Ihre Dokumente gut aussehen zu lassen und sauber zu strukturieren.
Matthias Schüssler
Es gibt ein paar Dinge, die man als Nutzer einer Textverarbeitung nicht tun sollte. Der Klassiker ist, Textteile mittels Leerzeichen einzurücken. Man bekommt mit dieser Guerillatechnik seine Buchstaben am Bildschirm ungefähr an die gewünschte Stelle. Doch gedruckt sieht das mit Garantie nicht schön aus. Der noch grössere Nachteil ist, dass sich solche Dokumente nur noch schwer bearbeiten lassen: Jede Textänderung wird die Darstellung garantiert völlig durcheinanderbringen.
Statt der Leerzeichen würde man besser Tabulatoren verwenden. Je nach Situation wäre auch ein Einzug oder eine Tabelle eine gute Wahl. Und ähnlich verhält es sich mit Leerzeilen, die sehr oft dazu verwendet werden, um zwischen zwei Absätzen einen Leerraum einzufügen. Diese Leerzeilen neigen dazu, bei Veränderungen des Seitenumbruchs an Stellen zu landen, wo man sie nicht haben möchte. Der sauberere Weg ist, Absätze durch einen Abstand am Anfang oder am Ende voneinander abzusetzen.
Das Aufhübschen kommt am Schluss
Mein persönliches Mantra ist allerdings, sich durch die Formatierungsmöglichkeiten nicht vom Inhalt ablenken zu lassen: Eine bewährte Strategie ist es, sich zuerst voll und ganz auf den Inhalt zu konzentrieren und erst am Schluss, quasi als Finish, um die Formatierungen zu kümmern. Ein hervorragendes Instrument dafür sind die hier vorgestellten, minimalistischen Text-Apps, die nur ganz wenige Formatierungsbefehle bereitstellen.
In diesem Video geht es jedoch um die klassischen Textverarbeitungsprogramme, namentlich Microsoft Word und Google Docs – doch die meisten Tricks lassen sich auch in den Open-Source-Office-Paketen (Libre Office und Open Office) analog anwenden. Ich stelle vier Methoden vor, die dabei helfen, Dokumente sauber zu formatieren und zu strukturieren. Und es geht darum, auch bei längeren Dokumenten die Übersicht zu bewahren.
Fehlerquellen ausschalten
Und das sind die vier im Video im Detail vorgestellten Arbeitsweisen:
Das Formatchaos verhindern. Beim Einkopieren von Texten aus dem Web oder aus anderen Dateien gelangen nicht nur die erwünschten Inhalte, sondern oft auch unerwünschte Formate ins Dokument. Das lässt sich einfach verhindern. Und es ist auch einfach, die eingewanderten Formatierungen zu löschen. Denn die sind mitunter schuld an seltsamem und unerwünschtem Fehlverhalten.
Grosse Dokumente im Überblick behalten. Bei einem kurzen Brief oder einem zweiseitigen Memo verliert man so schnell nicht den Überblick. Bei längeren Arbeiten kann das aber durchaus passieren – und es kommt vor, dass man ständig zwischen mehreren Stellen hin und her scrollt. Um dieses Ärgernis zu vermeiden, kann man in Word die Ansicht teilen. Eine zweite Möglichkeit funktioniert auch in Google Docs und vielen anderen Programmen: Sie besteht darin, eine zweite Ansicht des Dokuments zu öffnen. Dort können Sie auch eine andere Darstellungsform wählen, zum Beispiel die Seitenübersicht.
Formatvorlagen. Sie gehören zu den am meisten unterschätzten Instrumenten in der Textverarbeitung überhaupt. Nur wenige Nutzer verwenden sie. Dabei sind sie ein Garant dafür, dass das Dokument richtig strukturiert und von vorne bis hinten konsistent formatiert ist. Eine Formatvorlage zeichnet ein Textelement als Überschrift, Bildlegende oder als normalen Absatz aus und legt auch dessen Formatierungen fest. Die Formatvorlagen ersparen es einem auch, dass man Elemente einzeln mit der gewünschten Formatierung versehen muss: Sie verhelfen somit zu einer beträchtlichen Zeitersparnis.
Der Nachteil ist, dass man sich mit ihnen auseinandersetzen muss. Eine Hürde ist, dass viele Nutzer nicht wissen, wie sie diese Vorgaben ihren eigenen Vorlieben anpassen. Doch die Grundlagen sind ganz einfach: Unser Video zeigt in ungefähr einer Minute die nötigen Handgriffe für Word und Google Docs.
Dokumentvorlagen. Wenn man sein Dokument so eingerichtet hat, damit man speditiv damit arbeiten kann, sollte man es als Vorlage abspeichern: Dann braucht es für die künftige Wiederverwendung nur einen Mausklick. In Word ist es simpel, eigene Vorlagen zu speichern und zu verwenden.
Doch aus unerfindlichen Gründen verweigert Google Docs uns Nutzern die Möglichkeit, eigene Dokumentvorlagen zu speichern. Es gibt aber einen einfachen Trick, um dieses Manko zu umgehen: Und den verrate ich im Video.
Weitere Videos mit Tricks zur Textverarbeitung: Wie Sie die Mängel von Google Docs ausbügeln gibt Tipps zur Umgehung weiterer Einschränkungen in Google Docs, Word macht alles besser – nur Ihre Texte nicht erklärt, wie Sie in Microsofts Textverarbeitung konzentriert schreiben und Schreiben, ohne dass Word reinfunkt liefert eine Anleitung zur Fehlerbehebung in Office.
Ein Formatchaos im Dokument ist nicht nur unschön, sondern auch eine Quelle für Programmfehler und seltsame Verhaltensweisen.
Video: Matthias Schüssler