Mustergültig abgelegt

Wir wollen in unserer Kirchgemeinden die Dokumente in der zentralen Ablage einheitlich benennen. Mein Vorschlag: «070115-HVe-DIA-Ressortsitzung-Protokoll.doc»: Datum, Autor-Kürzel, Kürzel des Bereichs und eine Beschreibung. Machen das andere auch so?

Hansruedi Vetsch, Frauenfeld

Oberstes Ziel bei der Benennung ist, die Auffindbarkeit der Dokumente zu gewährleisten. An Ihrem Vorschlag ist daher nichts auszusetzen: Bei der Sortierung nach Name erscheinen die Dokumente chronologisch. Mit der Suchfunktion sieben Sie Beiträge einzelner Autoren, Bereichen oder zu einzelnen Themen heraus.

In gut gefüllten Dokumentverzeichnissen verschaffen Meta-Informationen den Durchblick. Diese erfassen Sie in Word über den Befehl «Datei > Eigenschaften». Im Dialog geben Sie unter «Autor» Ihr Kürzel an. Bei «Thema» tragen Sie ein, es handle sich um ein «Protokoll». Weitere Felder (Manager, Firma, Kategorie, Kommentare) nutzen Sie nach Gutdünken.

Die Dateieigenschaften im Windows-Explorer sind ersichtlich, wenn Sie über «Ansicht» zu «Details» wechseln und im gleichen Menü mit «Details auswählen» die Felder «Thema», «Autor» etc. einschalten. Nun können Sie im Explorer nach Thema oder Autor sortieren oder gruppieren. Letzteres, die Gruppierung, schalten Sie über «Ansicht > Symbole anordnen nach > In Gruppen anzeigen» ein.