Aufgaben einfacher erledigen
Die besten To-do-Apps fürs Smartphone
Apps für Listen und Aufgaben ähneln sich nur auf den ersten Blick. Bei den Details gibt es entscheidende Unterschiede, etwa, wie gut sich die Einträge priorisieren lassen.
Matthias Schüssler
Zettellisten waren gestern: Entwickler bieten diverse Apps für die Erledigung von Alltagsaufgaben.
Gibt es etwas Banaleres als eine To-do-App? Denn viel können muss sie nicht: Sie dient als eine Erinnerungs- und Organisationshilfe, genau wie ein Notizzettel oder eine Einkaufsliste. Doch gerade solche scheinbar simplen Aufgaben sind eine Herausforderung für die Entwickler. Denn damit sich eine solche App in Alltag bewährt, muss sie sich mühelos benutzen lassen – und genau den richtigen Funktionsumfang und das richtige Komplexitätslevel bieten.
Erste Universal-App: Erinnerungen von Apple
Diesbezüglich sind die Geschmäcker und Anforderungen unterschiedlich. Manchen reicht eine universelle App, die beliebige Informationen entgegennimmt: von der Einkaufsliste über stichwortartige Gedankenstützen bis hin zu den Serien, die am nächsten Netflix-Abend zur Debatte stehen. Für diesen Zweck gibt es zwei gute Vertreter, erstens die Erinnerungen-App von Apple für iPhone und iPad. Mit ihr legen Sie Listen für unterschiedliche Zwecke an. Sie lassen sich an Einträge erinnern, indem Sie sie zeitlich terminieren. Auch eine Ortsangabe ist möglich: Wenn Sie an der angegebenen Position aufkreuzen, erinnert Sie das Gerät daran, was Sie hier erledigen sollten.
Indem Sie einen Eintrag von links nach rechts ziehen, rücken Sie ihn ein und machen ihn zu einer Unteraufgabe. In den Details zu einem Eintrag fügen Sie Tags (Stichwörter) hinzu: Einträge, die auf mehreren Listen verteilt sind, aber den gleichen Tag aufweisen, sind über die Startseite direkt zugänglich. Und auch das ist praktisch: Über das Menü rechts oben teilen Sie Listen, um sie via iCloud mit Freunden und Familienmitgliedern gemeinsam zu nutzen. Und Sie erfassen Erinnerungen per Sprachbefehl. Sagen Sie zum Beispiel: «Hey Siri, erinnere mich daran, nach der Post zu sehen, sobald ich zu Hause bin.»
Zweite Universal-App: Google Notizen
Die zweite universelle App stammt von Google und heisst Google Notizen (für Android und iPhone). Sie erfassen freie Notizen oder versehen Einträge mit Kontrollkästchen (Checkboxen), die sich dann abhaken und auch leicht umsortieren und priorisieren lassen. Auch bei Google laden Sie Leute ein, wenn Sie gemeinsam an Notizen oder Aufgabenlisten arbeiten möchten. Dazu tippen Sie auf das Menü rechts unten und betätigen den Befehl «Mitarbeiter».
Google Notizen hat ein schickes Post-it-Layout, und mittels farbiger Hintergründe lassen sich die Notizen leicht unterscheiden.
Foto: Matthias Schüssler (Screenshot)
Die in der Notizen-App von Google erfassten Einträge lassen sich auch in Docs anzeigen.
Sie fügen bei Bedarf Audioaufnahmen, Fotos und Zeichnungen hinzu und versehen Notizen mit einem Fälligkeitsdatum. Eine der nützlichsten Funktionen ist, dass Sie die Einträge mit einem farbigen Hintergrund oder einem Bild ausstatten dürfen. Das verbessert die Übersicht gewaltig. Sie haben Ihre Notizen auch in Google Docs zur Verfügung. Achten Sie auf das gelbe Symbol am rechten Rand: Wenn Sie das anklicken, erscheinen Ihre Notizen in einer separaten Liste neben Ihrem Dokument.
Der KI-Spezialist: Microsoft To-do
Microsoft To-do (iPhone, Android, Windows) ist für die Aufgabenplanung gedacht. In der Ansicht «Mein Tag» bündelt sie die Einträge, auf die Sie sich unmittelbar konzentrieren sollten. Microsoft versucht, Sie dabei mit künstlicher Intelligenz zu unterstützen, indem die App lernt, welche wiederkehrenden Aufgaben Sie zu erledigen haben, und sie Ihnen im passenden Moment vorschlägt.
Microsoft ist ausserdem dabei, die To-do-Listen in Outlook zu integrieren. Falls Sie Microsoft 365 verwenden und diese Funktion nutzen möchten, aktivieren Sie in der rechten oberen Bildschirmecke das Häkchen bei «In Kürze verfügbar»: Dann erscheint nach einem Neustart die To-do-Liste als Icon am linken Rand.
Die To-do-App von Microsoft lernt, welche Aufgaben man häufig zu erledigen hat, und schlägt sie von sich aus vor.
Direkter Zugriff auf die Todo-Liste in Outlook für Windows – dazu die Funktion «In Kürze verfügbar» oben rechts einschalten.
Die integrative App: Any.do
Für noch ausgeklügeltere To-do-Listen bieten sich zwei Spezialisten an: Die App Any.do (Android und iPhone) zeigt Ihnen die Einträge aus der Erinnerungen-App des iPhones an, ergänzt diese aber mit einer Tages- und Kalenderansicht und einer Übersicht für die nächsten sieben Tage. Sie können Ihre Tasks komfortabel via Webbrowser nutzen (desktop.any.do) und diverse andere Anwendungen integrieren, zum Beispiel Slack oder auch Gmail: Auf diese Weise setzen Sie zum ausgewählten Mail per Mausklick eine Erinnerung.
Any.do greift auf die am iPhone gespeicherten Einträge zu und stellt sich in einer komfortablen Oberfläche im Browser zur Verfügung.
Any.do verbindet sich mit diversen Dritt-Anwendungen, hier mit Gmail: Über die Leiste an der rechten Seite lassen sich Erinnerungen zu den ausgewählten E-Mails erfassen.
Der Motivations-Profi: Todoist
Eine Stärke von Todoist (iPhone, Android) besteht darin, dass Sie Erinnerungen in natürlicher Sprache erfassen. Tippen Sie «Jeden Freitag joggen», woraufhin die App automatisch eine wiederkehrende Erinnerung einrichtet. Die App zeigt Ihnen Aufgaben als Kanban-Tafel an, was im Projektmanagement eine gängige Darstellung ist. Und sie weist in einer Statistiken aus, wie viele Aufgaben Sie bereits erfüllt haben. Das wirkt sich, im Idealfall, als Motivationsspritze aus.
Bei Todoist lassen sich Erinnerungen in natürlicher Sprache erfassen.