Office und Homeoffice

Es ist höchste Zeit für tolle Kalendertricks

Schnellere Termineinträge, effiziente Navigation und eine übersichtliche Darstellung am Handy – wie sich die Terminplanung in Google Calendar allgemein verbessern lässt.

Matthias Schüssler

Kalender-Apps müssen nicht abschreckend sein: Die Timepage-App von Moleskine überzeugt auch optisch.

Die Terminplanung darf nicht zu einem Stundengrab werden: Das ist die erste Pflicht einer jeden Kalender-App – und damit auch von Google Calendar, einem der Urprodukte des Techriesen. Damit die Verwaltung der Termine und Aufgaben wirklich effizient vonstattengeht, braucht es allerdings einige Tricks:

Schnell navigieren

Die Tastaturkürzel sind das A und O, wenn Sie Calendar am Computer verwenden. Mit einem einzigen Tastendruck wechseln Sie zur gewünschten Ansicht: «d» zeigt den aktuellen Tag, «w» die Woche, «m» den Monat, «y» das Jahr und «a» (für Agenda) die fortlaufende Liste der Termine. Mit «j» blättern Sie vor, mit «k» zurück, und mit «t» springen Sie zum aktuellen Tag. Mit «c» legen Sie einen neuen Eintrag an, und mit «e» bearbeiten Sie den angeklickten Eintrag.

Falls die Tastaturkürzel nicht funktionieren, müssen Sie sie aktivieren: Klicken Sie dafür aufs Zahnradsymbol und auf «Einstellungen > Allgemein» und setzen Sie bei «Tastenkombinationen aktivieren» ein Häkchen. Und übrigens: Wenn Sie «?» betätigen, erscheint eine Übersicht mit allen Tastaturkürzeln.

Google Calendar hält eine Reihe nützlicher Tastaturkürzel bereit – und eine Übersicht derselben, die beim Drücken der «?»-Taste erscheint.

Rasante Einträge erstellen

Auch beim Erstellen eines Eintrags lässt sich Zeit sparen. Statt mühsam Start- und Endzeitpunkt auszufüllen, erstellen Sie Einträge auch per Maus, indem Sie auf den Startzeitpunkt klicken und dann bei gedrückter Maustaste die Dauer des Termins vorgeben. In der Tages- und Wochenansicht planen Sie auf diese Weise Termine in Viertelstundenschritten. In der Monatsansicht platzieren Sie per Maus ein- oder mehrtägige Ereignisse. Sie dürfen auch vorhandene Einträge per Maus verschieben.

Zweite Möglichkeit: Sie drücken die Umschalttaste und «c», um einen Schnelleintrag anzulegen. Jetzt geben Sie über das Eingabefeld mit einer Zeitangabe auch gleich den Startzeitpunkt an – zum Beispiel «19 Uhr Yoga mit Mona». Diese Termine werden standardmässig für eine Stunde angelegt. Wenn das nicht passt, ändern Sie in den Einstellungen bei «Allgemein > Termineinstellungen» die Standarddauer ab.

Im Dialog zum Anlegen eines neuen Eintrags gibt es die Option «Zeitpunkt finden». Sie zeigt Ihnen Ihren Kalender mit den freien Terminen an. Besonders nützlich ist diese Funktion in Kombination mit Kalendern, die für Sie freigegeben wurden: Wenn Sie Gäste angeben, die an Ihrem Ereignis teilnehmen sollen, sehen Sie deren Verfügbarkeit und finden leichter einen für alle günstigen Zeitpunkt.

Termine einzutragen, ist eine Paradedisziplin der digitalen Assistenten. Bei der Terminsetzung per Spracheingabe verwenden Sie umgangssprachliche Angaben wie «Nächsten Dienstag um 15 Pilates mit Franz». Das funktioniert über Google Assistant an Android-Telefonen, aber genauso am iPhone oder iPad. Damit Ihr per Siri diktierter Termin im Google-Kalender landet, müssen Sie ihn in den Einstellungen bei «Kalender» unter «Accounts» hinterlegt haben, und er muss auch bei «Standardkalender» ausgewählt sein.

Die optimale Darstellung am Handydisplay

Am Smartphone ist die übersichtliche Darstellung der Knackpunkt. Die klassische Anzeige nach Wochen oder Monaten ist auf dem kleinen Bildschirm nicht das Gelbe vom Ei. Es gibt aber eine Reihe von Apps, die den Kalender für unterschiedliche Bedürfnisse und Vorlieben aufbereiten. Sie alle zeigen die am Smartphone hinterlegten Kalender an, das heisst auch die von Google Calendar:

• Google Calendar, Googles eigene App, die es für Android und das iPhone gibt. Sie zeigt die Termine standardmässig als fortlaufende Liste mit den anstehenden Terminen an. Ein wichtiges Orientierungsmittel sind die Farben: Die legen Sie in den Einstellungen pro Kalender fest. Wenn Sie private und berufliche Termine separat verwalten, ist diese Unterscheidung auf einen Blick ersichtlich. Sie dürfen auch einzelnen Terminen individuelle Farben zuordnen und sie mit Bezeichnungen (Labels) versehen, um ein bestimmtes Projekt sofort kenntlich zu machen.
• Timepage des Notizbuchherstellers Moleskine zeigt die nächsten Tage mit Ihren Terminen ebenfalls als vertikale Liste, die am Handy gut zu lesen ist und sich nach oben und unten scrollen lässt. Diese fürs iPhone erhältliche App wirkt freundlicher und weniger technoid als die von Google, und sie hat einige nützliche Extrafunktionen (hier ausführlich besprochen): Sie gibt jeden Morgen eine Übersicht der anstehenden Termine und hat die Möglichkeit, die Benachrichtigungen vor einem Termin mit einem gewissen Vorlauf anzuzeigen, sodass wir nicht nur Zeit für die Fahrt zum Termin haben, sondern auch, um unsere Siebensachen zusammenzusuchen. Timepage ist kostenlos, doch für die Nutzung aller Funktionen braucht es ein Abo, das 15.50 Franken im Jahr kostet.

Google Calendar: Übersichtlich und auf die Organisation mittels Farben ausgelegt.
Foto: Screenshot schü

Timepage: Eine App mit Liebe zum Detail und vielen Extra-Funktionen.