Outlook

Die Kontakte sinnvoller organisieren

In Outlook habe ich einen neuen Ordner für Kontakte eingerichtet. Er erscheint aber nicht in iTunes und kann deshalb nicht mit dem iPhone synchronisiert werden.

Hans Jürg Zollinger, via Mail

Outlook erlaubt es, im Menüband ­«Ordner» über «Neue Ordner» weitere Ablagen für Kontakte, Kalender, Mails, Journale und Notizen anzulegen. So impliziert das Programm, dass es sinnvoll sei, eine projektbezogene Ordnerstruktur auf­zubauen – weil so Daten feinsäuberlich getrennt sind.

Auf den zweiten Blick ist das keine gute Idee. Vorab, weil es tatsächlich so ist, dass beim Synchronisieren mit den meisten Smartphones nur die Termine und Kontakte aus dem Hauptordner berücksichtigt werden. Auf der «Outlook heute»-Übersichtsseite fehlen Termine und Aufgaben aus den «Nebenordnern». Und generell ist die Aufteilung nach Ordnern unflexibel; beispielsweise schleichen sich bei den Kontakten leicht Doubletten ein, wenn Sie mit einzelnen Leuten in mehreren Projekten zu tun haben. Auch die Aufteilung nach beruflichen und privaten Belangen greift nicht, wenn Sie mit einzelnen Geschäftspartnern auch befreundet sind.

Meine Empfehlung ist darum klar: Verwenden Sie keine Nebenordner – ausser für Informationen, die Sie explizit vom Tagesgeschäft fernhalten wollen. Zur Organisation der Daten nach Projekten oder Themenkreisen setzen Sie auf die Kategorien. Die ordnen Sie als eine Art Etikett Ihren Mails, Terminen, Kontakten und Aufgaben zu (im Menüband «Start»). Sie dürfen pro Element mehrere Kategorien verwenden. Ihre Kategorien verwalten Sie im Menü­band «Start» über «Kategorisieren > Alle Kategorien». Hier legen Sie ihre Einteilungskriterien fest, und Sie können sogar Tastaturkürzel zur schnellen Zuordnung vergeben.

Ihre Kontakte, Mails und weitere Inhalte können Sie in den Listendarstellungen nach Kategorien sortieren, gruppieren und filtern. Das tun Sie über das Menüband «Ansicht» via «Anordnung» oder über «Aktuelle Ansicht». Ein weiteres Organisationsinstrument gibt es bei den Kontakten: Das sind die Kontaktgruppen, die Sie im Menüband «Start» im Abschnitt «Neu» einrichten. Die Kontaktgruppen hiessen in früheren Outlook-Versionen «Verteilerlisten». Wenn Sie eine Nachricht an die Kontaktgruppe schicken, wird sie allen Mitgliedern zugestellt. Diese Gruppen taugen auch zur Gliederung Ihrer Kontakte.