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InDesign

Vom Übersetzungsbüro schnurstracks ins Layout

(msc) Mitunter kommt es vor, dass ein Tipp aus dem Publisher weitere Fragen nach sich zieht. Das war beim Beitrag «Per IDML geht es ans Eingemachte» aus der Ausgabe 2-11 der Fall. Ein Leser konfrontierte uns mit folgender Frage:

«Leider konnte mir bis heute niemand von Adobe weiterhelfen. Mein Problem lautet wie folgt: Ich erstelle ein neues Dokument in InDesign CS 5 in deutscher Sprache. Früher konnte ich aus dem CS 3 ein ‹Interchange-Format› exportieren, welches von unserer Übersetzungsfirma in Word geöffnet wurde. Der Text wurde angepasst und wieder an mich retourniert. So liessen sich prob­lemlos grosse Broschüren und Dokumentationen in mehreren Sprachen erstellen. Leider ist dies laut unserer Übersetzungsfirma mit dem IDML-Format nicht mehr möglich.

Jetzt habe ich Ihren InDesign-Tipp gelesen. Gibt es über das XML-Format eine Möglichkeit, mit der sich der Text einfach finden, abändern und in InDesign weiterverwenden lässt?»

In einer IDML-Datei sind die Textrahmen aus der InDesign-Satzdatei im Ordner «Stories» enthalten. Es gibt pro Textrahmen eine XML-Datei, wobei die XML-Struktur es schwierig bis unmöglich macht, die Bearbeitungen direkt in dieser Datei vorzunehmen.

Das ist allerdings auch gar nicht nötig. Der einfachste Weg geht über verknüpfte Dateien. Sie können in InDesign Textdokumente (zum Beispiel Word-Dokumente) verknüpfen. Wenn sich die Inhalte im Worddokument ändert, dann brauchen Sie nur die Verknüpfung zu aktualisieren, damit sich der Inhalt auch in der InDesign-Satzdatei aufdatiert. Das funktioniert mit Text genauso wie mit verknüpften Bildern.

Entsprechend richten Sie Ihr Dokument ein, indem Sie Worddokumente mit Blindtext platzieren. Dann geben Sie die Textdokumente an das Übersetzungsbüro und führen, nachdem Sie die finale Version der Dokumente erhalten haben, eine Aktualisierung der Verknüpfungen durch.

Wichtig ist, dass Sie unter Voreinstellungen (bei Windows im Menü Bearbeiten, beim Mac im Menü InDesign) in der Rubrik Dateihandhabung die Option Beim Platzieren von Text- und Tabellendateien Verknüpfungen erstellen eingeschaltet haben: Nur dann erscheint ein Textdokument in der Palette Verknüpfungen.

Mit dieser Option platzieren Sie Texte wie gewohnt über Datei > Platzieren. Wenn Sie die Option Import­optionen anzeigen einschalten, erscheint ein Dialog, in dem Sie steuern, wie mit Absatz- und Zeichenformaten verfahren wird. Idealerweise verwenden Sie bereits im Word-Dokument Formate mit den gleichen Namen wie im InDesign-Dokument. Sie können mit der Option Formatimport anpassen bei Formatzuordnung aber auch Formate neu zuordnen. Diese Zuordnung dürfen Sie als Vorgabe speichern und können sie so jederzeit aufrufen.

Die Aktualisierung nehmen Sie in der Palette Verknüpfungen über das Paletten-Menü und den Befehl Verknüpfung aktualisieren vor.

Verknüpfte Textdokumente werden dank den Formatzuordnungen automatisch korrekt formatiert in die Satzdatei übernommen. Die Zuordnung lässt sich auch abspeichern.

Über die Palette Verknüpfungen werden auch Texte aktualisiert.