Excel

Eine Tabellentabelle?

In meinen Unterlagen zu Excel 2007 wird darauf hingewiesen, dass man bei «Start» unter «Formatvorlagen» eine Tabelle als «Tabelle» formatieren kann. Wenn man das tut, werden schöne Farben und Linien eingesetzt, aber ich kann die Funktion «Teilergebnisse» nicht mehr nutzen. Wie kann das sein?

Armin Roth, via Mail

Microsofts Terminologie ist unglücklich. Verwirrung ist unvermeidlich, wenn das Menü einer Tabellenkalkulation einen Befehl zur Verwendung enthält, der «Als Tabelle formatieren» heisst und auf Daten angewendet werden müsste, die schon von vornherein in tabellarischer Form vorliegen. Tabellarischer als tabellarisch geht auch in der Welt von Microsoft nicht.

Gemeint ist eigentlich Folgendes: Der Befehl «Als Tabelle formatieren» macht aus dem markierten Bereich einen zusammengehörenden Datenblock. Das wirkt sich auf die Formatierung aus. Excel formatiert die Titelzeilen separat und verwendet auf Wunsch ein Zebramuster, das Zeilen zur besseren Lesbarkeit abwechselnd farbig hinterlegt.

Excel stattet den Tabellenblock zudem mit weiteren nützlichen Eigenschaften aus. Sie können ihn leichter sortieren, filtern oder exportieren. Sie können leichter Zeilen und Spalten einfügen oder löschen, wobei diese Änderungen dann nur für den aktuellen Datenblock gelten.

Achten Sie bei Excel 2010 und 2007 ausserdem auf das neue Menüband «Tabellentools». Es enthält bei «Optionen für Tabellenformat» den Befehl «Ergebniszeile». Wenn Sie ihn anklicken, fügt Excel ohne weitere Umstände eine Zeile an, bei der die Spalten summiert werden. Nicht nur das: Sie können auch in eine Ergebniszelle klicken und dann über ein Dropdown-Menü von der Summe auf Anzahl, den Mittelwert, Minima oder Maxima umschalten. Das geht deutlich schneller, als wenn Sie die Formeln von Hand eintragen müssen. Kurz: Die Tabellenblöcke helfen Excel-Schwerarbeitern, Zeit zu sparen und alltägliche Aufgaben ein bisschen schneller zu erledigen.

Excel verwendet ausserdem für die Ergebniszeilen die Teilergebnis-Funktion – und weil Excel den Tabellenblock als Ganzes verwaltet, können Sie keine separaten Teilergebnisse einrichten. Wenn Sie das tun wollen, müssen Sie die Tabelle in einen normalen Bereich umwandeln. Rechtsklicken Sie auf die Tabelle und wählen Sie «Tabelle > In Bereich konvertieren». Die Formatierung bleibt erhalten.

«Als Tabelle formatieren» spart Excel-Schwerarbeitern Zeit. Screen: TA