Tipps für Daten-Archivare

Wer auch in zehn Jahren noch mit den heute erstellten Dokumenten arbeiten möchte, sollte Folgendes beherzigen:

• Gebräuchliche Massenspeicher verwenden: Wechselmedien kommen und gehen. Gut möglich, dass in ein paar Jahren für manche Cartridge-Typen keine Lesegeräte mehr angeboten werden. Die CD-ROM hingegen ist ein Standard. Ausserdem gelten CD-R-Medien – bei richtiger Aufbewahrung! – als robust; bei Special-Rohlingen wie Kodak CDR Ultima oder Verbatim Datalife Plus garantieren die Hersteller eine Lebensdauer von 100 Jahren (bei normalen CD-Rs liegt sie bei 20 Jahren). Wer sicher sein will, kopiert die wichtigsten Daten alle fünf Jahre um.
• Gängige Dateiformate gebrauchen: Auch wenn die Daten noch lesbar sind, ist nichts gewonnen, wenn die neuen Programme die archivierten Dokumente nicht mehr öffnen können. Daher unbedingt auf Standardformate setzen: Sie haben eine grosse Verbreitung und sind ausreichend dokumentiert, sodass auch künftige Softwaregenerationen mit ihnen umgehen können.Nach dem aktuellen Stand des Irrtums eignet sich für die Aufbewahrung von Textdokumenten das Rich-Text-Format (RTF). Auch mit dem Export nach HTML (der Seitenbeschreibungssprache des Internets) ist der Benutzer auf der sicheren Seite; zur Not tuts auch reiner Text. Bei Dokumenten mit Text-Bild-Mix und einem komplexen Layout ist Adobe Acrobat-PDF die erste Wahl. Bilder werden am besten in den Web-Formaten JPEG und GIF archiviert; doch auch TIFF-Dateien und solche für Adobe Photoshop werden von den Programmen auch in zehn Jahren noch verstanden werden. Bei der Tabellenkalkulation ist Excel ein Quasistandard. Die neuen Programmversionen unterstützen ferner XML (Befehl «Als Webseite speichern»): Bei der Entwicklung von XML, einem Standard für Übertragung und Speicherung strukturierter Daten, war ein entscheidendes Kriterium, dass sich dieses Format auch unabhängig von der ursprünglichen Anwendung einsehen und bearbeiten lässt – mit einem einfachen Texteditor, wenns denn sein muss.
• Auch die Anwendungsprogramme archivieren, mit denen die Dokumente erstellt wurden. (schü.)