K2 kommt – aber PageMaker ist schon da

Obwohl Adobe anlässlich der ersten öffentlichen Vorführung des PageMaker–Nachfolgers «K2» nur einen kleinen Teil der Funktionen zeigte, vermuten Insider, dass die Entwicklung hinter den Kulissen schon ziemlich weit gediehen ist. Dennoch – bis mit K2 gelayoutet werden kann, wird einige Zeit verstreichen. PageMaker ist somit noch kein Fall fürs Alteisen. Wir erweisen dem DTP–Veteran die Ehre, indem wir ihm dieses Schwerpunktthema widmen und gesammeltes Wissen zu effizientem Arbeiten, zu Trouble–Shooting und eine Menge an Tipps und Tricks weitergeben.

Sang– und klanglos wurde PageMaker bei Adobes letzter Update–Runde übergangen: Illustrator 8, Photoshop 5 durften wir auf unsere Festplatten montieren und an Adobes «Financial Analyst Conference», welche am 15. Oktober über die Bühne ging, wurde bereits über Acrobat 4.0 gesprochen. PageMaker dagegen, obwohl auch in der aktuellen Version 6.52 noch mit ausreichend Bugs und funktionalen Lücken behaftet, erfuhr seit zwei Jahren keine markanten Verbesserungen. Entgegen den Beteuerungen der Adobe–Exponenten, PageMaker sei kein totes Gleis und würde weiterentwickelt, verdichten sich die Anzeichen, dass die Version 6.5 das Ende der Fahnenstange sein wird. Es ist denkbar, dass PageMaker eine Wiedergeburt als «Low–end»–Layoutprogramm erleben wird.

Abschied

Die professionellen Anwender werden dagegen auf K2 – oder wie immer die definitive Bezeichnung des fertigen Produkts lauten wird – wechseln und sich vom Namen «PageMaker» trennen, so wie sie sich seinerzeit von «Aldus» verabschiedet haben. K2 wird, so darf man aufgrund der Vorführung von Adobes Produktmanager Ben Rothholtz anlässlich der Apple–«Publishing keynotes» vom 1. September der diesjährigen Seybold vermuten, ein flexibleres, objektorientiertes Layoutprogramm sein. Das Interface wird, so darf spekuliert werden, von Photoshop und Illustrator geprägt sein. So zeigte Rothholtz u.a. die bestens vertraute Navigatorpalette. Wie sich jedoch das Layouten mit K2 «anfühlt», darüber war noch nichts zu erfahren. Insbesonders ist die Frage offen, ob K2 mit Rahmen à la Quark XPress oder Textblöcken arbeiten wird, oder wie PageMaker 6.5 beide Möglichkeiten offeriert. K2 ist im Moment vor allem eine Projektionsfläche für Wünsche und die Hoffnung auf das «ultimative Layoutprogramm».

PageMaker–Wissen ist noch nicht obsolet

Halten wir uns also an die Tatsachen. PageMaker wird uns, inklusive Übergangszeiten und Umlernphase, bestimmt noch für ein Jahr erhalten bleiben. Es besteht also kein Grund, den DTP–Veteran bereits abzuschreiben. Im Gegenteil: In die «Fitness» im im Umgang mit dem Seitenmacher zu investieren, lohnt sich. In unserem Schwerpunktthema bieten wir Hand dazu.

PageMaker auf den aktuellsten Stand bringen

Ein frisch aus der Box installierter PageMaker ist veraltet. Bevor man den Layouter auf dem aktuellsten Stand hat, muss nachgerüstet werden. Wir empfehlen, folgende Updates und Tools zu installieren. Sie finden die Dateien in der Rubrik «PageMaker» in unserem Downloadbereich oder auf der aktuellen Publisher–Jahres–CD (mehr dazu auf der Shop–Seite).

Update auf Version 6.52: Durch dieses Update werden einige ärgerliche Fehler, speziell im Zusammenhang mit dem Erzeugen von Postscript, aber auch beim Einsatz des Programms unter Windows NT, werden behoben. Dieses Update sollte unbedingt durchgeführt werden; nur so lassen sich die neuen Plug–Ins installieren.

PDF–Export–Plug–In Version 3: Der Export von PDF–Dateien wird bedeutend komfortabler. Besonders die Möglichkeit, häufig verwendete Exportparameter abzuspeichern, ist enorm praktisch. Wie Sie gesicherte «PDF–Styles» weitergeben können, lesen Sie übrigens weiter unten in diesem Artikel.

