Datenzusammenzug

Ich habe in Excel in einer Kolonne 300 Einträge. Ich möchte eruieren, wie viele unterschiedliche Namen vorhanden sind und wie oft jeder einzelne vorkommt – daran habe ich mir fast die Zähne ausgebissen.

Werner Heeb, Hägglingen

Schonen Sie Ihre Zähne. Es gibt sogar zwei Möglichkeiten, das herauszufinden. Für beide Wege müssen Sie Ihrer Namensammlung als erstes einen Titel geben. Falls Ihre Spalte keine Überschrift hat, setzen Sie «Name» darüber – das soll auch im folgenden Beispiel die Überschrift sein.

Für den ersten Weg verwenden Sie Teilergebnisse. Sortieren Sie alle Namen. Markieren Sie sie und klicken Sie auf «Daten > Sortieren» und anschliessend auf «Daten > Teilergebnisse». Um jetzt zu zählen, wie oft jeder einzelne Begriff vorhanden ist, legen Sie im Dialogfenster «Teilergebnisse» fest, dass Sie nach «Name» gruppieren wollen, und zwar «unter Verwendung von»: «Anzahl». Excel fasst alle gleichlautenden Einträge zusammen. Sie können einzelne Posten der Gliederung mittels Minus-Symbol aus- und analog wieder einblenden. Um alle Posten der gleichen Ebene ein- oder auszublenden, verwenden Sie die Ebenen-Taste zuoberst in Gliederungsspalte. Sie sind mit «1», «2» und «3» beschriftet.

Bei Excel 2007 sortieren Sie via Register «Start» und «Sortieren und Filtern». Den Befehl «Teilergebnisse» finden Sie im Register «Daten» unter «Gliederung».

Der zweite Weg führt über eine Pivot-Tabelle. Kreuztabellen sind leistungsfähige, aber nicht pflegeleichte Analyseinstrumente. Bei Pivot-Tabellen ist eine Sortierung nicht nötig, die Überschrift (im Beispiel: «Name») aber schon. Markieren Sie alle Namen und betätigen Sie «Daten > PivotTable und PivotChart-Bericht». Bei Excel 2007 klicken Sie in der Rubrik «Einfügen» auf «PivotTable».

Geben Sie an, dass Sie eine «Excel-Liste oder -Datenbank» analysieren und als «PivotTable» darstellen wollen. Folgen Sie dem Assistenten, bis Excel das Gerüst der Kreuztabelle anzeigt. In dieses ziehen Sie per Maus die auszuwertenden Felder, die in der Palette «Feldliste» angeboten werden. Datensätze mit mehreren Feldern könnten Sie auf vielseitige Weise auswerten. In Ihrer Namensammlung ist aber nur eine Spalte vorhanden, daher ziehen Sie das Feld «Name» erstens auf den Bereich «Zellenfelder hierher ziehen» und zweitens nochmals auf den mit «Datenfelder hierher ziehen» bezeichneten Bereich.