Die Haltbarkeit von Outlook-Daten

Ich habe sehr viele E-Mails. Kann ich alte Mails auslagern, um so im laufenden Outlook Luft zu schaffen?

Erwin Sigrist, Rüti

Ja. Microsoft hat vorgesorgt. Mit der AutoArchivierung betreibt Outlook Entlastung seiner selbst.

Konfiguriert wird diese Funktion über «Extras > Optionen». Öffnen Sie den Reiter «Weitere» und klicken Sie auf «AutoArchivierung». An dieser Stelle schalten Sie die Funktion ein oder aus und geben an, in welchem Intervall Outlook die automatische Archivierung ausführt. Auch den Speicherort der Archivdatei «Archive.pst» legen Sie hier fest. Sie können diese auch auf eine externe Festplatte verschieben und im Konfigurationsdialog die neue Position angeben. Beachten Sie ausserdem die Option «Archivordner in der Ordnerliste anzeigen». Ist sie eingeschaltet, erscheint der Archivordner im Navigationsbereich.

Archiviert werden die Daten in einer persönlichen Datendatei mit Endung PST. Solche PST-Dateien können Sie auf CD oder DVD brennen oder auf eine externe Festplatte auslagern und natürlich auch in Outlook öffnen. Das geht aber nicht per Doppelklick. Wählen Sie stattdessen in Outlook den Befehl «Datei > Öffnen > Outlook-Datendatei» und navigieren Sie zu Ihrer Datendatei.

Das sind die allgemeinen Einstellungen. Sie können nun für jeden einzelnen Ordner Archivierungsoptionen festlegen (möglich ist das für E-Mail-Ordner, Kalender und Aufgaben, nicht aber für Kontakte). Dazu klicken Sie in der Navigationsleiste mit der rechten Maustaste auf einen einen Ordner und wählen «Eigenschaften» aus dem Kontextmenü aus. Öffnen Sie den Reiter «AutoArchivierung» und legen Sie fest, ob Sie die Standardeinstellungen verwenden möchten, oder geben Sie abweichende Vorgaben an. Sie können eine längere oder kürzere Haltbarkeit angeben oder einen speziellen Archivierungsordner. Sie können einen Ordner auch von der Archivierung ausschliessen.

Um eine Archivierung manuell zu starten, klicken Sie im Menü «Datei» auf «Archivieren».