MS Office

Zahlensalat bei der Serienbrieferstellung

Wenn ich im Word bei Serienbriefen Beträge aus einer Exceltabelle (die natürlich korrekt formatiert ist) einsetzen will, haben diese weder das Tausenderzeichen noch korrekte zweistellige Rappenbeträge. Woran liegt das?

Elsbeth Fahrni, Wangen

Das ist eines der Probleme, die in schöner Regelmässigkeit seit mindestens zehn Jahren ein-, zweimal pro Monat an die Kummerbox herangetragen werden. Die Sache ist auch ärgerlich: Bei Serienbriefen, bei denen Daten aus einer Excel-Tabelle bezogen werden, gerät die Formatierung durcheinander. In Excel korrekt formatierte Zahlen erscheinen in Word falsch. Beträge sind nicht, wie sie sollten, auf fünf Rappen gerundet. Datumsangaben erfolgen in amerikanischer Schreibweise, und auch andere Angaben geraten durcheinander.

Das liegt daran, dass Word beim Seriendruck nur den reinen Zahlenwert aus der Tabelle bezieht. Alle Formate werden ignoriert – auch Zahlenformate, die bestimmen, wie Datumsangaben, Beträge oder buchhalterische Angaben erscheinen. Bei älteren Office-Versionen war das nicht der Fall, weil mit DDE eine andere Methode des Datenaustauschs verwendet wurde. Neuere Versionen verwenden standardmässig OLEDB- oder ODBC. Dieser Weg ist schneller und robuster. Dafür müssen Sie die Zahlenformate direkt in Word festlegen.

Word fügt die Werte aus Excel über Platzhalter, die sogenannten Felder, ins Dokument ein. Wenn Sie bei gedrückter «Alt»-Taste «F9» betätigen, sehen Sie anstelle des Feldinhalts den Code hinter dem Feld, der zwischen geschweiften Klammern steht. Der Feldname «Mergefield» gibt an, dass es sich um ein Seriendruckfeld handelt. Darauf folgt der Name der Excel-Spalte, zum Beispiel «Rechnungsbetrag».

Nun fügen Sie am Ende, durch einen Backslash abgetrennt, einen Schalter an. Der Schalter «\#» formatiert Zahlen. Darauf folgt, zwischen geraden Anführungszeichen, das Muster für die Zahlendarstellung. Damit Ihre Beträge mit dem Apostroph als Tausendertrennzeichen und zweistelligem Rappenbetrag erscheinen, verwenden Sie \# «#’##0.00». Das ganze Feld sieht dann so aus: {MERGEFIELD Rechnungsbetrag \# «#’##0.00»}

Datumsangaben formatieren Sie mit dem Schalter «\@» und einem Muster wie «dd.MM.yy». D steht für Tag, M für Monat und y für Jahr. Ausführliche Angaben zu den Feldschaltern finden Sie hier: http://bit.ly/feldschalter

Beim Seriendruck Zahlensalat vermeiden. Screen: TA