Excel
Wie die Tabelle aufs Blatt passt
Weshalb renne ich bei Excel immer in dasselbe Problem? Tabellen werden beim Druck auf zwei Seiten verteilt, obwohl sie auf eine passen müssten.
Patrick Grossmann, Bubikon
Sie rennen in das Problem, weil es mit zu den häufigsten Excel-Ärgernissen gehört. Angehen lässt es sich auf verschiedenen Wegen. Bei Excel 2007 und 2010 stehen im Menüband «Ansicht» die beiden Darstellungsmodi «Seitenlayout» und «Umbruchvorschau» zur Verfügung. Beide zeigen an, wie die Tabelle beim Druck auf die Blätter verteilt wird.
Im «Seitenlayout» verkleinern Sie per Maus die Seitenränder, sodass mehr Spalten und Zeilen auf ein Blatt passen. Verwenden Sie das horizontale und vertikale Lineal, indem Sie den dort als blau markierten Rand entsprechend ziehen.
In der «Umbruchvorschau» werden Seitenumbrüche als blau gestrichelte Linie dargestellt. Sie verschieben diese Linien wiederum per Maus, bis die Verteilung auf die Seiten passt. Bei Excel 2003 finden Sie diesen Darstellungsmodus im Menü «Ansicht».
Excel 2010 und 2007 stellen im Menüband «Seitenlayout» noch eine Anpassungsfunktion bereit. Sie finden sie im Abschnitt «An Format anpassen». Wählen Sie bei «Breite» und «Höhe» aus, wie viele Blätter Sie jeweils bedrucken möchten. Excel verkleinert die Seiten automatisch gemäss den Vorgaben. Im Modus «Seitenlayout» ist sofort ersichtlich, wie sich Ihre Anpassungen auswirken.
Es gibt noch einige weitere Tricks, mit denen Sie den Papierverbrauch reduzieren können:
- Verwenden Sie eine schmale Schrift, beispielsweise die Helvetica Narrow oder die Arial Narrow.
- Drucken Sie die Tabelle im Querformat. Bei Excel 2010 und 2007 stellen Sie im Menüband «Seitenlayout» im Abschnitt «Seite einrichten» über die Schaltfläche «Ausrichtung» aufs Querformat um. Bei Excel 2003 klicken Sie auf «Datei > Seite einrichten» und nehmen die Einstellung im Reiter «Papierformat» vor. Sie können an dieser Stelle auch ein grösseres Papierformat wählen, zum Beispiel A3. Sie brauchen dafür aber natürlich auch einen Drucker, der für A3 gerüstet ist.
- Manchmal sind manuelle Seitenumbrüche schuld, wenn Excel Papier vergeudet. Sie entfernen diese im Menüband «Seitenlayout» im Abschnitt «Seite einrichten» über «Umbrüche > Alle Seitenumbrüche zurücksetzen». Bei Excel 2003 lösen Sie diesen Befehl aus, indem Sie mit der rechten Maustaste in der Seitenumbruchvorschau in eine beliebige Zelle klicken und ihn im Kontextmenü auswählen.
- Zellen mit langen Inhalten führen oft dazu, dass der Seitenumbruch nicht so erfolgt, wie Sie es gern hätten. Kürzen Sie solche Inhalte, oder erlauben Sie Excel, Zeilenumbrüche durchzuführen. Schalten Sie im Menüband «Start» bei «Ausrichtung» die Option «Zeilenumbruch» ein. Bei Excel 2003 klicken Sie auf «Format > Zellen» und schalten die Option im Reiter «Ausrichtung» ein.
- Vielleicht gibt es in Ihrer Tabelle auch Spalten oder Zeilen, die nicht unbedingt gedruckt werden müssen: Blenden Sie diese aus. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf einen Zeilen- oder Spaltenkopf, und wählen Sie «Ausblenden» aus dem Kontextmenü. Um ausgeblendete Spalten oder Zeilen wieder sichtbar zu machen, markieren Sie das ganze Tabellenblatt, rechtsklicken Sie darauf, und wählen Sie «Einblenden» aus dem Kontextmenü.