Der geniale Ersatz für Papier – und wie Sie seine Tücken meistern

Erstellen, optimieren und Fehler vermeiden: Tipps zur digitalen Dokumentenablage mit dem vielseitigen PDF-Format.

Man muss sich das vorstellen: 1991 war das Internet noch ein Nischenphänomen und die Idee, dass digitale Dokumente möglichst universell verwendbar sein müssten, noch alles andere als weit verbreitet. Bei Adobe Systems, 1982 gegründet, hatte dieser Gedanke aber schon gezündet – denn ihr Produkt hiess Postscript und ermöglichte es, Dokumente originalgetreu auf ganz unterschiedlichen Drucksystemen auszugeben.

Universell zugänglich

John Warnock hat damals dieses Postscript zum Portable Document Format weiterentwickelt. Das ist das digitale Gegenstück zum Papier. Es speichert Dokumente mit der originalgetreuen Darstellung, macht sie universell zugänglich, druckbar und am Bildschirm lesbar. Und heute kann PDF noch viel mehr. Es gibt Varianten für die Langzeitarchivierung. Man kann mit seiner Hilfe Dokumente digital unterschreiben und ihre Authentizität sicherstellen. Es taugt für interaktive Formulare und ist für den unverfälschten Druck auf Farbechtheit ausgelegt.

Einfach: PDFs mit dem Mac erstellen, …

… und neuerdings ist auch Windows mit dabei.

Ein echt geniales Format also, das in der Geschäftswelt längst unverzichtbar ist. Und auch für Privatanwender ist es enorm nützlich: Es hilft, den Papierkrieg einzudämmen, und erlaubt es, Dokumente digital zu archivieren und die Bundesordner auszumisten – wie man das tut, beschreibt ein früheres Video aus dieser Reihe.

Bei der Bearbeitung hapert es

Doch um die Vorteile effektiv zu nutzen, muss man wissen, wie man PDF-Dokumente erstellt und richtig handhabt. Das zeigt unser Video. Inzwischen können alle gängigen Betriebssysteme PDF-Dateien ohne Zusatzprogramme erstellen. Bei der Optimierung und Bearbeitung der Dateien hapert es allerdings noch – aber dabei bietet das Video ebenfalls Hilfestellung.

Die nützlichen Werkzeuge im Web.

Bleibt die Frage, warum PDF trotz seinen tollen Fähigkeiten und seiner ISO-Zertifizierung einen durchwachsenen bis schlechten Ruf geniesst. Das liegt daran, dass PDFs gerade im Internet lange Zeit eine äusserst sperrige Angelegenheit waren. Zu Zeiten der Einwählverbindungen wiesen sie lange Ladezeiten auf, und um sie überhaupt anzeigen zu können, brauchte es die (sicherheitsanfälligen) Browser-Erweiterungen von Adobe. Windows konnte lange Zeit nicht mit PDFs umgehen – wobei wir nicht definitiv wissen, ob das Adobes oder Microsofts Schuld ist.

Microsoft war nicht wohlgesonnen

Die Vermutung liegt aber nahe, dass Microsoft dem PDF nicht wohlgesonnen war. Denn die Redmonder haben 2005 mit XPS ein Konkurrenzformat lanciert, dem aber kein Erfolg beschieden war. Heute gibt es auch in Windows eine (zwar noch immer rudimentäre) Unterstützung für PDF.

Fazit ist, dass PDF nie so komfortabel und benutzerfreundlich war, wie es hätte sein können. Der Anwender musste sich (und muss sich bis heute) in die Materie einfuchsen – und das ist beim nicht digitalen Papier eben nicht der Fall. (Tagesanzeiger.ch/Newsnet)