Outlook

Doppelspurigkeit bei der Mail-Ablage

Am 2. Mai haben Sie in der «Kummerbox» beschrieben, wie man Outlook-Daten von einem System auf ein anderes überträgt. Genau so habe ich es gemacht. Nun fällt auf, dass Outlook Ordner mehrfach führt. Es gibt pro Mail-Konto eine Ablage mit Posteingang, Entwürfen, gesendeten und gelöschten Objekten. Das Ganze ist mir zu unübersichtlich, und ich muss drei Mail-Ordner bearbeiten.

Hans Minder, Dietlikon

Das liegt an Outlook 2010. In älteren Versionen gab es eine Datendatei für alle Pop3-Mail-Konten. Outlook 2010 richtet für jedes Mail-Konto einen separaten Ordner mit eigener Ordner-Struktur ein. Diese Änderung ist von Microsoft beabsichtigt und wurde aufgrund von Nutzerwünschen umgesetzt. Sie können mit etwas Konfigurationsaufwand aber den alten Zustand wiederherstellen.

Dazu passen Sie für alle Ihre Konten den sogenannten Übermittlungsort an. Damit ist die Datendatei gemeint, in der die neuen E-Mails eines Kontos einlaufen. Geben Sie bei allen Mail-Konten die gleiche Datei an.

Das tun Sie, indem Sie Outlook schliessen, in der Systemsteuerung «E-Mail» auswählen (verwenden Sie bei Windows 7 und Vista «E-Mail» als Suchbegriff, um das Systemsteuerungsmodul aufzuspüren), dann die Schaltfläche «E-Mail-Konten» anklicken, dort das zu ändernde Konto markieren und unten auf «Ordner wechseln» klicken. Geben Sie dann den Posteingang aus der Datendatei Ihres Hauptkontos an.

Beim Einrichten eines neuen Kontos wählen Sie die Option «Neue Nachrichten übermitteln in: ‹Vorhandene Outlook-Datendatei›» aus, damit keine separate Datendatei angelegt wird. Diese Option steht im Assistent zum Hinzufügen eines neuen Kontos bei «Internet-E-Mail-Einstellungen» zur Verfügung.

Die vorhandene Struktur der Ablage wird durch die Änderung des Übermittlungsorts nicht tangiert. Sie müssen diese selbst konsolidieren, indem Sie E-Mails aus den nun nicht mehr benötigten Datendateien in die zentrale Ablage verschieben. Verschieben Sie die E-Mails per Drag & Drop mit der Maus. Nachdem Sie eine Datendatei geleert haben, entfernen Sie sie aus dem Navigationsbereich, indem Sie sie mit der rechten Maustaste anklicken und «[Datendatei] schliessen» aus dem Kontextmenü betätigen.

Zwei Ergänzungen: Bei Exchange- oder Imap-Kontotypen wird immer eine separate Datendatei eingerichtet. Eleganter ist das Problem bei Thunderbird gelöst: Hier gibt es zwar standardmässig pro Konto eine separate Mail-Ablage, aber die Ansicht «Gruppierte Ordner» stellt virtuell konsolidierte Ordner für die Inbox, die gesendeten Mails, die Entwürfe, den Papierkorb und die Spam-Mails bereit.