Kommunikation im Verein

Gemeinschaftsadressbuch

Ich möchte mein Vereins-Adressbuch von meinem Mac für andere Vereinsmitglieder, die mit Windows-PCs arbeiten, exportieren. Wie geht das am einfachsten?

Franz Eyer, Ried-Brig

Sie finden in der Adressbuch-Anwendung von Mac OS X den Befehl «Ablage > Exportieren > vCard exportieren». Er erzeugt eine vCard, also eine elektronische Visitenkarte. Bei diesem Export wird eine vCard-Datei erstellt, die alle Adressen enthält. Damit können allerdings manche Mailprogramme, namentlich jene aus dem Hause Microsoft, nichts anfangen. Um Probleme zu vermeiden, exportieren Sie pro Kontakt eine vCard-Datei. Das tun Sie, indem Sie die Kontakte aller Vereinsmitglieder markieren und sie per Maus auf den Desktop ziehen. Halten Sie bei dieser Aktion die Weichetaste gedrückt, damit pro Kontakt eine vCard erstellt wird.

Allerdings sollten Sie sich fragen, ob die Übergabe von vCard-Dateien der Weisheit letzter Schluss ist. Adressen ändern sich häufig. Sie müssten das Exportprozedere bei jeder Mutation wiederholen, oder jedes Vereinsmitglied müsste Änderungen am Datenbestand nachvollziehen. Das ist aufwendig und fehleranfällig. Eine Mailingliste ist eine praktische Alternative. Sie wird im Internet gepflegt und kann von allen Mitgliedern benutzt werden.

Um ein Mail an alle zu versenden, verwenden Sie fortan die Adresse der Mailingliste.

Wie Sie eine Mailingliste aufsetzen, hängt von den Umständen ab. Sollte für Ihren Verein eine Website existieren, haben Sie vielleicht die Möglichkeit, die Mailingliste über den Betreiber der Website zu versenden. Manche Anbieter wie Hostpoint.ch stellen solche Mailinglisten zur Verfügung. Fragen Sie einfach beim Kundendienst nach.

Ansonsten gibt es kostenlose Mailinglisten-Dienste im Internet, etwa www.domeus.de.

Auch die Kommunikation via Google-Groups kommt infrage. Eine Gruppe für Ihren Verein richten Sie unter http://groups.google.com ein. Wichtig ist, dass Sie bei der Zugriffsebene «eingeschränkt» auswählen, ansonsten findet Ihr Austausch in aller Öffentlichkeit statt. Mit dieser Option können nur vom Administrator eingeladene Leute teilnehmen.

Die Korrespondenz lässt sich über die Gruppen-Startseite verfolgen. Es ist auch möglich, Diskussionsbeiträge per E-Mail zu verteilen. Das konfiguriert jeder Gruppenteilnehmer über «Gruppeneinstellungen > E-Mail-Zustellung». Um per E-Mail eine Botschaft an alle Teilnehmer der Gruppe zu schicken, verwenden Sie die Adresse «[Gruppenname]@googlegroups.com».

Oder fragen Sie bei Ihren Vereinsmitgliedern nach, wer bei Facebook dabei ist. Wenn Ihre Kollegen mit neuen Formen der Kommunikation vertraut sind, ist eine Facebook-Gruppenseite bestens für Ihre Interna geeignet. Wählen Sie in der Gruppeneinstellung bei «Zugang» entweder «Diese Gruppe ist geschlossen» oder «Diese Gruppe ist geheim», damit keine Fremden mitlesen.

Mailingliste: Schnell eingerichtete Kommunikationshilfe. Screen: TA