Verräterische Word-Dokumente

Ich habe mit meinem Rechtsanwalt ein Word-Dokument bearbeitet und alle Änderungen markiert. Zum Drucken kann ich die Markierungen entfernen. Aber wie kann ich die Markierungen bleibend entfernen, wenn ich das Dokument an einen Dritten sende?

Karl Neff, Zürich

Der Befehl «Änderungen nachverfolgen» dokumentiert alle Modifikationen, die Sie einem Text angedeihen lassen. Sie können bei Bedarf zu vorherigen Formulierungen zurückkehren oder gelöschte Abschnitte reaktivieren. Der Befehl ist in Word 2003 und älter im Menü «Extras» zugänglich. Bei Word 2007 steckt er in der Multifunktionsleiste bei «Überprüfen».

Die Nachverfolgung ist so praktisch wie tückisch. Wenn Sie ein Dokument weitergeben, an dem Sie intensiv gearbeitet haben, wollen Sie in aller Regeln nicht, dass der Empfänger die Entstehungsgeschichte nachvollziehen kann. Doch genau das kann passieren – und kommt oft genug auch ohne Wissen des Autors vor. Word bietet die Möglichkeit, die «Markups», also die farbliche Markierung der Änderungen, auszublenden. Word zeigt den letzten Stand des Dokuments an, ohne zu signalisieren, dass versteckt auch frühere Bearbeitungsschritte vorhanden sind.

Vorhandene Markups blenden Sie über die Symbolleiste «Überarbeiten» ein. Diese Leiste aktivieren Sie in Word 2003 älter über «Ansicht > Symbolleisten», bei Word 2007 finden Sie sie in der Rubrik «Überprüfen» der Multifunktionsleiste. Beachten Sie das Auswahlmenü, das die Überarbeitungsanzeige steuert. Die Auswahl «Endgültige Version enthält Markups» zeigt das fertige Dokument mit farblichen Änderungen. «Endgültig» zeigt den letzten Stand ohne Markups, «Original» die ursprüngliche Variante – das sind die beiden «gefährlichen» Einstellungen.

Um das Dokument zu konsolidieren, klicken Sie auf die Schaltfläche «Weiter». Mit ihr springen Sie von einem Markup zum nächsten. Über die Schaltflächen «Änderungen annehmen» akzeptieren Sie eine Modifikation und verwerfen die vorherige Fassung. Mit der Schaltfläche «Änderung ablehnen/Kommentar löschen» kehren Sie zur ursprünglichen Fassung zurück und annullieren die Modifikation. Sie können auch alle Änderungen in einem Schritt annehmen oder ablehnen. Dazu klicken Sie nicht direkt auf die «Annehmen»- bzw. «Ablehnen»-Schaltfläche, sondern auf das nach unten zeigende Dreieck-Symbol rechts neben der Schaltfläche: Es erscheint ein Menü mit dem Befehl für die Bereinigung aller Markups.

Es gibt einen einfachen Weg, Pannen zu vermeiden: Geben Sie Word-Dokumente nicht im Original weiter, sondern exportieren Sie sie als PDF.