Office
Wie Layouts den Transport per Mail überstehen
Ich arbeite mit Windows XP und Office. Ich habe eine Einladung in Word geschrieben. Beide kann ich auf meinem Drucker korrekt drucken. Nach dem Versenden per Mail wird das Dokument bei den Empfängern offenbar nicht originalgetreu dargestellt. Was muss ich ändern?
Karl Neff, Zürich
Es kommt häufig vor, dass ein Office-Dokument an einem fremden Computer in der Darstellung abweicht. Das hat viele Gründe. Die verschiedenen Versionen der Office-Programme interpretieren Dokumente recht unterschiedlich.
Word-, Excel- und Powerpoint-Dokumente lassen sich in die Programme von Drittherstellern importieren, beispielsweise in LibreOffice, OpenOffice, Pages, Numbers oder Keynote von Apple, und man kann sie online in Google Drive öffnen. Aber dann ist nicht nur die Darstellung anders, sondern es können auch Elemente fehlen, weil im Zielprogramm die entsprechende Funktion nicht vorhanden ist. Es kann ausserdem vorkommen, dass eine Schrift auf dem Rechner des Empfängers nicht vorhanden ist und durch eine andere ersetzt wird, die nicht genau die gleichen Eigenschaften aufweist.
Der wichtigste Faktor ist aber der Drucker: Die Office-Programme richten den Seitenumbruch des Dokuments an den Merkmalen des jeweiligen Druckers aus. Wenn der eine Drucker beispielsweise einen breiteren Seitenrand benötigt, dann verändern sich dadurch auch der Zeilenfall und der Seitenumbruch.
Eine Einladung geben Sie daher besser nicht als offenes Word-Dokument weiter, sondern als PDF. In dieser Form kommt das Layout unverändert beim Empfänger an. Ab Office 2010 steht PDF als Dateityp im Speichern-Dialog zur Verfügung. Bei Office 2007 speichern Sie PDFs, nachdem Sie eine Erweiterung nachgerüstet haben (bit.ly/pdfoffice07). Bei Office 2003 erstellen Sie PDF-Dateien über eine Software wie Free PDF XP (www.freepdfxp.de).
Wenn der Empfänger das Dokument hingegen weiter bearbeiten muss, dann ist PDF nicht das geeignete Format. In diesem Fall geben Sie das Originaldokument weiter. Achten Sie bei der Arbeit am Dokument nicht auf die endgültige Gestaltung – denn um die muss sich die Person kümmern, die das Dokument am Schluss ausdruckt, in ein Layoutprogramm einliest oder in eine PDF-Datei umwandelt –, sondern stellen Sie nur eine saubere Strukturierung ihres Dokuments sicher. Gliedern Sie das Dokument hierarchisch mit Titeln und Untertiteln und verwenden Sie dafür die Formatvorlagen, die Word Ihnen über das Menüband zur Verfügung stellt. Formatieren Sie Elemente wie Bildlegenden konsistent immer mit der gleichen Formatvorlage, verwenden Sie die Listen- und Nummerierungsfunktion der Textverarbeitung und bauen Sie Elemente wie Tabellen oder Aufzählungen so auf, dass sie sich leicht umgestalten lassen.