Indizes mit Adobe InDesign 2

Wie man den richtigen Fingerzeig gibt

Lange Texte lassen sich über einen Index leserfreundlich erschliessen. InDesign hilft beim Einrichten des Registers – die Fussangeln muss man selbst umgehen.

MATTHIAS SCHÜSSLER Internet und PDF verwöhnen uns. Mit der Volltextsuche können wir nach Belieben Texte durchforsten, ohne sie lesen zu müssen. Durch diese Möglichkeit kann man, je nach Text, sehr viel Zeit sparen oder man bringt sich um ein grosses Lesevergnügen. Bei den Fachtexten steht in aller Regel die Informationsvermittlung vor dem Vergnügen, und daher ist der Vorteil der Volltextsuche unbestritten. Ein gedruckter Text kann diesen Vorteil nicht bieten und gibt nicht das letzte Geheimnis an einem Suchprompt preis.

Dieser Nachteil lässt sich wettmachen: Über einen Index lässt sich auch ein Fachtext recht schnell erschliessen. Ein gutes Stichwortverzeichnis kann dem Leser zwar das Blättern nicht abnehmen, liefert im Idealfall aber bessere Resultate als eine Volltextsuche: Es ist «von Hand» optimiert und verweist auf die relevanten Fundstellen, während die Volltextsuche jedes Vorkommen eines Worts im Text auflistet.

InDesign 2.0 bringt keine luxuriösen, aber solide Funktionen für die Index­erstellung. Zentrales Werkzeug dafür ist die Indexpalette, die mit «Shift-F8» aktiviert wird. Die Palette listet übersichtlich auf, welche Stichworte bereits im Index figurieren (Option «Thema»), und mit der Option «Verweis» sind auch die Seitenzahlen der einzelnen Einträge ersichtlich. Arbeitet man mit der Buchfunktion, kann man über das entsprechende Auswahlkästchen wahlweise die Stichworte des geöffneten Dokuments oder des ganzen Buches anzeigen lassen.

Um einen Indexeintrag hinzuzufügen, ist die Textpartie, auf die verwiesen werden soll, mit der Maus zu markieren. Ein Indexeintrag wird dieser wie eine (unsichtbare) Textmarkierung zugewiesen: Dadurch bleiben die Indexinformationen erhalten, wenn der Text über die Zwischenablage an eine andere Stelle oder in ein anderes Dokument verschoben wird. Ist die richtige Stelle markiert, wählen Sie den Befehl «Neuer Seitenverweis» aus dem Palettenmenü.

Am schnellsten per Shortcut

Verdankenswerterweise fügt InDesign den markierten Text ins Dialogfeld ein. Wenn keine Änderungen daran vorgenommen werden müssen, brauchts keinen weiteren Effort des Benutzers als einen Klick auf «OK». Für die direkte Übernahme des Worts in den Index kann man sich den Umweg über das Dialogfeld demzufolge ersparen. Das Stichwort wird auf die Schnelle per Tastatur und die Kombination «Shift-Control-F8» (Windows) resp. «Befehl-Umschalt-F8» (Mac) zum Index hinzugefügt.

Verschachtelt oder stufenlos

Soll der Indexbegriff vor dem Hinzufügen noch editiert werden, dann erscheint das dafür zuständige Dialogfenster «Neuer Seitenverweis» über das Palettenmenü oder per Tastatur via Kommando «Ctrl-U» (Windows) resp. «Wahl-Befehl-U» (Mac). Hier darf das Stichwort bearbeitet werden, z.B. der Infinitiv eines Verbs oder im Fall von Nomen der Nominativ. Ferner ist es möglich, mit Themenstufen zu arbeiten. Themenstufen bringen eine Gliederung in einen Index, indem sich Stichworte gruppieren lassen. Möchte man etwa das Wort «PDF» im Index unter dem Oberbegriff «Dateiformat» auflisten, dann trägt man auf der Themenstufe 1 das Wort «Dateiformat» und auf der Themenstufe 2 das eigentliche Stichwort, in diesem Fall «PDF», ein.