PDF–Import–Plug–in, Version 1: Mit diesem Plug–in können Sie über den Positionieren–Befehl PDF–Dateien seitenweise in Ihr Dokument holen, die sich im Layout wie EPS–Grafiken verhalten.

Word 95/98–Importfilter: Viele «Zulieferer» benützen das Microsoft Word–Format. Mit diesem Filter können Sie auch die neuesten Word–Dateien positionieren.

Cross–Platform Converter 1.0: Mit diesem Utility können Mac–PageMaker–Dateien in Serie vom Mac übernommen werden. Das Programm kann sowohl den Plattformwechsel als auch den Wechsel von früheren Dateiformaten (5.0 und 6.0) in einem Arbeitsschritt durchführen.

Quark XPress–Converter 3.0: Dieses Utility ermöglicht es, Quark XPress–Dateien der Version 3.x, welche auf dem Mac oder unter Windows erstellt wurden, in eine P65–Datei umzuwandeln. Allerdings bereiten die konvertierten Dateien u.U. Probleme.

Microsoft Publisher–Converter: Dieses Windows–Tool kann Dateien des Microsoft–Layoutprogramms Publisher in PageMaker–Dateien umwandeln.

Sie finden weitere Dateien für «speziellere» PageMaker–Bedürfnisse in unserem Downloadbereich unter http://www.publisher.ch oder auf unserer Jahres–CD.

Zeilenregister

Bei vielen Layouts muss darauf geachtet werden, dass die Zeilen im Register stehen, d.h. die Zeilen in nebeneinander platzierten Spalten immer auf gleicher Höhe zu liegen kommen und am unteren Rand bündig enden. Beim Layout des Publisher ist das beispielsweise der Fall. Mit folgenden Ratschlägen bleibt der Text im Zeilenregister:

Die Textrahmen oder –blöcke müssen alle an derselben Oberkante ausgerichtet werden – am einfachsten am oberen Rand des Satzspiegels. Dies ist auch dann ratsam, wenn ein Titel über zwei oder mehr Spalten läuft. Dann sollte via Konturenführung Platz dafür freigemacht werden.

Damit der Text trotz grösseren Schriftgraden für Zwischentitel im Register bleibt, können Sie entweder von PageMaker den Absatz am Raster ausrichten lassen oder Ihre Druckformate so definieren, dass die Paragraphen immer auf eine Zeile oder eine Halbzeile aufgehen:

«Am Raster ausrichten»: Die entsprechende Funktion ist ziemlich versteckt; Sie finden sie im Menü unter Schrift – Absatz – Linien – Optionen. Hier können Sie die entsprechende Option «Nächsten Absatz am Raster ausrichten» ankreuzen. Die Rastergrösse sollte entweder dem Zeilenabstand entsprechen oder die Hälfte davon sein, wenn Sie auch Verschiebungen um halbe Zeilen zulassen wollen. Sie können die Registerhaltung auch über die Kontrollpalette eingeben: In der Absatz–Ansicht entspricht das den beiden kleinen Tasten, resp. dem Eingabefeld ganz rechts in der Palette.

Abstände zuweisen: Alternativ können Sie aber auch Ihre Druckformate so definieren, dass diese immer auf ein Vielfaches des Zeilenabstandes aufgehen. Beispielsweise benötigt ein kleiner Zwischentitel, der in selbem Schriftgrad wie der Fliesstext gesetzt ist, immer zwei Zeilen Platz (oder mehr, bei einem mehrzeiligen Zwischentitel). Die Zeile Leerraum kann entweder als Leerzeile vor dem Titel realisiert sein; sie können den Leerraum aber auch aufteilen, indem Sie sowohl vor als auch nach dem Absatz etwas Abstand geben. Persönlich gefällt mir eine eine Drittelung, d.h. zwei Drittel des Abstands vor dem Zwischentitel, ein Drittel nachfolgend.

