So erleichtert Office 2021 die Zusammenarbeit
Wissenswertes zum Update Microsoft aktualisiert seine Bürosoftware: Die neue Kaufversion bringt viele Funktionen, die bei der Mietvariante schon längstens dazugehören. Lohnt sich das Update?
Matthias Schüssler
— Was ist Office 2021?
Seit genau zehn Jahren stellt Microsoft seine Büroprogramme als Mietsoftware zur Verfügung: Mit Microsoft 365 (bis Juni 2020 noch Office 365 genannt) erhalten die Nutzenden für eine monatliche Abogebühr ab 6.95 Franken stets die aktuellste Version der Software.
Seit sich das Abonnementsmodell etabliert hat, führen die Kaufvarianten ein Schattendasein. Trotzdem ist es Microsoft zugutezuhalten, dass es sie nach wie vor gibt und dass sie weiterhin gepflegt werden. Nach Office 2013, 2016 und 2019 erschien die neuste Auflage des Softwareklassikers am 5. Oktober, wobei die «Home & Student»-Variante voraussichtlich wieder um die 160 Franken kosten wird.
Die Kaufvariante kann wie bisher ohne Aktualisierungszwang benutzt werden, wobei Microsoft sie jeweils für mindestens zehn Jahre mit Updates versorgt, und es gibt sie gleichzeitig für Windows und Mac.
— Welche neuen Funktionen gibt es?
Wie in früheren Updates bündelt Microsoft die wichtigsten Funktionen, die Nutzerinnen und Nutzer der Mietvariante teils schon länger kennen.
Im Fall von Office 365 ist das herausragendste Merkmal die Möglichkeit, gleichzeitig mit mehreren Anwenderinnen und Anwendern am gleichen Dokument zu arbeiten: Dokumente können per E-Mail oder aber auch über einen Link für andere freigegeben werden. Die beteiligten Mitarbeitenden müssen Office selbst nicht unbedingt besitzen, sondern können sich auch über die kostenlosen, unter www.office.comzugänglichen Web-Apps beteiligen. Das funktioniert im Test zuverlässig, allerdings dauern die Änderungen im Vergleich zu Google Docs deutlich länger.
Um die Zusammenarbeit in Echtzeit zu nutzen, muss das Dokument in Microsofts Cloudablage Onedrive gespeichert sein. Käuferinnen und Käufer von Office 2021 erhalten 5 GB Speicher gratis und können bei Bedarf die Kapazität kostenpflichtig erhöhen. Darüber hinaus wird auch Teams in Office 2021 integriert. Das ist die Kollaborationsplattform, die während der Pandemie die Verbreitung massiv ausweiten konnte, von 32 Millionen täglich aktiven Nutzerinnen und Nutzern im März 2020 auf 145 Millionen im April 2021. Diesen Schwung will Microsoft nun offensichtlich mitnehmen, indem Teams zu einem festen Bestandteil von Windows 11 wird. Über Office können auch Anwendende von Windows 10 und Mac die Software nutzen, die für Chats, Videotelefonie, den Austausch von Notizen und von Dokumenten ausgelegt ist. Schliesslich gibt es eine aufgefrischte Oberfläche und kleinere Neuerungen wie zusätzliche Formeln in Excel und verbesserte Freihandschrift in Powerpoint.
— Sind die neuen Funktionen das Update wert?
Für Anwenderinnen und Anwender, die zumindest gelegentlich gemeinsam mit anderen an Dokumenten arbeiten möchten, ist der Umstieg auf Office 2021 unbedingt zu empfehlen: Die Möglichkeit, parallel am gleichen Dokument zu arbeiten, ist sehr viel komfortabler und weniger fehleranfällig, als Dokumente per Mail in Umlauf zu bringen. Auch Teams ist ein echter Mehrwert – zumindest, wenn man sich nicht auf anderem Weg, zum Beispiel mit dem Messaging-Dienst Slack, organisiert.
Auch für die Nutzerinnen und Nutzer einer in die Jahre gekommenen Office-Variante bietet sich der Umstieg an. Office 2013 ist nicht kompatibel mit Windows 11, und für diese Version läuft der Support in anderthalb Jahren aus – da ist es nicht verkehrt, den Umstieg vorzuziehen. Wenn Sie mit Office 2016 oder 2019 zufrieden sind, dann drängt er sich hingegen nicht auf.
— Wäre statt des Kaufs von Office 2021 ein Umstieg auf Microsoft 365 die bessere Wahl?
