Ratschlag für den Leerschlag

Ich verschicke oft Serienbriefe mit Word. In meiner Kundendatenbank gibt es einige Einträge, bei denen das Feld «Vorname» leer ist: In diesen Fällen erscheinen in der Adresse zwei Leerschläge, was unschön aussieht. Lässt sich das verhindern?

ANDREAS MERZ, BASEL

Sie sprechen ein altes Seriendruckproblem an. Um ein unschönes Schriftbild durch überzählige Leerschläge zu vermeiden, operieren Sie mit einer Wenn-Anweisung. Umgangssprachlich formuliert, sagen Sie Word: «Wenn das Feld Vorname nicht leer ist, dann füge einen Leerschlag ein. Andernfalls füge nichts ein.» Diese Anweisung steht zwischen dem Vornamens- und dem Nachnamensfeld. Öffnen Sie also Ihr Serienbrief-Hauptdokument, und lassen Sie sich per Befehl «Alt» + «F9» die Seriendruckbefehle anzeigen. Modifizieren Sie die Adressangabe wie folgt:

{ Mergefield Vorname }{ IF { Mergefield Vorname } <> «» » » «» }{ Mergefield Nachname }

Drücken Sie dann ein zweites Mal «Alt» + «F9». (schü.)