Die Krux mit den Adressen
Wie schafft man es, die Adressen von Outlook Express in Word zu verwenden? Eine Anleitung.
Von Matthias Schüssler
«In Outlook Express habe ich viele Adressen erfasst», schreibt «Computer»-Bund-Leser Thomas Blöchlinger aus Jona der Kummerbox. «Leider habe ich es bis dato nicht geschafft, die Daten über Ex- bzw. Importieren in andere Programme zu übernehmen. Ich möchte gern aus Word Etiketten drucken.» Ähnliche Anfragen haben uns auch von anderen Lesern erreicht, die im Adressbuch von Outlook und Outlook Express fleissig Adressen erfassen, diese dann in anderen Programmen nicht verwenden können.
Die gute Nachricht: Die Übernahme klappt. Die schlechte: Das Prozedere ist überaus umständlich, vor allem für Outlook-Express-Benützer. Zugegebenermassen ist dieses Programm nicht Teil der Office-Suite. Im Büropaket enthalten ist das leistungsfähigere Outlook-Programm, welches sich beim Datenaustausch nicht ganz so bockig anstellt. Doch viele Office-Benützer haben Outlook nicht installiert, weil der kleine Bruder in vielen Fällen genügend Funktionen bietet und einfacher zu benutzen ist. Daher ist es wünschenswert, Microsoft würde auch Outlook Express mit den stets gern beworbenen kooperativen Möglichkeiten ausstatten.
Weil das Vorgehen aufwändig ist, übernimmt man einzelne Adressen am einfachsten per Drag und Drop ins Winword-Dokumentenfenster. Der Export der Adressen, wie er im Folgenden beschrieben wird, lohnt sich nur bei einem grossen Rundschreiben.
Ein langer Umweg . . .
Outlook-Express-Benützer müssen die Adressen erst in ein für Word verwendbares Format exportieren. Im Adressbuch wählen Sie dafür «Datei->Exportieren->
Anderes Adressbuch». Markieren Sie im nächsten Dialog «Textdatei (mit Kommas als Trennzeichen)». Informieren Sie den Exportassistenten über die zu exportierenden Datenfelder und den Dateinamen, worauf dieser den Export vornimmt. Die erzeugte Datei müssen Sie nun in Excel öffnen. Verblüffenderweise interpretiert Excel die Datei nur dann richtig, wenn Sie über das Menü «Datei->Öffnen» gehen und als Format «Textdatei» wählen – wenn Sie auf die Exportdatei doppelklicken, dann stellt Excel bloss Unfug an. In der Tabellenkalkulation können Sie gegebenenfalls unbenötigte Adressen löschen. Danach müssen Sie die Datei als Excel-Arbeitsmappe speichern.
Nun endlich können Sie in Winword mit den Adressen arbeiten. Über «Extras->
Seriendruck» starten Sie ein Hilfsprogramm, welches die exportierten Informationen in Etiketten oder Briefe einfügt. Klicken Sie unter «1. Hauptdokument» auf «Erstellen» und wählen das gewünschte Endprodukt, also beispielsweise Umschlagetiketten. Wählen Sie dann «aktives Fenster». Im nächsten Schritt benützen Sie die Schaltfläche «2. Daten importieren». Outlook-Express-Anwender können nun die eben erstellte Excel-Tabelle in Word importieren, indem Sie auf «Datenquelle öffnen» klicken und dann «Microsoft Excel-Arbeitsblätter über Konverter» auswählen.
Benützer des Outlook-Programms aus dem Office-Paket haben es wie erwähnt deutlich einfacher: Statt den aufwändigen Export via Excel können Sie im Seriendruckmanager bei «2. Daten importieren» direkt auf das Adressbuch zugreifen. Wählen Sie «Adressbuch verwenden», dann markieren Sie das «Outlook Adressbuch» in der Liste.
. . . führt ans Ziel
Konnte Word erfolgreich auf die Adressen zugreifen, wird das Programm Ihnen mittels einer Dialogbox vorschlagen, Seriendruckfelder ins Dokument einzufügen. Nehmen Sie diese Einladung an: Über die Schaltfläche «Seriendruckfeld einfügen» können Sie bestimmen, wie das Textverarbeitungsprogramm Name, Vorname, Strasse und Ort im Brief oder der Etikette anordnet.
Es sprengt leider den Umfang des «Tipps der Woche», die Arbeit mit Serienbriefen im Detail zu erklären, die Hilfedatei von Winword ist zu diesem Thema aber ausreichend ergiebig.
SCREEN TA
Endlich am Ziel: Über Umwege lässt sich das Adressbuch nutzen.
Das Adressbuch von Outlook Express stellt sich beim Datenaustausch enorm bockig an.