Gemeinsam den Outlook-Datenfundus pflegen
Wie Outlook teamfähig wird und Informationen auf mehreren Computern bereit stellt.
Von Matthias Schüssler
Outlook ist ein widerspenstiger Teamarbeiter. Zwar hat Microsoft seinen Informationsverwalter bestens für den Dienst in Arbeitsgruppen ausgerüstet. Dieses Talent entfaltet sich aber nur im Zusammenspiel mit einem so genannten Exchange-Server. Aber weil diese Software teuer und komplex ist, kommt sie nur in grösseren Unternehmen zum Einsatz.
Wer Adressbücher, Kalender und E-Mail-Ordner privat oder in kleinen Unternehmen gemeinsam nutzen möchte, muss sich etwas einfallen lassen.
Outlook-Sharing ganz simpel
Der einfachste Weg ist, eine gemeinsame Outlook-Datendatei an einem allgemein zugänglichen Ort anzulegen, beispielsweise auf einer Netzwerkfestplatte oder einem freigegebenen Ordner – das ist unter www.tages-anzeiger.ch/dyn/digital/hardware/716352.html näher beschrieben. Allerdings kann bei dieser Lösung immer nur ein Anwender auf den öffentlichen Ordner zugreifen. Es ist klar, dass sich dieser Weg nur für sporadische Nutzung eignet.
Es gibt auch ausgefeiltere Lösungen. Outlook in der neuen Version 2007 kennt die Kalenderfreigabe. Sie erlaubt es, den aktuellen Stand des Kalenders als «Snapshot» (als Momentaufnahme) per E-Mail zu verschicken – allerdings können nur Anwender von Outlook 2007 etwas mit dem Snapshot anfangen. Eine zweite und etwas flexiblere Möglichkeit besteht im Veröffentlichen des Kalenders auf Microsofts Website Office Online. Details sind unter http://office.microsoft.com/de-ch/outlook/HA101743591031.aspx nachzulesen.
Bei Outlook 2000 oder älter gibt es die so genannten Netzwerkordner – die sich allerdings mitunter als fehleranfällig erweisen. Wie man sie nutzt, erläutert die Outlook-Hilfe zum Stichwort «Netzwerkordner».
Schliesslich gibt es eine Reihe von Programmen, die Outlook Gemeinschaftssinn beibringen – und auch den Datenabgleich von Computer zu Computer. Letzteres hilft Anwendern, die auf mehreren Computern die gleichen Outlook-Daten benützen wollen. Über eine Netzwerkverbindung werden der stationäre Bürocomputer und das Laptop auf dem gleichen Stand gehalten – beziehungsweise die Rechner von Chefin und Sekretär.
Ein dienstbarer Datenvermittler ist OsaSync. Dieses Programm existiert in einer kostenlosen Version, die Kontakte synchronisiert oder anderen Benutzern zur Verfügung stellt. Die Pro-Version bietet Synchronisation und Freigabe für Kontakte, Kalender und Aufgaben. Notizen, das Journal und E-Mails können zwischen zwei Rechnern abgeglichen werden. Die Pro-Version für die Nutzung auf zwei Computern ist für 59.95 US-Dollar zu erwerben. Die Vollversion ist insofern etwas knifflig, als dass Office im Modus «Unternehmen oder Arbeitsgruppe» betrieben werden muss. Ein geübter Outlook-Anwender nimmt diese Hürde mit Hilfe der Dokumentation aber ohne grössere Probleme (www.vaita.com).
Alternativen zu OsaSync sind Public ShareFolder (www.publicshareware.de), Easy2Sync (www.easy2sync.de), SynchPst (www.synchpst.com) und OLfolders (www.olfolders.de).
OLfolders existiert in der «Personal Edition» für 42 Euro. Sie kann Daten nicht nur im lokalen Netz, sondern auch via Internet freigeben. Die umfangreichere Version für zwei Benutzer ist ab 100 Euro erhältlich und enthält eine Rechteverwaltung. Sie steuert, welcher Benutzer was darf – so sieht nicht jeder alle freigegebenen Informationen und kann nur die Dinge bearbeiten, die ihn auch etwas angehen. Vom gleichen Hersteller gibt es auch QSynchronization; ein Hilfsmittel speziell für Laptop-Benutzer.
Für die gemeinsame Nutzung des Kalenders ist auch GroupCalendar (www.group-calendar.com, 59 Euro pro User) eine gute Wahl.
SCREEN TA
Jeder weiss, was los ist: Outlook 2007 zeigt Kalender im Web.
Ergänzung
Ergänzt sei ein Hinweis auf den «ganz manuellen» Weg, das heisst das Exportieren wichtiger Informationen, die dann auf einem anderen Rechner importiert werden. Dieser Weg eignet sich für einen einmaligen Datenaustausch.
Um Kontakte oder beliebige andere in Outlook gespeicherte Ressourcen auf einem anderen Rechner zu verwenden oder weiterzugeben, wählen Sie «Datei > Importieren/Exportieren», dann, im «Import/Export-Assistent», den Listeneintrag «In Datei exportieren». Nun wählen Sie ein passendes Format; für Outlook wäre das «Persönliche Ordner-Datei (.pst)». Nun geben Sie an, welche Ressourcen Sie exportieren wollen – zum Beispiel die Kontakte. Über «Filter» hätten Sie die Möglichkeit, die Auswahl einzugrenzen. Falls Sie Unterordner eingerichtet haben, aktivieren Sie die Option «Unterordner einbeziehen». Dann geben Sie den Dateinamen und den Speicherort der PST-Datei an.
Die erstellte Datei transferieren Sie auf den Zielrechner. Sie dürfen sie auch auf ein zentralen Datenserver ablegen. Auf dem Zielrechner in Outlook verwenden Sie den Befehl «Datei > Öffnen > Outlook-Datendatei», um darauf zuzugreifen.
2. Ergänzung
Die Empfehlung eines Lesers ist www.scheduleworld.com. Der Dienst setzt auf Open-Source-Software und ist bis jetzt gratis. Er erlaubt die Synchronisation mit E-Mail-Programmen wie Outlook und Thunderbird und kann mittels SyncML auch mobile Geräte aktualisieren. Es gibt ausserdem Unterstütztung für LDAP-Server, RSS, Google Calendar.