Wie oben erwähnt: Microsoft wäre es am liebsten, wenn alle Anwendenden möglichst die Mietvariante, also Office 365, einsetzen würden: Dafür gibt es nicht nur häufige Updates mit neuen Funktionen, sondern diverse Cloud-Zückerchen wie den Onlinespeicher von mindestens einem Terabyte bei Onedrive, diverse KI-getriebene Werkzeuge wie die Grammatikund Stilprüfung, Vorlagen und Gestaltungswerkzeuge in Powerpoint plus Inklusiv-Gesprächsminuten bei Skype.
Im Vergleich dazu ist die Kaufversion von Office pflegeleichter; denn auch wenn die Hersteller die problemlose Funktionsweise betonen, können Fehler bei der Überprüfung des Abos auftreten und dazu führen, dass die Software unerwartet nicht zur Verfügung steht. Auch wenn sich solche Probleme meist lösen lassen, ist das ärgerlich. Ausserdem ist es mit einer klassischen Kaufversion einfacher, seine Daten aus der Cloud fernzuhalten – was manchen Nutzerinnen und Nutzern auch heute noch ein grosses Anliegen ist.
— Warum sollte ich dann nicht gleich auf ein anderes Produkt umsteigen?
Die Zeit, als Microsoft Office zur Standardausstattung eines Arbeits-PC gehört hat, ist längst vorbei. Es gibt diverse Alternativen – und vor allem auch spezialisierte Apps, die in bestimmten Situationen deutlich besser geeignet sind als ein Universalwerkzeug wie Office. Es lohnt sich auf alle Fälle, die eigenen Bedürfnisse zu hinterfragen.
Und noch etwas zeigt die immer grössere Auswahl an Apps und Webanwendungen: Es ist nicht nötig, ein Produkt zu suchen, das alle Bedürfnisse erfüllt. Man kann hervorragend auch mehrere Produkte parallel benutzen, beispielsweise Word für die klassische geschäftliche Korrespondenz und einen simplen Texteditor wie Ulysses fürs kreative Schreiben. Denn auch wenn Microsoft es schafft, sein inzwischen über 30 Jahre altes Produkt auf der Höhe der Zeit zu halten, so sind die grossen Softwarepakete inzwischen ein Relikt der Vergangenheit.
Wichtigste Neuerung: Mehrere Leute können gleichzeitig am gleichen Dokument arbeiten – via Computer und Mobilgeräte. Foto: Matthias Schüssler
Die Alternativen zu Office
— Klassische Büroprogramme: Eine ähnlich lange Geschichte wie Microsoft Office hat die Gratis-Software Libre Office: Sie geht auf das im deutschen Lüneburg entwickelte Star Office zurück, dessen Programmcode 2000 freigegeben wurde und seitdem in verschiedenen offenen Varianten entwickelt worden ist und auch als Open Office noch eine gewisse Verbreitung hat. WPS Office ist das Produkt des chinesischen Herstellers Kingsoft, es bietet einen grossen Funktionsumfang, ist mit einem Preis von 60 Dollar aber deutlich günstiger als das Paket von Microsoft. In der Apple-Welt sind Pages, Numbers und Keynote ein weiterer Weg, wobei diese Anwendungen die Gestaltungswerkzeuge in den Vordergrund rücken.
— Webanwendungen: Anstelle klassischer Programme gibt es auch die Möglichkeit, die Büroarbeit in die Cloud zu verlagern. Die bekannteste Software dafür ist Google Docs, die bezüglich Funktionsumfang in den letzten Jahren aber stagnierte. Cryptpad hat eine an Office angelehnte Oberfläche und lässt sich sogar ohne Anmeldung benutzen.
— Die Spezialisten: Eine Reihe von Programmen widmen sich bestimmten Zwecken: Papyrus ist ein Textprogramm für Autorinnen und Autoren, das Unterstützung für den guten Stil und die leichte Lesbarkeit bietet. Drama Queen geht sogar noch einen Schritt weiter und integriert Werkzeuge, mit denen sich umfangreiche und komplexe Drehbücher oder Romane planen und schreiben lassen.
— Die modernen Apps: Von den Tablets und Smartphones inspirierte Apps zeichnen sich durch einen überschaubaren Funktionsumfang und eine einfache Benutzung bzw. durch eine moderne Arbeitsweise aus. Vertreter aus diesem Bereich sind die Text-Apps Ulysses (Mac und iPad für 8 Franken im Monat) oder Drafts (20 Franken pro Jahr) oder aber die Programme Airtable und Spreadsheet.com, die die klassische Tabellenkalkulation mit Datenbankfunktionen verbinden, oder moderne Alternativen zu Powerpoint wie Prezi.com oder Slides.com. (schü.)