Excel

Doublettenwarnung!

Ich arbeite in Excel an einer Liste mit 5000 Adressen. Wichtig ist, dass nun keine Doubletten erfasst werden. Gibt es eine Möglichkeit, dass direkt beim Erfassen Doubletten erkannt werden? Oder können doppelte Adressen nachträglich rausgefiltert werden – das wäre aber nur die zweitbeste Lösung.

Christoph Schneider, Uitikon-Waldegg

Beides ist möglich. Um doppelte Einträge nachträglich zu eliminieren, markieren Sie die Daten und klicken auf «Daten > Filter > Spezialfilter». Geben Sie dann die zu filternden Daten an und aktivieren Sie die Option «Keine Duplikate». Bei Excel 2007 und 2010 finden Sie den Spezialfilter unter dem Namen «Erweitert» im Menüband «Daten» im Abschnitt «Sortieren und Filtern». Es gibt ab Excel 2007 aber auch den einfachen Befehl «Duplikate entfernen», den Sie im Menüband «Daten» bei «Datentools» vorfinden.

Eine Warnung, die beim Erfassen eines schon vorhandenen Eintrags ausgegeben wird, richten Sie über «Daten > Gültigkeit» ein. Bei Excel 2007 und 2010 ist diese Prüfung im Menüband «Daten» im Abschnitt «Datentools» bei «Datenüberprüfung > Datenüberprüfung» zu finden. Im Reiter «Einstellungen» setzen Sie bei «Zulassen» die Option «Benutzerdefiniert». Ausserdem schalten Sie rechts die Option «Leere Zeilen ignorieren» ein. Im Feld «Formel» ist nun der Code gefragt, der Excel zu Warnungen bei doppelten Werten veranlasst. Sie verwenden für diese Überprüfung die Funktion «ZählenWenn» und geben an, dass sie anschlagen soll, wenn das Resultat grösser als zwei ist.

Wie genau die Formel lautet, hängt von der Gestaltung Ihres Blattes ab. Wenn Sie zum Beispiel in der Spalte A die Doubletten vermeiden wollen, verwenden Sie diese Formel:
=ZählenWenn($a:$a;a1)<2

Der erste Parameter gibt den zu durchsuchenden Bereich an. «$a:$a» ist Excels Notation für die Spalte A. Die beiden Dollarzeichen definieren den Bezug als absolut. Der zweite Parameter bezeichnet die Zelle, deren Wert im vorher angegebenen Bereich gesucht wird. Da wir den Parameter «a1» relativ (ohne Dollarzeichen) angeben, verwendet Excel immer automatisch die Eingabezelle. Kurz: Mit dieser Formel zählt Excel, wie häufig der Wert in der Eingabezelle in der Spalte A vorkommt.

Im Reiter «Fehlermeldung» gestalten Sie die Fehlermeldung aus: Bei Typ geben Sie an, ob Windows die Dialogbox als Stopp-Meldung mit weissem «X» auf rotem Grund, als Warnung mit gelbem Dreieck oder als Information mit blauem «i» anzeigt. Bei der Warnung und der Information darf der Benutzer auf Wunsch weiterfahren, bei der Stopp-Meldung muss er den doppelten Wert zwingend korrigieren oder löschen. Bei «Titel» und «Fehlermeldung» sollten Sie dem Benutzer möglichst aussagekräftige Informationen liefern, zum Beispiel: «Achtung doppelte Werte: Der eingetragene Wert ist schon in der Tabelle vorhanden.»

Excels Datenüberprüfung ist ein wertvolles Instrument zur Validierung von Eingaben. Sie können damit auch Daten auf vorgegebene Bereiche beschränken, E-Mail-Adressen auf Wohlgeformtheit überprüfen, und vieles mehr. Wie Sie solche Überprüfungen einrichten, ist auf office.microsoft.com/de-de beschrieben. Rufen Sie per Suchfeld die Beiträge «Excel Datenüberprüfung» auf.