Outlook

Kontaktkonfusion auf dem neuen PC

Ich habe mir einen neuen PC angeschafft. Der alte war 12 Jahre alt. Beim Transfer der Kontakte in Outlook habe ich festgestellt, dass diese in mehreren Dateien verwaltet werden und zum Teil mehrfach vorhanden sind. Meine Absicht ist, die Kontakte in Listen auszudrucken und zu bereinigen. Wie kann ich eine solche Liste drucken?

Kees Kennis, via Mail

Um die Kontakte in der gewünschten Form zu drucken, wählen Sie bei Outlook 2010 im Menüband in der Rubrik «Start» beim Abschnitt «Aktuelle Ansicht» eine passende Darstellung, zum Beispiel «Liste» oder «Telefon». Falls diese in der Liste der aktuellen Ansichten nicht ersichtlich sind, betätigen Sie die Laufliste am rechten Rand. Darunter existiert ein Menü, über das Sie Ansichten ändern und einrichten können. Wenn Sie nun den Druckbefehl geben, achten Sie darauf, bei «Einstellungen» das «Tabellenformat» zu nutzen.

Grundsätzlich würde ich es Ihnen aber gern ersparen, von Hand die Mehrfach-Einträge herauszusuchen. Da wundersame Vermehrungen von Kontakten bei Outlook keine Seltenheit sind – gerade bei der Synchronisation mit Mobiltelefonen treten sie häufig auf –, gibt es Programme, die Dubletten automatisch bereinigen. Sie finden eine Auswahl mit zwei kostenpflichtigen und einem Gratisprogramm unter folgender Adresse:
http://bitly.com/bundles/mrclicko/4

Falls die Mehrfach-Einträge durch die Datenübernahme entstanden sind, können Sie vielleicht auch einfach alle Kontakte löschen und sie unter Vermeidung von Dubletten noch einmal von der persönlichen Datendatei des alten Computers importieren. Über den Befehl «Datei > Öffnen > Outlook-Datendatei öffnen» greifen Sie auf die sogenannten Outlook «Personal Storage Table»-Dateien zu. Diese Datei, mit Endung PST, enthält nicht nur Kontakte, sondern auch Mails, Kalendereinträge und Notizen. Auf Ihrem alten Computer dürfte eine solche Datei vorhanden sein, die «Outlook.pst» heisst (der Name kann aber variieren), und falls Sie die «Autoarchivieren»-Funktion von Outlook genutzt haben, ist eine zweite PST-Datei mit den ausgelagerten Informationen vorhanden.

Sie können diese Dateien in Outlook 2010 öffnen. Die Mails, Termine, Kontakte und Aufgaben aus den alten Dateien erscheinen zusätzlich im Navigationsbereich. Sie können sie nun in die neue Ablage verfrachten – indem Sie sie markieren (das Tastaturkürzel «Ctrl» + «a» markiert alle Elemente) – und per Maus in die passende Ablage ziehen.

Noch ein allgemeiner Hinweis zur Datenübernahme, die bei Outlook oft eine knifflige Angelegenheit ist. Die doppelten Daten sind da noch das kleinere Übel – ärgerlich ist es, wenn bei der Übernahme Daten verloren gehen. Das Programm Easy Transfer, das bei Windows 7 unter «Alle Programme > Zubehör > Systemprogramme» steckt, sollte die Daten eigentlich vollständig auf den neuen Computer verfrachten. Allerdings scheitert dieses Programm bei ungewöhnlichen Konfigurationen. In diesem Fall übernehmen Sie die Daten auf manuellem Weg. Microsoft beschreibt im Beitrag auf «Office online» im Detail, wie Sie sicher ans Ziel kommen:
http://bit.ly/outlooktransfer