Datenbestände geschickt organisieren

Archivierungsprogramme bringen Ordnung in die digitale Ablage.

Von Matthias Schüssler

Die digitale Ablage ist mit einem Scanner keine Hexerei. Sogar per Smartphone lassen sich Briefe, Verträge, Memos, Garantiescheine, Quittungen, Zeugnisse, Rechnungen und Lohnausweise ablegen.

Eine App wie DocScanner (5 Franken im App-Store von Apple) erfasst beispielsweise die papierenen Dokumente mit der Kamera des iPhones. Sie werden automatisch entzerrt, in einem Format wie PDF gespeichert und in der Dropbox oder der iCloud gespeichert. Das Faksimile wandert auf diesem Weg auf den Bürocomputer und kann in einen passenden Ordner verschoben werden. Das braucht wenig Zeit – kaum mehr, als das Original zu lochen, es in einen Ordner abzuheften und diesen im Aktenschrank zu versorgen.

Eine digitale Ablage ist unschlagbar kompakt, und sie wird per Volltextsuche erschlossen. Das macht langwieriges Durchblättern von Ordnern überflüssig. Wie man die Dokumente am Computer organisiert, hängt von der Zahl der Dokumente und individuellen Vorlieben ab. Der einfachste Weg hierbei: Man legt einzelne Dokumente in Ordner und Unterordner ab. Das klappt für überschaubare Mengen von Dokumenten bestens.

OCR macht Scans durchsuchbar

Das optimale Format für die Archivierung ist PDF. Für den Umgang mit den Dateien ist es ein grosser Vorteil, wenn für die gescannten Dokumente ein Texterkennungsvorgang stattgefunden hat. Die OCR (englisch für Optical Character Recognition bzw. Zeichenerkennung) hinterlegt das Faksimile mit «echtem» Text. Das Abbild des Papierdokuments kann durchsucht werden, und es ist möglich, den Text zu entnehmen. Die Dokumente werden von der Volltextsuche von Windows 7 und Vista sowie von OS X indiziert.

Acrobat ist das Programm von PDF-Erfinderin Adobe zur Bearbeitung von PDF-Dateien, und es beherrscht unter anderem auch OCR: Sie starten den Vorgang über «Werkzeuge > Texterkennung». Nach der Erkennung können Sie in der ursprünglichen Abbildung Text markieren und auch kopieren. Wählt man beim Speichern als Format «PDF/A», dann erhält man ein Format, das für die Langzeit-Archivierung sogar ISO-zertifiziert ist.

Acrobat X Standard ist mit einem Preis von rund 490 Franken relativ teuer. Bei vielen Scannern ist eine (einfache) OCR-Software enthalten. Kostenlose Texterkennung leistet das Programm FreePDF (www.paperfile.net). Damit die Erkennung in Deutsch gute Resultate liefert, müssen Sie im Programm über «Help > How to install more OCR languages» das Sprachpaket für Deutsch herunterladen. Sie entpacken es mit dem kostenlosen Programm 7-ZIP (www.7-zip.org) und deponieren es in dem Ordner, den das Programm über «Settings > Open Language Folder» anzeigt. Danach wählen Sie unter «OCR Language» den Eintrag «deu» aus. Das ist umständlich – aber es funktioniert. FreePDF speichert den erkannten Text nicht wie Acrobat in der PDF-Datei, sodass sie ihn separat als Text (am besten mit dem gleichen Dateinamen wie die PDF-Datei) ablegen müssen.

Es gibt auch Programme fürs Dokumentenmanagement – von der kleinen Lösung für KMU und Private bis hin zu Geschäftslösungen für Grossunternehmen. Paperport von Nuance ist als Download für 145 Franken erhältlich. Es enthält ein Programm namens PDF Viewer Plus, das über «Werkzeuge > Durchsuchbare PDF erstellen» eine OCR-Erkennung durchführt. Die Alternativen sind FileCenter von lucion.com und, mit zusätzlichen Funktionen zur Zusammenarbeit, knowledgetree.com.

Eine Schweizer Lösung für OS X heisst Alinof Archives (alinofsoftware.ch). Sie verwaltet Dokumente nach Typ und erlaubt es, bei Rechnungen etwa Betrag, Lieferant und Kaufdatum zu erfassen. Diese Angaben zieht man fürs Suchen und Filtern heran.

Datenablage in der Cloud

Selbstverständlich kann man seine Dokumente auch in der Cloud ablegen. Evernote wurde ursprünglich für Notizen und fürs Sammeln von Informationen aus dem Web konzipiert. Diese Software nimmt längst auch Dokumente aller Art entgegen und führt eine Texterkennung durch. Man nutzt den Dienst über den Browser oder über Anwendungen für Windows und Mac. Die alltagstaugliche Basisversion von Evernote ist gratis. Ab einem gewissen Datenvolumen und fürs OCR in PDFs benötigt man ein Premium-Konto für 5 Franken pro Monat.

Evernote findet Suchbegriffe sogar in eingescannten Briefen. Screen: TA