Im Google-Kalender keine Zeit vergeuden
Tolle Tricks für Googles Termindienst: schnell navigieren, ruckzuck Einträge erfassen und alles maximal übersichtlich anzeigen.
Von Matthias Schüssler
Eine Augenweide ist Google-Kalender nicht – der Terminverwaltungsdienst, den es seit 2006 gibt und der zu grossen Teilen in Zürich entwickelt wird. Aber er hat viele verborgene Qualitäten. Die führen wir im Video vor – mit zwei Schwerpunkten:
Einerseits die effiziente und schnelle Arbeitsweise, andererseits die maximale Übersicht, auch bei vielen Terminen.
Zu den leistungsfähigsten Bedienhilfen zählen die Tastaturkürzel. Sie wechseln per Tastendruck die Ansicht, den angezeigten Zeitraum und erstellen Einträge, ohne die Maus bemühen zu müssen: Mit «j» und «k» blättern Sie zurück und vor, mit «t» wechseln Sie zum aktuellen Tag, mit «w», «m» und «d» ändern Sie die Ansicht zu Woche, Monat und Tag, und mit «c» (für «Create») richten Sie einen neuen Eintrag ein.
Übersichtlichkeit ist nicht die Stärke dieses Produkts. Doch sie lässt sich massiv verbessern – mit den richtigen Tricks.
Falls die Tastaturkürzel nicht funktionieren, dann aktivieren Sie sie in den Einstellungen (via Zahnrad): Setzen Sie unter «Allgemein» bei «Tastenkombinationen aktivieren» die Option auf «Ja».
Die entscheidenden Tage im Blickfeld
Doch auch die Maus lässt sich effizient einsetzen, wo es auf den ersten Blick nicht ersichtlich ist: Sie können im Minikalender, der Monatsansicht am linken Rand, manuell einen Zeitraum auswählen, der dann rechts dargestellt wird.
In der Terminansicht lassen sich Einträge per Maus verschieben oder in der Zeitdauer anpassen.
Eine praktische Methode, um Einträge hinzuzufügen, ist leider nur verfügbar, wenn Sie in den Einstellungen unter «Allgemein» bei «Sprache» auf Englisch umschalten. Dann gibt es hier das sogenannte Quick-Add-Feld. In dem fügen Sie Termine natürlichsprachlich hinzu. Also beispielsweise: «Meet Peter at 2pm tomorrow in Hauptbahnhof Zürich».
Wenn Sie diese Funktion nutzen, möchten Sie vielleicht in den Einstellungen angeben, wie lange Ihre Termine typischerweise dauern. Standardmässig sind 60 Minuten eingestellt.
Freie Tage ausblenden
In den Einstellungen dürfen Sie übrigens auch die Wochenenden in der Wochen- und Monatsansicht ausblenden. Das ist praktisch für berufliche Kalender, weil es den Platz für die übrigen Tage erhöht.
Und kannten Sie die die Möglichkeit, in den Einstellungen eines Termins eine separate Farbe festzulegen? Wichtige Dinge springen so gleich ins Auge. Eine relativ neue Funktion sind die Erinnerungen: Sie müssen nicht unbedingt terminiert werden und anders als Termine, als erledigt markiert werden, damit sie verschwinden.
Mehrere Kalender nutzen – und einzelne sogar öffentlich machen.
Eine der grössten Stärken ist die Möglichkeit, mehrere Kalender parallel zu benutzen. Sie blenden so Termine nach Bedarf ein und aus, was die Übersichtlichkeit massiv erhöht.
Und Sie steuern die Zugangsberechtigung pro Kalender. Sie können so zur Organisation des Haushalts einen Kalender mit Ihrer Partnerin oder Ihrem Partner führen und Kalender auch öffentlich machen und sogar in Websites einbinden. Wenn Sie Ihren Kalender für jemanden freigeben, dann gleicht Google die Belegung ab und zeigt freie Termine an.
Wochennummern? Voilà!
Es gibt auch viele öffentliche Kalender, die Sie sehr einfach Ihrem eigenen hinzufügen können, beispielsweise mit Wochennummern, Feiertagen, Mondphasen oder dem Wetter.
Zu guter Letzt sind die Google Labs eine interessante Spielwiese. Sie finden sie im Zahnrad-Menü recht oben: Hier können Sie zum Beispiel eine Jahresansicht aktivieren.
Wenn schon eine Software das eigene Leben diktiert, dann will die wenigstens effizient genutzt werden.Video: Matthias Schüssler