Kontakte verwalten

Vier Massnahmen gegen das Chaos im Adressbuch

Ein Leser fragt, wie er die Kontaktablagen am Handy und in den Mailprogrammen harmonisiert und in Ordnung bringt. Wir verraten die wirkungsvollsten Tipps.

Matthias Schüssler

Die Digitalisierung macht manche Dinge einfacher – und andere um Welten komplizierter. Ein Beispiel für den zweiten Fall ist das Adressbuch. Früher hatte man seine wichtigen Kontaktdaten in einem Buch, das neben dem Festnetztelefon lag.

Heute verteilen sich die gesammelten Adressen, Telefonnummern, Messenger-Namen und Skype-Alias auf diverse Programme und Ablagen. Manche davon hat man am Smartphone zur Verfügung, andere am Computer, einige sind in der Cloud, andere wiederum nicht. Da den Überblick zu bewahren, ist nicht so einfach.

Strategien gegen den Wildwuchs

Doch glücklicherweise gibt es Strategien gegen den Wildwuchs, die wir im Video vorführen. Die wichtigste Massnahme ist, sich nicht zu verzetteln: Führen Sie Ihre Adressen konsequent nur an einem Ort – wobei für die meisten Anwender das Smartphone die beste Wahl ist. Diese Kontakte haben Sie via Cloud auch am Computer zur Verfügung: Sie können entweder eine Synchronisierung einrichten, via Browser darauf zugreifen oder die Kontakte auch exportieren und in einem anderen Programm importieren.

Der Weg via Export-Import ist nicht gerade elegant, aber er hilft immer dort weiter, wo sich die Programme nicht direkt austauschen. Und er ist die beste beziehungsweise einzige Methode für alle Leute, die ihre Kontakte nicht der Cloud anvertrauen und trotzdem auf mehreren Geräten die gleichen Kontakte zur Verfügung haben möchten. Das Format für den Austausch von Adressen ist Vcard (Dateiendung .vcf). Mit Dateien dieses Typs kann man einzelne Adressen, aber auch ganze Adressbücher zwischen Programmen austauschen. Die allermeisten Mail- und Kontakt-Apps haben sowohl eine Import- als auch eine Exportfunktion, wobei die oft so gut versteckt ist, dass man die Hilfe bemühen muss, um sie zu finden.

Den Aufwand minimieren

Abschliessend erklären wir, wie Sie alte Kontakte finden und bereinigen und den Aufwand für die Adressverwaltung möglichst minimieren.

Einige Zusatztipps: Visitenkarten lesen Sie am einfachsten über eine Scan-App ein. Eine solche App haben wir vor kurzem im Beitrag «So haben Sie das papierlose Büro im Griff» vorgestellt. Weitere Informationen zur Bereinigung finden Sie im Beitrag «Apps wider das Chaos». Und die erwähnten Informationen zur Synchronisation von Windows und iCloud entnehmen Sie dem Beitrag «Wie Sie die Mängel der iCloud beseitigen».

Die kommen noch obendrauf: Die Visitenkarten, die unsortiert in der Schreibtischschublade liegen.
Video: Adrian Panholzer, Matthias Schüssler