Formatierungssalat

Ich habe in Word 97 Probleme beim Einfügen von Dateien: Die Formate der eingefügten Dateien werden nicht 1 zu 1 übernommen und willkürlich und ohne ersichtliche Logik verändert. So ändert sich die Schrift in Art, Grösse, «nicht fett» wird «fett» und umgekehrt…

MARINA BLASER, VIA INTERNET

Dieses Phänomen hat mit den Formatvorlagen zu tun. Eine solche Formatvorlage (in einigen Programmen auch «Absatz-» oder «Druckformat» genannt) definiert, wie Textelemente einer Gliederungsstufe aussehen sollen: Eine Formatvorlage «Überschrift 1» könnte vorgeben, dass grosse Titel in fetter Arial-Schrift von 16 Punkt erscheinen und die Grundschrift eine 10-Punkt-Times ist. Damit ist gewährleistet, dass auch in längeren Dokumenten gleiche Elemente stets gleich formatiert sind. Ein weiterer, wichtiger Vorteil ist die Zeitersparnis: Sie müssen einem Textelement Auszeichnungen nicht manuell zuweisen, sondern brauchen bloss das passende Format aus der Liste zu wählen. Noch schneller geht es mit Tastaturkürzeln. So könnte die Tastenkombination «Shift-Ctrl-1» der «Überschrift 1» zugeordnet werden.

Die Formatvorlagen machen sich auch bemerkbar, wenn Sie Texte über die Zwischenablage einfügen. Dabei wird die Formatierung des Dokumentes berücksichtigt, in das Sie den Text übernehmen – aus diesem Grund ergeben sich Veränderungen. Dies wiederum mit dem Hintergedanken, die Formatierung im Dokument einheitlich zu halten.

Diese Verhaltensweise ist beabsichtigt und lässt sich nicht so leicht umgehen. Wenn sie Sie sehr stört, sollten Sie ein Update auf Office XP in Erwägung ziehen: Bei dieser Version erscheint beim Einfügen von Text ein so genanntes «Smart Tag», welches Ihnen drei Möglichkeiten gibt: «Die ursprüngliche Formatierung beibehalten» fügt den Text originalgetreu ein. Die Option «an Zielformatierung anpassen» entspricht der bisherigen Praxis, und mit «nur Text einfügen» können Sie unerwünschte Formatierungen entfernen.

Falls Sie jedoch kein Update auf Office XP durchführen möchten, sollten Sie sich an die Faustregel halten, Text stets in das Dokument einzufügen, dessen Formatierungen gelten sollen. Und ein abschliessender Hinweis: Winword übernimmt eine Formatvorlage beim Einfügen ins neue Dokument, wenn diese im Zieldokument noch nicht verwendet wurde.

SCREEN TA

Office XP: Formate à la carte.