Format-Recycling

Ich muss eine umfangreiche Arbeit abgeben und kämpfe in Word 2003 mit den Formatierungen. Wie kann ich Formate für Titel, Abbildungen und Verzeichnisse eines vorhandenen Dokuments übernehmen?

RETO KOHLER, BERN

Der erste Schritt zum Format-Recycling führt in Word 2003 über den Befehl «Format > Formatvorlagen und Formatierung». Es erscheint der gleichnamige Arbeitsbereich, bei dem Sie unten rechts bei «Anzeigen» «Benutzte Formatierungen» auswählen. Wenn in der Liste Einträge für Tabellen, Bildunterschriften und Verzeichnisse erscheinen, hat der Autor mit Formatvorlagen gearbeitet. Diese speichern Sie zur Wiederverwertung – ohne den Text – als Vorlage ab: Klicken Sie auf «Datei > Speichern unter» und geben als Dateityp «Dokumentvorlage» an.

Falls der Autor Direktformatierungen verwendet hat, erstellen Sie daraus Formatvorlagen, indem Sie, als Beispiel, eine Bildunterschrift markieren und in der Format-Symbolleiste in das Feld «Formatvorlage» (es steht links neben der Schriftart) eine passende Bezeichnung vergeben. Nachdem Sie das für alle vorkommenden Elemente gemacht haben, legen Sie wie beschrieben eine Dateivorlage an.

Nun nutzen Sie die neue Vorlage als Basis für Ihre Arbeit. Wenn Sie Ihren Text per Zwischenablage übernehmen, werden Passagen, die gleichnamige Formatvorlagen verwenden, automatisch richtig formatiert. Sollten Sie keine Formatvorlagen verwendet haben, können Sie über den erwähnten Arbeitsbereich die Formatvorlagen einfach zuweisen, indem Sie Ihr Dokument durchgehen, Abschnitt für Abschnitt markieren und dann im Arbeitsbereich «Formatvorlagen und Formatierung» das passende Format anklicken.

Wenn in der Vorlage und in Ihrer Arbeit unterschiedliche Formatvorlagen Verwendung finden, tauschen Sie alte gegen neue Vorlagen aus. Bei Word-Versionen ab XP verwenden Sie den inzwischen wohl bekannten Aufgabenbereich. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die zu ersetzende Formatvorlage, zum Beispiel auf «Haupttitel», und wählen Sie «Alle Instanzen von x markieren». Wenn Sie eine andere Formatvorlage anklicken, beispielsweise «Überschrift 1», formatiert Word in einem Rutsch alle «Haupttitel» mit dem Format «Überschrift 1». Bei älteren Word-Versionen gebrauchen Sie den Befehl «Bearbeiten > Ersetzen» – via Schaltfläche «Erweitern» dürfen Sie Formatvorlagen austauschen.

SCREEN TA

Das passende Format parat.