Word als Rechenknecht

Ich schreibe ab und zu Rechnungen in Word. Word ist laut Hilfe in der Lage, Beträge direkt im Dokument zu addieren. Ich schaffe es aber nicht, dass Word mir das Rechnen abnimmt.

D. WERNER, VIA INTERNET

Word erspart Ihnen den Griff zum Taschenrechner. Sie müssen der Textverarbeitung aber entgegenkommen, indem Sie Ihr Dokument so strukturieren, dass Word sich mit den Zahlen zurechtfindet. Sie legen also am besten eine Tabelle an und tragen die zu addierenden Zahlen untereinander in eine Spalte ein. Für die Währung oder weitere Angaben sollten Sie separate Tabellenfelder verwenden, da die Rechnung nicht aufgeht, wenn Word die Beträge nicht korrekt erkennt. Um die Zahlen auszurichten, setzen Sie in die Zahlenspalte einen Dezimal-Tabstopp.

Ist das Dokument entsprechend strukturiert, setzen Sie den Cursor in die Tabellenzelle, welche das Resultat anzeigen soll. Wählen Sie dann den Befehl «Einfügen > Feld», markieren dann bei «Feldnamen» den Eintrag «= (Formula)». Klicken Sie dann auf die Schaltfläche «Formeln» und geben dann folgende Berechnungsangabe ein: «=Sum(above)» (ohne Anführungszeichen). Diese Formel bildet die Summe der Zahlen, die in der darüber liegenden Spalte gefunden werden. Mit «Sum(left)» können Sie die links gelegene Zahlen addieren, weitere Parameter für «Sum» sind «right» (rechts) und «below» (unten). Word kann auch andere Berechnungen ausführen. Beachten Sie, dass die zu addierenden Spalten keine leeren Zellen enthalten, weil sonst nicht die ganze Spalte addiert wird. In leere Zellen fügen Sie eine Null ein. Um beispielsweise die Mehrwertsteuer auf den Betrag in Feld C4 (C bezeichnet die dritte Spalte, 4 die vierte Zeile) draufzuschlagen, ist das die Formel: C4*1.076. Weitere Funktionen finden Sie in der Hilfedatei zu Word.

In Word 97 hat Microsoft die Formeln eingedeutscht. Benützen Sie hier =Summe(über) bzw. Summe(rechts), Summe(links) und Summe(unter).

Über das «Zahlenformat» lässt Word Sie bestimmen, wie die Zahl im Dokument erscheinen soll. Bei Frankenbeträgen wünscht man in aller Regel eine Darstellung mit Rappenstellen. Eine solche erzielt man über ein Zahlenformat. In Word XP und 2003 können Sie dazu im Dialog, in dem Sie die Formel eingeben, ein Zahlenformat bestimmen: «#’##0.00» ergibt Zahlen mit zwei Dezimalstellen und einem Tausendertrennzeichen. Bei älteren Word-Versionen müssen Sie das Zahlenformat mit dem Schalter \n für «nummerisches Bild» in das Formelfeld eintragen. Die Formel fürs Addieren der Spalte und Formatieren der Beträge sähe dann wie folgt aus (bitte mit geraden Anführungszeichen eingeben):
=SUM(ABOVE) \# «#’##0.00»

Nach Änderungen der Zahlen sollten Sie das Resultat aktualisieren: Setzen Sie dazu den Cursor ins Resultatefeld und drücken die Taste «F9». Darüber hinaus ist es empfehlenswert, unter «Extras > Optionen» im Reiter «Drucken» ein Häkchen bei «Felder aktualisieren» zu setzen: Dann bringt Word vor dem Drucken alle Felder auf den neusten Stand.

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