Datengeheimnisse lüften
Auch ordentliche Menschen bekunden mitunter Mühe, auf grossen Festplatten die gewünschte Datei zu finden. Tipps für Suchstrategien.
Von Matthias Schüssler
Wer auf dem Computer fleissig Texte und Briefe verfasst, Daten verwaltet und sonstige digitale Schätze hortet, kennt das Problem: Trotz übersichtlicher Ordnerstruktur und durchdachter Ablage lassen sich vor allem ältere Dokumente einfach nicht mehr aufstöbern. Besonders schwierig zu finden sind Dateien, die noch aus Windows-3.x-Zeiten stammen. Bei ihnen gibt bloss ein kurzer, maximal acht Zeichen langer Name Auskunft über den Inhalt. Christian Joos aus Winterthur stellt der Kummerbox die Frage, wie man in so einem Fall am besten vorgeht: «Ich suche ein Programm, dass ähnlich wie eine Internet-Search-Engine auf der Festplatte wirkt.»
Die gute Nachricht: Sie brauchen kein Zusatzprogramm. Windows verfügt mit der Suchfunktion («Start->Suchen->Nach Dateien und Ordner») bereits über einen Spürhund mit guter Nase. Er ermöglicht eine Volltextsuche, d. h., er entdeckt alle Dateien, die irgendwo ein bestimmtes Wort oder eine Textphrase enthalten. Geben Sie das Stichwort ins Eingabefeld «Enthaltener Text» ein (unter Windows 95 im Reiter «Weitere Optionen», unter Win 98 unter «Name/Ort» und in Windows 2000/ME in der Explorer-Suchleiste).
Viele Treffer dank Volltextsuche
Mit der Volltextsuche lässt sich jedes Dokument ermitteln, sofern man sich an ein prägnantes Stichwort erinnert. Damit die Volltextsuche nicht ewig dauert, müssen Sie die Zahl der zu durchsuchenden Dokumente einschränken. Wenn Sie über die ganze Festplatte suchen und nicht bloss einen überschaubaren Dokumentenordner angeben, sollten Sie unbedingt den zu suchenden Dateityp angeben. Im Feld «Name» können Sie die Erweiterung benützen: also «*.doc» für Winword-Dokumente, «*.xl*» für Excel, «*.rtf» für Rich-Text und «*.ht*» für Web-Seiten. Sie können mehrere Dateitypen in einem Suchlauf ermitteln, indem Sie die Erweiterungen durch Strichpunkte abtrennen: «*.doc;*.rtf;*.ht*». Wenn Sie die Erweiterung des gesuchten Dokumenttyps nicht kennen, benützen Sie die Option «Typ», die unter den erweiterten Suchoptionen zu finden ist. Dort können Sie den Dateityp aus einer Liste auswählen und müssen keine Erweiterung verwenden.
Dateisuche de luxe
Benützer von Microsoft Office haben mit dem Büropaket eine noch leistungsfähigere Suchfunktion erworben. Sie können diese im Dialog «Öffnen» aktivieren, indem Sie bei den Office-97-Programmen auf die Schaltfläche «Weitere» klicken und bei Office 2000 auf «Extras» klicken und «Suchen» auswählen. Im nun erscheinenden «Suchen»-Dialog können Sie äusserst komplexe Suchkriterien definieren. Mit der Schaltfläche «zur Liste hinzufügen» und der Option «und» resp. «oder» lassen sich mehrere Abfragekriterien kombinieren. Unter «Eigenschaft» dürfen Sie aus einer langen Liste von Merkmalen wählen, wobei Sie beispielsweise Dokumente mit einer bestimmten Seitenzahl suchen können oder solche, die an einem bestimmten Datum gedruckt wurden. Besonders nützlich sind diese Suchkriterien, wenn Sie gewissenhaft Angaben zu Dokumenteneigenschaften machen: Die Informationen, die Sie in Winword, Excel oder Powerpoint über das Menü «Datei->Eigenschaften» (Reiter «Zusammenfassung») in die einzelnen Felder eingeben, können Sie als Selektionskriterium verwenden. Verfassen an Ihrem Computer mehrere Leute Winword-Texte, können Sie über das Feld «Autor» sicherstellen, dass bei einer Suche nur Ihre Texte gefunden werden.
Ein weiterer Vorteil der Office-Suchfunktion ist die Geschwindigkeit: Die Funktion «Indexerstellung» (unter Windows 9x in der Systemsteuerung, unter Windows 2000 in der Computerverwaltung zu finden) erstellt automatisch einen Stichwortkatalog zu Ihren Dokumenten. Auch Internetsuchmaschinen benützen diesen Trick, um aus riesigen Datenbeständen innert Sekundenbruchteilen die passenden Dokumente liefern zu können.
Wer geschickt sucht, findet verschollene Dateien mit der normalen Windows- Suchfunktion (links). MS Office kann Dokumente nach komplexen Suchkriterien aufstöbern (unten).
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