Datenverwaltung

Lose Enden in Excel

Ich habe eine Excel-Tabelle mit mehreren Blättern. Wie kann ich in dem einen Blatt mit der Lasche «2010» die anderen Blätter automatisch konsolidieren, sodass ich auch Daten löschen oder hinzufügen kann?

Sylvie L., Zürich

Das wird schwierig! Mit Ihrer Datensammlung wagen Sie sich in Gefilde vor, für die Excel nicht gerüstet ist. Was Sie im Auge haben ist eigentlich eine relationale Datenbank. Zur Erklärung, was man darunter zu verstehen hat, sei eine kleine Bibliotheksanwendung beschrieben. Sie ist als relationale Datenbank aufgebaut und verwaltet ausgeliehene Bücher. In einer Tabelle sind die Bücher erfasst, in einer zweiten die Bibliotheksbesucher und in einer dritten Tabelle die «Ausleihungen». Hier steht, wer wann welches Buch ausgeliehen hat und wann es zurückgebracht wurde. Der Buchtitel und der Ausleiher werden über einen Schlüssel referenziert, der eindeutig auf die entsprechenden Einträge in den anderen Tabellen verweist. Über «Queries» (Suchläufe) lässt sich ermitteln, welche Bücher ausgeliehen sind, bei welchem Bibliotheksbenutzer ein Buch ist, wie fleissig jemand Bücher liest oder wie viel Mal ein Buch in den letzten drei Jahren ausgeliehen wurde.

Excel erlaubt es Ihnen, mehrere Arbeitsblätter in einer Mappe zu haben und legt es Ihnen nahe, Datensammlungen mit verknüpften Tabellen aufzubauen und ist doch überhaupt nicht für relationale Datensammlungen gerüstet. Excel hat keinen sinnvollen Mechanismus, zwischen Datensätzen einzelnen Tabellen solide Beziehungen zu setzen.

Das ist das Hoheitsgebiet von Datenbankanwendungen. Um dieses von der Domäne der Tabellenkalkulationen abzugrenzen, überlegen Sie sich, wie viele Tabellen Sie sinnvollerweise brauchen. Wenn Sie mit einer Tabelle auskommen, sind die Daten in Excel bestens aufgehoben. Bei mehr als einer Tabelle sollten Sie auf eine Datenbankanwendung umsatteln.

Da Sie aber Ihr Projekt in Excel in Angriff genommen haben, sollten Sie sich für eine der folgenden Vorgehensweisen entscheiden:

• Vielleicht lässt sich die Anordnung der Daten so weit vereinfachen, dass Sie bei Excel bleiben können. Optimal wäre, die Daten auf einem einzigen Tabellenblatt anzuordnen. Relativ einfach kommen Sie auch mit mehreren Blättern zurecht, wenn Sie diese so strukturieren, dass keine Zeilen oder Spalten dazukommen oder gelöscht werden. In diesem Fall nehmen Sie auf Ihrem Tabellenblatt «2010» mit einfachen Verknüpfungen per Gleichheitszeichen auf Daten auf anderen Blättern Bezug.
• Falls die Excel-Lösung den Anforderungen nicht standhält, sehen Sie sich eine Datenbankanwendung an. In Microsoft Office ist Access enthalten. Filemaker (www.filemaker.de) ist eine Alternative, die etwas einfacher zu bedienen aber relativ teuer ist und auch auf dem Mac läuft. Lassen Sie sich für den aufwendigen Umstieg genügend Zeit und wählen Sie den Weg nur, wen Sie den den Willen haben, sich auf Neuland vorzuwagen.
• Vielleicht müssen Sie das Rad gar nicht neu erfinden. Es gibt für jegliche Zwecke fixfertige Lösungen. Sie sind nicht massgeschneidert wie eine selbstgebaute Lösung, lassen sich aber meist für individuellen Ansprüche zurechtbiegen. Der Nachteil bei proprietären Programmen liegt in der Speicherung der Daten. Sie erfolgt häufig in einem eigenen, nicht offen gelegten Format. Das erschwert den Austausch mit anderen Programmen. Prüfen Sie die Exportmöglichkeiten, damit Ihre Daten nicht in einem Datengefängnis landen.