Geregelter E-Mail-Verkehr
Vielmailer sollten sich bei der Verwaltung ihrer Nachrichten vom Mailprogramm helfen lassen.
Von Matthias Schüssler
Wie es um die Ordnungsliebe eines Mitmenschen bestellt ist, wird offensichtlich, wenn man dessen Büro betritt oder sich in seiner Wohnung umschaut. Bei Leuten, die ein aufgeräumtes Umfeld schätzen, hat jedes Ding seinen Platz, während bei Chaoten der Zufall bestimmt, wo was zu finden ist. Dieser Sachverhalt trifft auch auf die Organisation des Mailverkehrs zu: Viele Leute brauchen nicht mehr als zwei Nachrichtenfächlein – die In- und die Outbox. Andere Benützer der elektronischen Post hingegen haben sich ein ausgeklügeltes Ablagesystem angelegt, das aus einer Unzahl von verschachtelten Ordnern besteht.
Wie es um die Ordnungsliebe eines Mitmenschen bestellt ist, wird offensichtlich, wenn man dessen Büro betritt oder sich in seiner Wohnung umschaut. Bei Leuten, die ein aufgeräumtes Umfeld schätzen, hat jedes Ding seinen Platz, während bei Chaoten der Zufall bestimmt, wo was zu finden ist. Dieser Sachverhalt trifft auch auf die Organisation des Mailverkehrs zu: Viele Leute brauchen nicht mehr als zwei Nachrichtenfächlein – die In- und die Outbox. Andere Benützer der elektronischen Post hingegen haben sich ein ausgeklügeltes Ablagesystem angelegt, das aus einer Unzahl von verschachtelten Ordnern besteht.
Wir wollen Sie hier nicht darüber belehren, wie Sie Ihre Mails zu ordnen haben. Unser Tipp richtet sich an die Leute, welche täglich eine grössere Zahl von Nachrichten erhalten und darauf angewiesen sind, auch ältere Mails wieder aufzufinden. Die meisten Mailprogramme in den aktuellen Versionen helfen nämlich beim Sortieren und Ablegen der Post. Die Funktion nennt sich Regeln (oder englisch «Rules»). Sie sind Anweisungen an das Mailprogramm, was mit neuen Nachrichten zu tun ist. Die Regeln bestehen aus einer Bedingung und einer Aktion. Ein Beispiel: «Wenn eine eben eingetroffene Nachricht das Wort im Betreff enthält, verschiebe sie automatisch in den gleichnamigen Ordner.» Wenn-Dann-Logik für E-Mails Sowohl bei den Regeln als auch bei den Aktionen gibt Ihnen das Programm viele Möglichkeiten: So können Sie als Bedingung auf den Betreff, den Nachrichtentext, den Absender oder die Attachments Bezug nehmen. Als Aktionen stehen u.a. Löschen, Verschieben, Kopieren, Weiterleiten oder Markieren zur Verfügung.
Anwendungsbereiche gibt es viele: Sie können Nachrichten wie im Beispiel vorsortieren, Spam-Nachrichten automatisch löschen lassen, ohne sich darüber aufregen zu müssen, und sich Herzensmails gleich in der Farbe der Liebe anzeigen lassen. Haben Sie wenig Zeit, können Sie das Mailprogramm so einrichten, dass Nachrichten mit megabyteschweren Attachments vorerst auf dem Server verbleiben. Wer den Botschaften aus dem Internet nicht traut, kann sein E-Mail-Programm anweisen, befrachtete Nachrichten zu eliminieren. Wer die Virengefahr weniger radikal bannen möchte, richtet das Programm so ein, dass Mails mit Dateianhängen vorerst in ein «Quarantäneverzeichnis» versorgt werden. Wie Sie Regeln definieren, hängt von dem Mailprogramm ab. Bei Outlook Express erstellen Sie eine Regel über «Extras->Regeln->E-Mail». Bei Microsoft Outlook haben Sie zusätzlich die Möglichkeit, Regeln auch bei anderen Programmschritten anzuwenden, z.B. wenn Sie Nachrichten versenden. In Outlook erstellen Sie so eine Regel: Gehen Sie zum Posteingang und klicken Sie auf die Schaltfläche «Organisieren». Benützen Sie den Reiter «Ordner verwenden» und starten Sie den Regelassistenten über die entsprechende Taste. Bei anderen Mailprogrammen ist die Vorgehensweise ähnlich. Bei Netscape Communicator heisst die Funktion «Filter» und wird im Messengermodul über «Bearbeiten->Nachrichtenfilter» aufgerufen. Die Möglichkeiten sind im Vergleich zu Outlook Express sogar ausgeklügelter: So können Sie mit der Taste «Mehr» verschiedene Kriterien kombinieren. Wenn Sie die Felder «Alter in Tagen» und «Von» mit 7 respektive der E-Mail-Adresse Ihres Chefs füllen, dann erledigen sich liegen gebliebene Nachrichten innert Wochenfrist von selbst. In Eudora erstellen Sie einen Filter über das Menü «Tools->Filters». Praktisch: Bei Eudora besteht die Möglichkeit, per Filter Mails zu drucken.