Rahmen vs. Textblöcke

Eine weitere Entscheidung muss sich der PageMaker–Benützer abringen, wenn’s darum geht, ob eher mit Textblöcken oder mit Textrahmen gearbeitet werden soll. Altgediente PageMaker werden vermutlich eher zu den gewohnten Textblöcken Zuflucht suchen. Für die schnelle (Re–)Produktion eines weitgehend feststehenden Layouts eignen sich die Textrahmen allerdings hervorragend. Der Vorteil: Text fliesst auch über mehrere Seiten sehr schnell ein. Auch Titel, die über mehrere Spalten laufen, lassen sich mit verknüpften Rahmen prototypisch modellieren und im Bedarfsfall aus der Sammlungspalette ziehen. Dies geht sehr viel schneller, als wenn man bei der Verwendung von Textblöcken jedes Mal quasi von vorn beginnen muss. Man kann natürlich in so einem Fall mit Blindtext arbeiten, welcher als Platzhalter dient. Allerdings sind die Textblöcke flüchtig – sie verschwinden, wenn kein Text mehr darin enthalten ist –, was beim Skalieren einzelner Blöcke oder beim Ausschneiden von Text sehr schnell passieren kann. Die Textrahmen dagegen «halten die Stellung», gleichgültig, ob sie Text enthalten oder nicht.

Gruppierte Textelemente lassen sich einfach skalieren

Eine grosse Arbeitserleichterung hat Adobe der PageMaker–Anwendergemeinschaft mit der Gruppieren–Funktion beschert (sie hatte ihre Premiere in Version 6). Mal abgesehen davon, dass sich mit diesem Feature zusammengehörige Elemente auch zu einer Einheit «zusammenschweissen» lassen, erleichtert sie das Skalieren von mehrspaltigen Textelementen enorm. Gruppierte Textelemente (Textrahmen genauso wie Textblöcke) lassen sich nämlich als ganzes skalieren, wenn sie mit Ctrl–/Cmd–G zu einer Gruppe verbunden wurden. Damit entfällt das manuelle Skalieren jeder einzelnen Spalte, wie es zuvor nötig war. Spalten bleiben auf diese Weise auch am «unteren Ende» bündig und Grössenanpassungen sind schnell durchgeführt. Gerade wenn man mit einer vorhandenen Textmenge «jonglieren» möchte, um herauszufinden, wie sie den zur Verfügung stehenden Platz wohl am besten füllen könnte, sind Textelemente aus gruppierten Rahmen eine hilfreiche Sache.

Auch lassen sich leicht Elemente erstellen, die den Satzspiegel nicht vollständig ausfüllen. Ein Kasten, der mit einer Fläche hinterlegt wird, hält ja einen kleinen Abstand (beispielsweise zwei Millimeter) zum Seitenrand. Ein Kastenelement aus Rahmen lässt sich einfach auf diese Grösse bringen: Entweder definieren Sie über Einstellung – Rahmen – «Rahmen einstellen» einen linken resp. rechten Versatz oder Sie führen die Skalierung über die Kontrollpalette durch: Sie setzen im Bezugssymbol die Skalierungsrichtung ein und setzen hinter die Breite des Objekts ein –2. Auf analoge Weise erzielen Sie den linken Versatz.

Sammlung für einen guten Zweck

Falls man sich projektbezogen oder generell dazu entscheidet, mit Rahmen zu arbeiten, lohnt es sich, die im Layout verwendeten Textelemente als Prototypen in eine Sammlung abzulegen. Es ist leider nicht möglich, Masterseiten mit Rahmen auszustatten. Die Rahmen auf Standardseiten sind auf den normalen Dokumentseiten leider nicht zugänglich und ein Befehl analog zu der Möglichkeit, die Hilfslinien der Standardseiten zu kopieren (Layout – Standardhilfslinien kopieren), steht leider nicht zur Verfügung. Ausserdem ist es leider auch nicht möglich, Textrahmen gleich mehrspaltig zu definieren.

Wir empfehlen, Musterelemente mit verknüpften Rahmen (vgl. auch abgebildetes Beispiel) wie folgt in der Sammlung abzulegen: Gruppiert, wobei allfällige Textrahmen für Titel, die horizontal über zwei oder mehr Spalten laufen, nicht mitgruppiert werden sollten. Der Titelrahmen muss in den allermeisten Fällen separat angepasst werden; ausserdem soll er beim Verlängern oder Verkürzen der Spalten nicht verändert werden.

Wegen kleiner Implementationsmängel will beim Arbeiten mit der Sammlungspalette jedoch nicht immer eitel Freude aufkommen:

So lässt sich die Reihenfolge der Elemente in der Sammlungspalette nicht umstellen. Stur sortiert das unflexible Teil die Elemente nach Reihenfolge des Hinzufügens. Auch lassen sich die Sammlungspaletten nicht mehrfach nutzen. Arbeitet man im Team, lässt es sich nicht vermeiden, von den Palettendateien Kopien anzufertigen, sonst hat nur einer aufs Mal Zugriff auf die Mustersammlung. Letztlich wäre es auch praktisch, wenn sich Sammlungen einzelnen Vorlagedateien zuordnen liessen. Da das nicht möglich ist, muss man stets manuell zwischen den Sammlungsdateien verschiedener Projekte hin und her wechseln.

