Excel

Dubiose Datenaktivierung

Beim Öffnen eines Dokuments in Excel erscheint plötzlich eine «Sicherheitswarnung». Es heisst, die Datenverbindungen seien deaktiviert worden. Um die Meldung zu beseitigen, klicke ich auf «Daten aktivieren». Was kann ich tun, um diese verunsichernde Meldung zum «Schweigen» zu bringen?

Danielle Josefowitz, Willisdorf-Diessenhofen

Die Meldung scheint, vor allem wenn sie aus heiterem Himmel auftaucht, auf dubiose Vorgänge hinzudeuten. Das ist aber nicht der Fall. Der Hintergrund: Excel kann nicht nur mit Daten arbeiten, die in der Arbeitsmappe gespeichert sind, sondern auch mit externen Informationen. Diese können von einer Website, aus einer Datenbank oder aus anderen Anwendungen stammen. Ein solcher Bezug wird Datenverbindung genannt. Über eine solche Verbindung lassen sich Daten automatisch aktualisieren, sodass Ihre Tabelle auf dem neuesten Stand ist, ohne dass Sie Informationen neu abrufen und eintragen müssen. In Excel 2010 werden die Datenverbindungen im Menüband «Daten» im Abschnitt «Verbindungen» eingerichtet und überprüft: Bei «Externe Daten abrufen» fügen Sie eine Datenquelle ein. Um zu sehen, welche externen Informationen verwendet werden, klicken Sie auf «Verbindungen». Im Dialog ist die Verbindung aufgeführt. Wenn Sie einen Eintrag markieren und den Link bei «Klicken Sie hier …» betätigen, sehen Sie auch, welche Informationen im Blatt extern abgerufen werden. Um die Verknüpfung aufzuheben, verwenden Sie den Link «Entfernen» – dann bleibt auch die Meldung weg. Die Werte in der Tabelle bleiben erhalten.

Falls Sie gelegentlich mit externen Datenquellen arbeiten, diese aber nicht immer erst aktivieren möchten, klicken Sie bei Excel 2010 auf «Datei > Optionen», dann bei «Sicherheitscenter» auf «Einstellungen für Sicherheitscenter» und setzen in der Rubrik «Externer Inhalt» die jeweils oberste Option, die die Verbindungen und deren Aktualisierungen automatisch durchführt. Sicherer ist jedoch, die Einstellungen zu belassen.

Bei Excel 2003 und bei Excel 2011 für den Mac stecken die Befehle im Menü «Daten > Externe Daten». Einen Befehl zum Löschen von Datenverbindungen gibt es bei diesen Versionen nicht. Das geht nur über folgenden Umweg: Sie suchen das «Namensfeld», das sich links neben dem Feld zur Eingabe der Funktionen befindet. Dort klicken Sie auf das Menü-Symbol am rechten Rand. Die externen Daten sind dort als sogenannter «benannter Bereich» ersichtlich, den Sie entsprechend auswählen können. Wenn Sie die «Delete»-Taste betätigen, weist Excel Sie darauf hin, dass Sie den Bereich und die Abfrage löschen können. Das Dumme an dieser Methode: Es gehen auch die Daten verloren, sodass Sie diese erst kopieren müssten, um sie wieder einfügen zu können.