Excel

Sortierquerelen im Autorenverzeichnis

Mein Vater (ohne Internet) hat folgende Frage: Sein Literaturverzeichnis in Excel umfasst 15 000 Titel. Nun ist es nicht möglich, die Tabelle alphabetisch nach Autor zu sortieren. Wie funktioniert das?

Daniela Spahr, via Mail

Das Sortieren ist in Excel keine Hexerei: Sie markieren die Tabelle und klicken im Menüband «Daten» auf «Sortieren». Ihr Vater muss dann angeben, in welcher Spalte die Namen der Autoren zu finden sind und ob die Sortierung auf- oder absteigend erfolgen soll.

Bei Zellen mit Text wird immer alphabetisch nach der ganzen Zelle sortiert. Wenn die Autoren im Literaturverzeichnis mit Vornamen und Nachnamen erfasst sind, erfolgt die Sortierung nach Vorname. Um nach dem Nachnamen sortieren zu können, müssen Sie bzw. Ihr Vater den Nachnamen in einer eigenen Spalte extrahieren.

Das lässt sich zum einen über eine Formel bewerkstelligen. Diese verwendet die Funktion «Finden», die das Leerzeichen zwischen Vor- und Nachname eruiert. Der Bestandteil nach dem Leerzeichen wird mittels der Funktion «Teil» in die neue Zelle übernommen.

Das ist die ganze Formel:
=Teil(A10;Finden(" ";A10)+1;1000)

Ohne Formel kommen Sie mit dem Befehl «Text in Spalten» ans Ziel, den Sie im Menüband «Daten» im Abschnitt «Datentools» vorfinden. Fügen Sie zuerst rechts neben der Namensspalte einige leere Spalten ein, weil Excel direkt anschliessende Informationen beim Zerlegen des Namens sonst überschreibt. Markieren Sie die Spalte mit Autorennamen und klicken Sie auf «Text in Spalten». Es startet ein Assistent, dem Sie angeben, dass Sie anhand eines Trennzeichens aufteilen wollen (Option «Getrennt»). Geben Sie als Trennzeichen das Leerzeichen an und klicken Sie auf «Fertig stellen».

Bevor Sie nach der neuen Spalte mit den Nachnamen sortieren, müssen Sie die Fehler korrigieren: Excel trennt bei allen Leerzeichen, das heisst, auch beim zweiten Vornamen oder Doppelnamen, sodass Sie die Einträge für Conrad Ferdinand Meyer oder Evelyn Fox Keller von Hand nachbessern müssen. Sie können über den Assistenten auch anhand anderer Trennzeichen, zum Beispiel Kommas oder Strichpunkte, trennen.