Farben dienen als Wegweiser durch den Zahlenverhau
In Excel 2007 wird vieles klarer: Mit Farbe oder Symbolen visualisiert die Tabellenkalkulation grosse Datenbestände.
Von Matthias Schüssler
Daten sammeln, rechnen und auswerten: Das ist die Pflicht und Schuldigkeit von Microsofts Tabellenkalkulation Excel. Die neueste Version aus Office 2007 legt sich beim letzten Punkt mit neuem Elan ins Zeug. Excel kann Zahlenbestände jetzt auf vielfältige Weise visualisieren. Durch Einfärben, mit hinterlegten Balken oder via Symbole verschafft das Programm dem Anwender einen schnellen Überblick. Bunte Markierungen dienen als Orientierungshilfe, wo man sich vorher geduldig durch lange Zahlenreihen und -kolonnen kämpfen musste.
Die Funktion heisst «bedingte Formatierung» und existiert seit vielen Excel-Versionen. Bis anhin konnte sie allerdings relativ unflexibel bestimmte Zahlen oder Zahlen aus einem Bereich mit einer Formatierung kennzeichnen. Nun gibt es fünf neue Methoden der Hervorhebung, die in Excel 2007 in der Multifunktionsleiste unter «Start» im Abschnitt «Formatvorlagen» zu finden sind.
Regeln zum Hervorheben von Zellen: Damit markieren Sie Zellen, die eine bestimmte Schwelle überschreiten oder in einem vorgegebenen Bereich liegen. Es lassen sich auch doppelte Zahlen oder Datumsangaben markieren. Diese Regel eignet sich, wenn bestimmte Werte sofort ins Auge stechen sollen.
Obere/untere Regeln: Sie richten das Augenmerk auf extreme Werte. Sie können zum Beispiel die zehn höchsten oder sieben niedrigsten Werte markieren. Oder aber die unteren 15 Prozent, oder alle Werte über dem Durchschnitt.
Datenbalken hinterlegen jede Zelle mit einem Balken, dessen Länge in Relation zu den anderen Werten steht. Das funktioniert wie das gute alte Balkendiagramm. Der Vorteil liegt darin, dass die Visualisierung direkt in den Zellen erscheint und nicht in einer separaten Grafik. Man sieht einem Wert sofort an, ob er vergleichsweise tief oder hoch ist.
Farbskalen repräsentieren die Zellenwerte durch eine hinterlegte Farbe. Die eine Farbe repräsentiert niedrige Zahlenwerte, die andere Farbe hohe. Der Bereich dazwischen wird durch einen kontinuierlichen Farbverlauf dargestellt. Es sind auch Skalen mit drei Farben möglich. Eine solche setzen Sie dann ein, wenn auch Werte im mittleren Bereich augenfällig sein müssen. Die plakativen Farbskalen enthalten implizit eine Wertung. Das gilt besonders, wenn Sie mit Signalfarben arbeiten: Rot oder grün oder einer Ampel aus rot, gelb und grün.
Symbolsätze ordnen jedem Wert ein Icon zu: Ein farbiges Fähnchen, einen Pfeil oder ein Verkehrsschild. Es gibt vordefinierte Symbolsätze mit drei, vier oder fünf unterschiedlichen Symbolen. Diese Symbole teilen Werte ohne viel Federlesens in eine Gruppe ein. Man sieht, ob ein Wert «tief», «mittel» oder «hoch» ist. Die Symbole müssen sorgfältig gewählt sein: So impliziert ein Pfeil nach oben beispielsweise einen Anstieg. Solche Symbole sollten nur bei Zahlen verwendet werden, die Veränderung ausdrücken.
Es ist möglich, einer Zelle mehr als eine bedingte Formatierung zu hinterlegen. Diese sollten sich dann aber möglichst nicht widersprechen. Gut kombinieren lassen sich beispielsweise die «Regeln zum Hervorheben von Zellen» und die Datenbalken, oder aber Farbskalen und Symbolsätze. Wenn mehrere Regeln hinterlegt sind, schafft der Befehl «Bedingte Formatierung > Regeln verwalten» Klarheit. Über «Bedingte Formatierung > Regeln löschen» wird man alle Formatierungen los.
Wochenende färben
Excel 2007 bietet auch die Möglichkeit, Visualisierungen zu verfeinern. Dazu dient der Befehl «Bedingte Formatierung > Neue Regel». Der etwas unübersichtliche Dialog nimmt beim Regeltyp «Formel zur Ermittlung der zu formatierenden Zellen» Formeln zur Formatierung entgegen. Beispiel: Sie haben einen Bereich von Datumsangaben und geben die Formel «=Wochentag(A1;2)>5)» ein – schon sind die Wochenenden (Samstage und Sonntage) farbig.
SCREEN TA
Farbenprächtige Zahlensammlung in Excel.