Bebilderte Liste

In Word habe ich eine Mitgliederliste eines Vereins mit Fotos erstellt. In einer Tabelle stehen immer vier Einträge nebeneinander, das Ganze ist alphabetisch sortiert. Diese Darstellung hat einen Nachteil: Die Tabelle gerät bei jeder Änderung durcheinander. Ich muss Einträge verschieben, um einen Namen einzufügen oder die durch einen Austritt entstandene Lücke zu schliessen.

THEO HILAL, WÄDENSWIL

Die einfachste Lösung für dieses Problem führt über die Seriendruckfunktion. Erstellen Sie eine Tabelle mit den Stammdaten, in der jeder Eintrag auf eine eigene Zeile zu stehen kommt. Erfassen Sie in je einer Spalte Name und Adresse der Mitglieder. In einer separaten Kolonne fügen Sie das Foto des Mitglieds ein. Diese Tabelle ist einfach zu modifizieren: Wenn ein neues Mitglied eintritt, fügen Sie eine neue Zeile hinzu, tritt ein Mitglied aus, löschen Sie dessen Zeile. Damit die Reihenfolge stimmt, betätigen Sie den Befehl «Tabelle > Sortieren».

Das Dokument mit dieser Tabelle dient nun als Datenquelle für das Seriendruck-Hauptdokument. In diesem richten Sie die tabellarische Darstellung mit den vier Einträgen pro Zeile ein. In jeder Zelle positionieren Sie die Seriendruckfelder mit Name, Adresse und Bild. Damit in jeder Zelle ein neuer Eintrag aus der Datenquelle erscheint, fügen Sie am Ende den Befehl «Nächster Datensatz» ein – Achtung, dies ist bei der letzten Zelle auf der Seite nicht nötig, da Word bei einem Seitenwechsel automatisch einen neuen Datensatz aus der Quelldatei liest.

Nun brauchen Sie bei einer Mutation der Liste nichts anderes zu tun, als per Seriendruck die Daten in einem neuen Dokument zusammenzuführen.

Bei Seriendruck-Jobs mit Bildern ist darauf zu achten, dass die Fotos in der passenden Grösse und Abmessung ins Datenquellen-Dokument eingefügt werden.

SCREEN TA

Köpfe-Katalog per Seriendruck.