Ist die Indizierung abgeschlossen, kreiert der Befehl «Index generieren» die Wortliste und kann via Positio­nieren-Mauszeiger im Dokument untergebracht werden. Wie beim Arbeiten mit Inhaltsverzeichnissen steuert man das Aussehen des Index über Druckformate. InDesign zeichnet die Indexeinträge mit «Indexstufe 1» aus resp. mit weiteren Indexstufen, falls Unterthemen vorhanden sind. Das Format «Indexabschnittkopf» ist für die alphabetische Einordnung, d.h. für die Titel «A» bis «Z», zuständig. Das Format «Indextitel» wird für die Hauptüberschrift verwendet.

Diese Formate können wunschgemäss definiert werden. Es ist aber auch möglich, bereits vorhandene Absatzformate zu verwenden: Dazu klicken Sie im Dialogfenster «Index generieren» auf «mehr Optionen» und treffen bei «Stufenformat» Ihre Wahl. Sollen die Seitenzahlen besonders ausgezeichnet werden, sollte dazu ein Zeichenformat erstellt und im Dialog bei «Indexformat» resp. «Seitenzahl» zugewiesen werden. Unter «Eintragstrennzeichen» ist es schliesslich möglich, festzulegen, wie die einzelnen Elemente voneinander abzusetzen sind: per Leerzeichen, Doppelpunkt o.Ä. Sollten Tabulatoren verwendet werden, ist dazu der Stellvertreter «^t» zu verwenden – was man sich aber nicht merken muss, weil InDesign beim Klick auf die Schaltfläche mit dem Pfeil-nach-rechts-Symbol die entsprechenden Sonderzeichen in einem Kontextmenü bereithält.

Querelen mit Querverweisen

Für die Indexerstellung ist InDesign gerüstet. Hingegen ist es nicht möglich, im Text dynamische Querverweise unterzubringen, d.h. auf eine andere Textstelle zu verweisen, sodass InDesign die richtige Seitenzahl einsetzt. Mit dem Plug-in «Sonar Bookends InXref», welches von Virginia Systems für den stolzen Preis von 195 US-Dollar erhältlich ist, können solche Referenzen eingerichtet werden: In einem ersten Schritt wird das Ziel des Verweises definiert und mit einer Kennung versehen. An der Stelle, an der die Leser auf eine andere Textpassage aufmerksam gemacht werden sollen, nehmen Sie Bezug auf die Kennung, die als Seitenzahl in Erscheinung tritt. Beispiel: «Mehr zum Thema ‹Bookmarks› lesen Sie auf Seite 78.» Über den Update-Befehl fügt das Plug-in die aktuelle Seitenzahl ein, sodass die Seitenzahlen auch bei verändertem Umbruch stimmen.

Im Test des «Publisher» hat sich das Sonar Bookends InXref nicht bewährt, da die Aktualisierung der Verweise teils nicht funktionierte. Da es keine Alternativen gibt, sei trotzdem auf die Website von Virginia Systems verwiesen: www.virginiasystems.com. Wenn weitergehende Verweis- und Indizierfunktionen als die vorgestellten benötigt werden, ist InDesign die falsche Wahl. Solche Projekte werden besser mit Hilfe von Adobe FrameMaker in Angriff genommen.

Auf den richtigen Fingerzeig steht auch die kämpferische Lara Croft.

Über dieses Dialogfeld wird dem Index ein Eintrag hinzugefügt.

Nach getaner Arbeit wird der Index erzeugt und dem Dokument hinzugefügt. Die Formatierung kann über die «erweiterten Optionen» detailliert gesteuert werden.

Die Indexpalette zeigt die erfassten Einträge und bietet die für die Bearbeitung notwendigen Befehle.