Grosse Word-Arbeiten ohne Dramen
Diplomarbeiten, Manuskripte, Memoiren – Tipps für aufwändige Text-Projekte.
Von Matthias Schüssler
Je länger der zu verfassende Text, desto grösser das Pannenrisiko. Bei komplexen Dokumenten neigt Word zu Abstürzen. Textverarbeiter ihrerseits sind nicht davor gefeit, sich in den Formatierungen zu verheddern oder die Übersicht zu verlieren. Dabei lassen sich Datenverlust-Dramen und Format-Horror mit Bedacht und einigen Vorbereitungen vermeiden, egal ob man für die Uni oder Schule, für den Beruf oder private Belange schreibt.
Formatvorlagen gelten als kompliziert und überflüssig – dabei gehören sie mit zum nützlichsten Instrument für lange Texte. Formatvorlagen sind Gestaltungsvorgaben. Sie stellen sicher, dass Absätze, Überschriften, Bildlegenden einheitlich formatiert werden. Nicht nur das: Mit ihrer Hilfe erstellt Word automatisch Inhalts- und andere Verzeichnisse. Wer konsequent Formatvorlagen einsetzt, kann in der Gliederungsansicht ohne Aufwand ganze Kapitel umstellen. Wichtig ist, Words Formatvorlagen wie «Überschrift 1» und «Überschrift 2», etc., zu verwenden. Schriftgrösse, -art und viele weitere Merkmale der Formatvorlagen darf der Anwender nach eigenem Gusto festlegen.
Angewohnheiten aus dem Schreibmaschinen-Zeitalter bitte vermeiden! Das heisst: Keine Zeilenschaltungen am Ende der Zeile – die Textverarbeitung führt automatische Umbrüche durch. Auch Leerzeilen vor einem Absatz sind überflüssig: Stattdessen kann man in der Formatvorlage bei Absatz einen Abstand definieren. Words Absatzkontrollmechanismen verhindern ganz ohne Zutun des Benutzers, dass Titel falsch positioniert werden, etwa am Ende einer Seite.
Mit der endgültigen Gestaltung beschäftigt man sich mit Vorteil erst, wenn der Text weitestgehend fertig ist – denn sonst fängt man immer wieder von vorn an. Da Word den Seitenumbruch anhand des installierten Druckers vornimmt, stimmt der Seitenumbruch auf einem anderen Computer womöglich nicht mehr. Vor unliebsamen Veränderungen ist sicher, wer Dokumente mit Vorteil als PDF-Datei weitergibt – beispielsweise an die Druckerei.
Häufiges Sichern während des Schreibens – ein banaler, aber wichtiger Tipp. Es hat sich bewährt, in regelmässigen Abständen Fassungen des Dokuments aufzubewahren. Man verwendet zum Beispiel einmal am Tag «Datei > Speichern unter» und sichert das Dokument mit Datumsangabe. Bei Verschlimmbesserungen kann man auf ältere Fassungen zurückgreifen. Und sollte das Dokument bei einem Absturz Schaden nehmen, ist höchstens die Arbeit eines Tages verloren. Der vorsichtige Word-Anwender kopiert jede Fassung auf ein USB-Speichermedium.
Wenn Word langsam wird oder nicht mehr stabil läuft, hält Microsoft Ratschläge zur Verbesserung der Leistung bereit:
http://support.microsoft.com/kb/827101/en-us
Nützt das nichts, bieten die Zentral- und Filialdokumente einen Ausweg: Das Projekt wird in mehrere Dokumente (Filialdokumente) zerlegt, wobei via Zentraldokument die Formate, das Inhaltsverzeichnis fürs ganze Projekt festgelegt werden. Auch praktisch sind Filialdokumente, wenn mehrere Leute am gleichen Projekt arbeiten.
Anleitungen zu allen vorgestellten Funktionen: Beitrag «Grosse Dokumente im Griff – wo nützliche Word-Befehle versteckt sind» von www.kummerbox.ch
SCREEN TA
Die Gliederungsansicht zeigt die Kapiteleinteilung eines langen Dokuments.