Dokumentenverwaltung
Das papierlose Büro durchsuchen
Ich möchte mein Heimbüro auf den Papierlosenbetrieb umstellen. Die Idee ist, dass ich jeden Tag die Briefe einscanne und in ein digitales Archiv stelle. Jetzt brauche ich noch die Software zum Auffinden der Dokumente. Ich will zum Beispiel mit dem Suchbegriff «Hausratsversicherung» alle passenden Dokumente aufstöbern!
Jan Bock, Zürich
Damit Sie nach eingescannten Dokumenten suchen können, müssen Sie als Erstes eine Texterkennung durchführen. Diese verwandelt das Faksimile des Dokuments in Text. Diese Texterkennung wird auch «Optische Zeichenerkennung» oder englisch «Optical Character Recognition» (OCR) genannt. Es gibt eine Reihe von Softwareprodukten für diesen Zweck. Die bekanntesten sind die im Handel erhältlichen Produkte Abbyy FineReader und OmniPage von Nuance. Es gibt auch kostenlose Programme; eine Liste hält Wikipedia bereit:
http://de.wikipedia.org/wiki/Texterkennung
Eine gute Wahl für Ihre Zwecke ist zweifelsohne Acrobat. Adobes Software speichert die eingescannten Dokumente im gängigen und für die Archivierung bestens geeigneten PDF-Format. Zudem enthält sie eine Texterkennung. Bei Adobe Acrobat 9 Pro finden Sie sie unter «Dokument > OCR-Erkennung > Text mit OCR erkennen». Dort gibt es auch die Möglichkeit, die Texterkennung auf eine Auswahl an PDF-Dateien anzuwenden. Dabei bleibt das Dokument als Faksimile erhalten, und dennoch können Sie Text markieren, kopieren und durchsuchen.
Adobe Acrobat ist allerdings nicht günstig; die Software ist ab 600 Franken zu haben. Informationen finden Sie unter
www.adobe.com/de/products/acrobat
Wenn Sie PDF-Dateien mit hinterlegtem Volltext haben, können Sie bei Windows 7 und Vista die eingebaute Suchfunktion nutzen, um die Dokumente anhand von Textinhalten aufzuspüren. Für Windows XP nutzen Sie die im vorherigen Beitrag empfohlene Windows Search 4.0, Google Desktop Search (http://desktop.google.com) oder Copernic Desktop Search (www.copernic.com). Nicht kostenlos, aber für professionelle Ansprüche am besten geeignet ist X1. Diese Software indiziert auch Dokumente, die auf Laufwerken im Netzwerk gespeichert sind: www.x1.com