Microsoft Office

Mit versteckten Befehlen arbeiten

Ich möchte im Excel mit dem Befehl «Formular» arbeiten. Ich finde den aber nirgendwo.

Hanspeter Kissling, via Mail

Ihr Anliegen ist ein schwieriges Unterfangen, und zwar gleich aus zwei Gründen. Zum einen heisst der gesuchte Befehl «Maske», obwohl in der Hilfe tatsächlich auch von «Formular» die Rede ist. Zum anderen ist er im Menüband von Excel standardmässig nicht vorhanden.

Der Maskenbefehl erleichtert die Eingabe von Daten, indem er nur die Felder zeigt, die pro Datensatz befüllt werden müssen. Die Namen der Formular- bzw. Maskenfelder bezieht Excel aus den ­Spaltenüberschriften. Die Informationen werden zeilenweise eingetragen.

Um diese Maske zu nutzen, platzieren Sie eine Schaltfläche im Menüband von Excel oder in die Schnellzugriffsleiste. Letztere ist in der linken oberen Ecke des Programmfensters zu finden. Sie enthält die Befehle, die immer sichtbar sind, egal, welche Rubrik im Menüband aus­gewählt ist. Um Befehle zu ergänzen, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf eine freie Stelle des Menübands und wählen «Menü­band anpassen» oder aber «Symbolleiste für den Schnellzugriff anpassen» aus dem Kontextmenü.

Es erscheint in beiden Fällen ein reichlich kompliziert aussehendes Dialogfenster mit zwei Listen. Links sind die im Programm vorhandenen Befehle aufgeführt. Das sind Hunderte. Den Befehl «Maske» finden Sie am einfachsten, indem Sie bei der Liste «Befehle auswählen» die Selektion auf «Nicht im Menüband enthaltene Befehle» abändern: Das ergibt ein einigermassen überschaubares Angebot. Markieren Sie den gewünschten Befehl, also «Maske», und klicken Sie auf «Hinzufügen». Falls Sie die Schnellzugriffsleiste anpassen möchten, war es das bereits.

Um das Menüband anzupassen, müssen Sie vor dem Hinzufügen festlegen, an welcher Stelle des Menübands der Befehl auftauchen soll. Die bestehenden Abschnitte dürfen Sie nicht verändern. Deswegen müssen Sie als Erstes mit den Befehlen rechts unten eine neue Registerkarte oder auf einem vorhandenen Reiter einen neuen Bereich einrichten.

Word, Powerpoint und Outlook passen Sie auf gleichem Weg an. Die Mühe, sich mit den Konfektionierungsmöglichkeiten vertraut zu machen, lohnt – obwohl oder gerade weil Office-Programme eine abschreckend grosse Fülle an Befehlen anbieten. Wenn Sie ab und zu Zeit damit verbringen, nach wichtigen Befehlen zu suchen, dann richten Sie sich doch am rechten Ende des Menübands in der Rubrik «Start» einen eigenen Abschnitt ein, in dem Sie Ihre Lieblingsbefehle platzieren.