Pferdefüsse

Zurück zu den Rahmen: Neben den unbestrittenen Vorteilen haben sie auch einige eklatante Pferdefüsse. Das grösste Problem liegt darin, dass sie PageMaker erst nachträglich aufgepfropft wurden. Es drängt sich der Verdacht auf, dass diese Integration von Adobe nicht sehr sauber gelöst wurde. Satzdateien, welche Rahmen verwenden, bereiten überdurchschnittlich häufig Probleme. Speziell das Einfügen oder Löschen von Seiten kann zu schweren Problemen führen: Rahmen lassen sich nicht mehr bearbeiten, PageMaker stürzt ab oder verhält sich sonst höchst auffällig und unberechenbar. Die «Bad record index»–Fehlermeldung ist dabei ein häufiger, wenn auch nicht gern gesehener Gast auf dem Bildschirm.

Trouble–Shooting bei widerspenstigen Rahmen

Die Bekämpfung solcher Rahmenprobleme ist unterschiedlich. Manchmal reicht es, den Rahmentext auszuschneiden und neu einzufügen, manchmal hilft es auch, den Rahmen selbst kurz in die Zwischenablage zu befördern und neu auf die Seite zu nehmen. In besonders verfahrenen Fällen kann der Rahmen nicht mal mehr gelöscht werden. Dann hilft nur eins: die ganze Seite mit dem störrischen Textbehälter löschen und nochmals von vorn beginnen!

Dass Adobe hier noch nicht nachgebessert hat, ist bedauerlich und nährt den Verdacht, dass es tiefergreifende Probleme mit den Rahmen gibt.

Die Entscheidung, ob Sie dennoch mit Rahmen arbeiten möchten, können wir Ihnen nicht abnehmen. Tatsache ist: Schnelles Layouten ohne grosses (Neu–)Gestalten ist mit Rahmen einfach möglich. Wenn die Manuskriptlieferanten ihre Texte gleich mit den richtigen Druckformaten auszeichnen und die Länge des Artikels einigermassen genau einhalten, dann kommt man mit den Rahmen schnell zum Ziel. Gestalterisch anspruchsvolle Layouts, die den Text in weniger enge Korsetts zwängen und freier fliessen lassen, sind mit Textblöcken rascher erstellt.

Ebenen

Eine Neuerung, die ebenfalls mit PageMaker 6.5 Einzug gehalten hat, sind die Ebenen. Diese fristen in vielen Fällen eher ein Schattendasein – für manche Einsatzgebiete braucht man sie schlicht und einfach nicht.

PageMaker polyglott

Für gewisse Aufgaben sind die Ebenen dagegen Gold wert. Das klassische Beispiel hierzu sind mehrsprachige Dokumente. Diese lassen sich so aufbauen, dass sprachunabhängige Elemente auf einer eigenen Ebene positioniert werden und der Text in jeder Sprache auf eine eigene Ebene zu liegen kommt. Wenn die verschiedenen Sprachversionen ausgegeben werden, muss lediglich die «Hintergrundebene» und die zu druckende Sprachebene als sichtbar markiert werden. Neben dem geringeren Speicherbedarf ist der Umgang mit einem solchen «polyglotten» File bedeutend einfacher, als wenn mit diversen Dateien jongliert werden muss. Allzu leicht geht es vergessen, eine Änderung bei allen Dokumenten durchzuführen. Eine weitere Möglichkeit, für die Ebenen zum Einsatz kommen können, sind Kommentare. Falls im Team an derselben Datei gearbeitet werden soll, können Bemerkungen auf einem eigenen Layer platziert werden. Auch Instruktionen an den DTP–Dienstleister lassen sich auf eine Kommentarebene stellen. Damit die Kommentare nicht versehentlich auf dem Druckfilm landen, empfehlen wir als doppelte Vorsichtsmassnahme, alle Elemente der Kommentarebene als «nicht–druckend» zu definieren (Einstellungen – nicht–druckend).

Wählerische Konturenführung

Eine weitere Möglichkeit, die Ebenen gewinnbringend einzusetzen, besteht im Zusammenspiel mit der Konturenführung. Diese kann im entsprechenden Dialog auf die Ebene, auf der das entsprechende, verdrängende Element liegt, beschränkt werden. Dies ist praktisch – Textelemente, die ungehindert über die Seite laufen sollen, können auf eine eigene Ebene platziert werden. Beispiele dafür: hinterlegter Text, «Wasserzeichen» oder «Schattentext».

