Den versiegten Mail-Austausch wieder in Gang bekommen

Ich habe auf meinem neuen Laptop ein Problem: Mails werden nicht in den Posteingang geholt. Ich kann neue Mails verfassen und auch versenden, aber der Empfang klappt nicht.

Hans-Ulrich Gehrig, Watt

Das E-Mail gehört zu den ältesten Diensten des Internets. Da sollte die Nutzung eigentlich problemlos sein, würde man meinen, doch leider ist das nicht der Fall. E-Mail ist in den letzten Jahren nicht zuverlässiger geworden. Und bei Problemen kann die Suche nach der Ursache nach wie vor aufwendig und frustrierend sein.

Es braucht bei diesem «klassischen» Kummerbox-Anliegen also auch weiterhin ein systematisches Vorgehen, um der Lösung auf die Spur zu kommen. Dies sind die Schritte dazu:

1) Prüfen Sie die Verbindung. Ohne Internet funktioniert natürlich auch Mail-Kommunikation nicht. Wenn auch im Browser Fehler auftauchen, gehen Sie gemäss dem Kummerbox-Beitrag «Was tun, wenn die Internet-Verbindung nicht tut?» vom 18. Juli 2011 vor.

2) Gehen Sie einer Fehlermeldung nach. Diese ist nicht bei allen Mail-Programmen gleich aussagekräftig. Bei den meisten Programmen, namentlich jenen von Microsoft, finden Sie einen Fehlercode oder die Fehlermeldung des Webservers, die Sie bei der Ursachenforschung ein grosses Stück voranbringt.

Im besten Fall grenzen Sie anhand der Fehlermeldung ein, ob ein Problem beim Mail-Programm vorliegt, ob irgendetwas mit der Nachricht nicht stimmt oder ob Ihr Mail-Anbieter einen Ausfall hat. Wie Sie Fehlermeldungen in Erfahrung bringen und interpretieren, kann aufgrund der grossen Zahl von Mail-Programmen und Mail-Versionen hier nicht im Detail beschrieben werden. Die Hilfe zum Programm sollte aber Klarheit schaffen.

Und natürlich ist das Internet eine hervorragende Informationsquelle: Bei Outlook recherchieren Sie unter http://office.microsoft.com/de-de. Für Thunderbird ist http://kb.mozillazine.org eine hervorragende Anlaufstelle in englischer Sprache; die Kategorie «Sending and Receiving Mail» gibt Hinweise zur Lösung der häufigsten Probleme. Spezifische Hinweise zu Apple Mail vermittelt der Beitrag http://support.apple.com/kb/TS3276?viewlocale=de_DE. Die Hilfe zu Windows Live Mail ist dürftig; bei diesem Programm recherchieren Sie Fehlercodes oder Fehlermeldungen am besten per Google.

3) Kontrollieren Sie die Konto-Einstellungen. Das sind die Angaben zum Posteingangs- und -ausgangsserver, zu Verschlüsselung, SMTP-Authentifizierung, Portnummern und Verbindung. Diese Informationen stellt Ihnen Ihr Mail-Dienstleister zur Verfügung. Viele Anbieter stellen auf ihrer Homepage eine Checkliste bereit, anhand deren Sie die Einstellungen prüfen können.

Die genaue Prüfung der Einstellungen im Mail-Konto ist beim vorliegenden Fall aussichtsreich. Die Wahrscheinlichkeit ist gross, dass beim Einrichten ein kleiner Fehler passiert ist und deshalb Mails nicht abgerufen werden. Ein Vertipper beim Posteingangsserver reicht, um den Mail-Abruf zu vereiteln. Es kommt auch vor, dass Mail-Anbieter Änderungen vornehmen, die Anpassungen an der Konfiguration nötig machen (die Swisscom hat im letzten Jahr eine solche Änderung getätigt). Daher prüfen Sie die Website Ihres Mail-Anbieters oder fragen bei der Hotline nach.

