Outlook

Schneller Adresstransport

Wie kann ich meine ganze Adresskartei von einem PC zu einem anderen transferieren? Ich verwende Outlook.

Roger Julmy, via Mail

Der einfachste Weg ist, die Kontakte bei der angestammten Outlook-Installation zu exportieren. Sie können diese bei der neuen Installation dann importieren. Der Befehl zum Datenaustausch steckt bei älteren Versionen bis Outlook 2007 im Menü «Datei > Importieren/Exportieren». Bei Outlook 2010 hat sich Microsoft eine wenig einleuchtende Befehlsfolge ausgedacht. Sie finden im Menüband «Datei» in der Rubrik «Öffnen» die Schaltfläche «Importieren», die aber auch exportieren kann. Klicken Sie darauf, und es erscheint der aus früheren Versionen von Outlook bekannte Import/Export-Assistent.

Für Kontakte wählen Sie beim Exportieren die Option «Exportieren in eine Datei». Folgen Sie dem Assistenten, und geben Sie das gewünschte Format an. Für den Datenaustausch zwischen Outlook-Installationen wählen Sie die Option «Persönliche Outlook-Datei (.pst)». Selektieren Sie Ihren Kontaktordner an, und führen Sie den Export zu Ende. Sie erhalten eine Datei mit der Endung «PST» («Personal Storage Table»). In Deutsch spricht man auch von «Outlook-Datei» oder «Datendatei».

Eine solche PST-Datei kann alle Informationstypen enthalten, die Sie in Outlook verwalten, also nicht nur Kontakte, sondern auch Mails, Termineinträge oder Notizen. Auch Ihre angestammte Datenablage in Outlook liegt als PST-Datei vor, die Outlook beim Start automatisch öffnet. Für den Import bei Ihrer zweiten Outlook-Installation wählen Sie im Import/Export-Assistenten die Option «Importieren aus anderen Programmen oder Dateien», dann «Persönliche Ordner-Datei (.pst)» und geben die zuvor exportierte Datei an. Sie müssen sich nun überlegen, was passieren soll, wenn identische Elemente vorhanden sind. Outlook stellt die Optionen «Duplikate durch importierte Elemente ersetzen», «Erstellen von Duplikaten zulassen» und «Keine Duplikate importieren». Ich empfehle im Zweifelsfall die letzte Option.

Sie werden nun gefragt, wo die importierten Kontakte gespeichert werden sollen. Sie können den bereits vorhandenen Ordner «Kontakte» angeben; dann werden die vorhandenen mit den neuen Adressen zusammengelegt. Wenn Sie die importierten Kontakte lieber separat verwalten möchten, dann richten Sie dafür vorab einen neuen Kontaktordner ein. Das tun Sie über den Befehl «Datei > Neu > Ordner».

Bei Outlook 2010 klicken Sie im Navigationsbereich links mit der rechten Maustaste auf ein Element und wählen «Neuer Ordner» aus dem Kontextmenü. Als Name setzen Sie «Importierte Kontakte», und bei «Ordner enthält Elemente des Typs» setzen Sie «Kontakte». Falls Sie nur einen Teil der Kontakte übernehmen möchten, wählen Sie nicht den Befehl zum Importieren, sondern öffnen die PST-Datei: Sie erscheint zusätzlich zu Ihren angestammten Outlook-Ablagen in der Navigationsleiste in der Leiste am linken Rand. Sie können selektiv Daten auswählen und diese in vorhandene Ablagen verfrachten: Ziehen Sie sie einfach per Maus dorthin, wo Sie sie haben möchten. Um eine PST-Datei zu öffnen, wählen Sie den Befehl «Datei > Öffnen > Outlook-Datendatei».

Sie können auf diesem Weg alle anderen in Outlook verwalteten Informationen austauschen, auch Mails oder Termineinträge. Der Export in eine PST-Datei und der Import stellen eine universelle Methode zur Übernahme von Outlook-Daten dar. Einfacher geht es nur dann, wenn Sie alle Outlook-Daten auf einmal in eine leere Outlook-Installation übernehmen möchten. Fragen Sie in diesem Fall bei der Kummerbox nach der Anleitung zur Datenübernahme.