Es ist höchste Zeit für tolle Kalendertricks
Die Terminplanung darf nicht zu einem Stundengrab werden: Das ist die erste Pflicht einer jeden Kalender-App – und damit auch von Google Calendar, einem der Urprodukte des Techriesen. Damit die Verwaltung der Termine und Aufgaben wirklich effizient vonstattengeht, braucht es allerdings Tricks:
Die Tastaturkürzel sind das A und O. Wenn Sie Calendar am Computer verwenden, wechseln Sie mit einem einzigen Tastendruck zur gewünschten Ansicht: «d» zeigt den aktuellen Tag, «w» die Woche, «m» den Monat, «y» das Jahr und «a» (für Agenda) die fortlaufende Liste der Termine. Mit «j» blättern Sie vor, mit «k» zurück, und mit «t» springen Sie zum aktuellen Tag. Mit «c» legen Sie einen neuen Eintrag an, und mit «e» bearbeiten Sie einen Eintrag.
Funktionieren die Tastaturkürzel nicht? Dann aktivieren Sie sie, indem Sie aufs Zahnradsymbol und auf «Einstellungen› Allgemein» klicken und bei «Tastenkombinationen aktivieren» ein Häkchen setzen. Und übrigens: Wenn Sie «?» betätigen, erscheint eine Übersicht mit allen Tastaturkürzeln.
Auch bei Termineinträgen sparen Sie Zeit. Statt mühsam Start- und Endzeitpunkt auszufüllen, können Sie Einträge auch per Maus anlegen, indem Sie auf den Startzeitpunkt klicken und bei gedrückter Maustaste die Dauer des Termins vorgeben. In der Tagesund Wochenansicht planen Sie Termine in Viertelstundenschritten. In der Monatsansicht platzieren Sie ein- oder mehrtägige Ereignisse. Sie können auch vorhandene Einträge per Maus verschieben.
Zweite Möglichkeit: Sie drücken die Umschalttaste und «c», um einen Schnelleintrag anzulegen. Jetzt geben Sie über das Eingabefeld mit einer Zeitangabe auch gleich den Startzeitpunkt an – zum Beispiel «19 Uhr Yoga mit Mona». Diese Termine werden standardmässig für eine Stunde vorgesehen. Sie können in den Einstellungen bei «Allgemein› Termineinstellungen» die Standarddauer jedoch abändern.
Termine einzutragen, ist eine Paradedisziplin von Siri und Co. Bei der Terminsetzung über einen digitalen Assistenten verwenden Sie umgangssprachliche Angaben wie «Nächsten Dienstag um 15 Pilates mit Franz». Das funktioniert über Google Assistant an Android-Telefonen, und auch am iPhone oder iPad. Damit Ihr per Siri diktierter Termin im Google-Kalender landet, müssen Sie ihn in den Einstellungen bei «Kalender» unter «Accounts» hinterlegt haben, und er muss bei «Standardkalender» ausgewählt sein.
Am Smartphone ist die übersichtliche Darstellung der Knackpunkt. Die klassische Anzeige nach Wochen oder Monaten ist auf dem kleinen Bildschirm nicht das Gelbe vom Ei. Doch Dritt-Apps beheben dieses Manko. Erstens Google Calendar, Googles eigene App, die es für Android und das iPhone gibt. Sie zeigt die Termine standardmässig als fortlaufende Liste mit den anstehenden Terminen an.
Ein wichtiges Orientierungsmittel sind die Farben: Die legen Sie in den Einstellungen pro Kalender fest. Wenn Sie private und berufliche Termine separat verwalten, ist diese Unterscheidung auf einen Blick ersichtlich. Sie können auch einzelnen Terminen individuelle Farben zuordnen und sie mit Labels versehen, um ein Projekt kenntlich zu machen.
Timepage stammt vom Notizbuchhersteller Moleskine. Die App zeigt die Termine der nächsten Tage ebenfalls als vertikale Liste. Diese fürs iPhone erhältliche App wirkt weniger technoid als die von Google, und sie hat nützliche Extrafunktionen: Sie gibt jeden Morgen eine Übersicht der anstehenden Termine und hat die Möglichkeit, bei den Benachrichtigungen vor einem Termin Zeit für die Vorbereitung einzuplanen. Timepage ist gratis, doch für alle Funktionen braucht es ein Abo für 15.50 Franken pro Jahr.
Matthias Schüssler ist Digitalredaktor der SonntagsZeitung.