4) Achten Sie auf die Symptome. Das hilft vor allen dann, wenn sich keine Fehlermeldung in Erfahrung bringen lässt. Falls während der Übermittlung von Nachrichten lange Zeit nichts passiert, könnte der Server Ihres Mail-Dienstleisters überlastet sein. Da hilft nur abwarten. Bei manchen Mail-Programmen besteht die Möglichkeit, die Dauer, während der die Verbindung offen gehalten wird, zu erhöhen. Bei den Microsoft-Mail-Programmen finden Sie diese Option in der Konten-Konfiguration unter «Erweitert» bei «Zeitlimit des Servers».

Wenn das Mail-Programm versucht, Nachrichten zu übermitteln, aber abbricht, dann deutet das darauf hin, dass eine einzelne Nachricht die Übertragung blockiert. Es hilft dann oft, sich per Web-Mail einzuloggen und grosse Brocken zu löschen oder sie aus dem Posteingang in einen anderen Ordner zu verschieben.

Web-Mail eröffnet generell eine gute Diagnosemöglichkeit bei Mail-Verstopfung. Sie loggen sich über den Browser auf der Website Ihres Mail-Dienstleisters in die Mailbox ein. Wenn schon da eine Fehlermeldung erscheint, liegt es auf der Hand, dass Ihr Mail-Dienstleister technische Schwierigkeiten hat. Warten Sie notgedrungen ab.

Es kann umgekehrt aber auch sein, dass eine Webmail-Sitzung das Problem im Mail-Programm verursacht. So wird bei manchen Mail-Anbietern der Abruf per Mail gesperrt, wenn via Browser auf das Konto zugegriffen wird. Dieses Problem vermeiden Sie, indem Sie nur einen Zugriff aufs Mal durchführen.

5) Fahren Sie die schweren Geschütze auf. Weichen Sie probehalber auf ein anderes Mail-Programm aus, etwa auf Mozilla Thunderbird (www.mozilla.org/de/thunderbird) oder Opera-Mail als Teil des Opera-Browsers (de.opera.com). Wenn es im zweiten Mail-Programm klappt, nehmen Sie ein Troubleshooting Ihres angestammten Mail-Programms in Angriff. Prüfen Sie die Anzeigeeinstellungen und Nachrichtenregeln. Es kommt vor, dass Mails korrekt abgerufen werden, aber nicht im Posteingang ersichtlich sind, weil eine Mail-Regel sie wegsortiert oder ein Anzeigefilter sie zum Verschwinden bringt.

Löschen Sie Ihr Konto, und richten Sie es neu ein. Bei Programmen, die Benutzerprofile unterstützen (Outlook, Thunderbird, Outlook Express) sollten Sie probehalber ein neues Profil aufsetzen. Bei den anderen Mail-Programmen kann es sinnvoll sein, zu Diagnosezwecken ein neues Windows- oder Mac-OS-X-Benutzerprofil anzulegen. Bei Outlook deinstallieren Sie Erweiterungen (die sogenannten Add-Ons). Aktualisieren Sie Ihr Mail-Programm, falls es Updates gibt, und sehen Sie nach, ob der Hersteller eine Anleitung zum «Reset» im Problemfall bietet.

Sie können problemlos mehrere Mail-Programme einsetzen. Wichtig ist in diesem Fall, in den Konto-Einstellungen die Vorgabe zu hinterlegen, dass Nachrichten nach dem Abruf für eine Woche auf dem Server belassen werden sollen. So erhalten Sie die E-Mails in allen Programmen und nicht nur in dem, mit dem Sie den Abruf zuerst vornehmen.

An diesem Punkt sollten Sie, falls Sie ein Sicherheitsprogramm eines Drittherstellers nutzen, dieses vorübergehend deaktivieren. Es kommt durchaus vor, dass ein Sicherheitsprogramm übers Ziel hinausschiesst und legitime Kommunikation blockiert. Besuchen Sie die Supportseite des Herstellers Ihres Sicherheitsprogramms, und sehen Sie dort nach, wie solche Probleme behoben werden können.

6) Achten Sie beim Versenden auf unproblematische Mails. Senden Sie keine zu grossen Anhänge, bedienen Sie höchstens ein Dutzend Empfänger aufs Mal, und senden Sie Nachrichten im Format «Nur Text».

Bei Problemen im Mailprogramm aufs Webmail ausweichen. Screen: TA