Alles eine Frage des Formats

Wer nach Öffnen eines Dokuments nur Datensalat sieht, ist über eine Datenaustausch-Hürde gestolpert.

Von Matthias Schüssler

Mittlerweile sind Computer recht empfänglich für fremde Daten. Zu verdanken ist diese erfreuliche Entwicklung dem Internet: Damit Computer weltweit Informationen austauschen können, braucht es allgemein gültige Formate, die sich mit einem Macintosh-Computer genauso gut verwenden lassen wie mit einer Windows- oder Linux-Maschine. Doch trotz Web lässt sich noch längst nicht jede Datei auf jedem Computer oder mit jedem Programm öffnen – Ärger beim Datenaustausch ist nach wie vor der Grund vieler frustrierter Anfragen bei der Kummerbox.

Einen besonders schweren Stand haben Leute, die mit älteren Versionen oder eher exotischen Programmen arbeiten. Häufig genug können sie Dokumente, die sie per E-Mail, Diskette oder CD-ROM erhalten haben, nicht öffnen: Die Software versteht nicht, wie die Informationen in der Datei codiert sind. Ohne den passenden Decodierungsschlüssel – sie werden in der Fachsprache «Importfilter» genannt – zeigt das Programm nur eine Fehlermeldung oder füllt den Bildschirm mit wirrem Datensalat.

Kaum Übersicht bei 3300 Formaten

Angesichts der Tatsache, dass eine Unzahl an Dateiformaten existieren – die französische Site http://perso.easynet.fr/cibderf listet z. B. rund 3300 gebräuchliche Dokumenttypen allein für Windows auf –, gibt es keine Patentlösung für die endgültige Beseitigung der Daten-Inkompatibilitäten. Wer es sich einfach machen möchte, schafft mehrheitsfähige Software an – ein Effekt, der populären Produkten zu noch grösserer Verbreitung verhilft. Solchermassen avancierte auch Microsofts Office mit seinen proprietären Formaten zu einem Quasi-Standard im Bereich Textverarbeitung und Tabellenkalkulation. Wer nicht mit Kanonen auf Spatzen schiessen und gleich ein teures Office-Paket kaufen möchte, kann auf Viewer zurückgreifen. Sie können Word-, Excel- oder Powerpoint-Dokumente anzeigen und drucken, jedoch nicht bearbeiten. Meist ist das ausreichend, um an die benötigten Informationen heranzukommen.

Offene Formate bevorzugen

Wer selbst Dateien erstellt, die weiterbearbeitet werden müssen, sollte es sich zur Gewohnheit machen, diese in einem möglichst «unproprietären» Format zu übermitteln. Besonders geeignet sind die Internet-Dateiformate: Seiten im HTML-Format, GIF- und JPEG-Grafiken und PDF-Dokumente lassen sich leicht drucken und anzeigen und mit vielen Programmen auch zur Weiterverarbeitung importieren. Darüber hinaus fallen Schwierigkeiten mit Umlauten, Sonderzeichen und Zeilenvorschub-Befehlen weg, welche sonst den Datenaustausch über Betriebssystemgrenzen erschweren.

Älter ist besser

Oft bewährt es sich, im Format einer alten Version zu speichern, beispielsweise Word 6 oder Excel 6. Importfilter für diese Formate sind weiter verbreitet als für die allerneuesten Versionen.

Entscheidend beim Datenaustausch ist die Art und Weise, in der Dokumente weiterbearbeitet werden sollen. Es spricht nichts dagegen, ein Manuskript im reinen Textformat weiterzugeben, wenn es für die Publikation ohnehin neu formatiert werden muss.

Eine Liste mit Viewern, den gebräuchlichen Standardformaten, Empfehlungen zum Datenaustausch und Links zu weiteren Informationen ist im Web abrufbar: www.tages-anzeiger.ch

SCREENS DATAVIZ, APPLE

AppleWorks (oben) öffnet fremde Doks nur mit Importhelfer (links).