Schliesslich können Ebenen auch bloss temporär, während des Layoutens, verwendet werden. Speziell wenn viele Grafiken den Bildaufbau verlangsamen oder ein verwirrender Hintergrund die «Sicht trübt», können Ebenen das Arbeiten vereinfachen. Die komplexen Elemente werden auf eine eigene Ebene ausgelagert und abgeblendet. Der Bildaufbau geht zügig vonstatten und im Bedarfsfall ist die Ebene schnell wieder zugeschaltet. Auch beim Drucken kann man sich lange, überflüssige Wartezeiten ersparen, indem die Grafikebene ausgeblendet wird, wenn ein Print beispielsweise lediglich auf die textliche Korrektheit überprüft werden soll. Für eine Übermittlung per Fax ist dies unter Umständen ebenso empfehlenswert, damit Text bei der grob gerasterten Telefaxübermittlung nicht in einer Hintergrundfläche untergeht.

Schnell Selektionen von Ebene zu Ebene verschieben

Übrigens lässt sich eine Selektion leicht ohne aufwändiges «Ausschneiden»–«Einfügen» auf eine andere Ebene bringen: Die aktuelle Auswahl erscheint am rechten Rand der Ebenenpalette als kleines Kästchen. Dieses lässt sich einfach auf die gewünschte Ebene ziehen, wobei PageMaker auch die ausgewählten Elemente im Sinne des Users verschiebt.

Im Übrigen empfehlen wir, Objekte, die nicht verändert werden sollen, auf eine eigene Ebene zu nehmen, diese zu sperren und entsprechend zu benennen. Diese Vorgehensweise ist gegenüber dem Befehl «Position festsetzen» vorzuziehen. Obwohl PageMaker beim Versuch, ein festgesetztes Objekt zu verschieben, ein kleines Schlosssymbol anzeigt, sorgen gesperrte Elemente oft genug für Verwirrung. Die Lösung mit der eigenen Vorlageebene ist auf jeden Fall transparenter.

Druckerformate

Ein weiteres, an sich bescheidenes und doch äusserst nützliches Feature sind die Druckerformate. Diese sind praktisch, wenn beim Druck der Satzdateien häufig verschiedene Ausgabegeräte zum Einsatz kommen. Sie befreien den Anwender davon, selbst für den jeweiligen Ausgabeprozess die richtigen Einstellungen vornehmen zu müssen. Dabei spielt es keine Rolle, ob die Ausgabe lokal, d.h. auf einem In house vorhandenem Gerät, erfolgen soll oder ob eine Druckdatei zu schreiben ist, die an einen Dienstleister übermittelt wird. Neben der Zeitersparnis, die durchaus erheblich sein kann, wenn eine grosse Anzahl Dokumente verarbeitet werden müssen, ist vor allem die Gefahr von fehlerhaften Einstellungen kleiner. Je nach Ausgabegerät und –prozess müssen mehrere Dutzend Einstellungen richtig gesetzt werden – auch in der Hektik und unter Zeitdruck!

Mit Datei – Druckerformate – definieren können Sie ein neues Druckerformat erstellen oder bestehende editieren. Wenn Sie ein neues Druckerformat anlegen, dann müssen Sie zuerst einen Namen vergeben. Anschliessend können Sie im gewohnten Druckdialog die entsprechenden Parameter setzen. Ein Druck auf die OK-Taste löst allerdings keinen Druckvorgang aus, sondern speichert Ihre Angaben im entsprechenden Profil. Künftig steht es dann unter Datei – Druckformate unter dem gewählten Namen zur Verfügung.

Matthias Schüssler

Rechenbeispiele für registerhaltige Absatzformate

Sie finden hier die Definitionen der Druckformate, wie sie in nebenstehender Abbildung zu sehen sind. Der Fliesstext ist in 10 Punkt abgesetzt, der Zeilenabstand beträgt 12 Punkt.

Zwischentitel

Der kleine Zwischentitel (einzeilig) soll den Platz von zwei Zeilen Fliesstext belegen. Somit haben wir für den Abstand vor und den Abstand nach dem Absatz eine Zeile oder 12 Punkt Leerraum zu vergeben. Leider müssen die Abstände vor und nach einem Absatz in PageMaker in Millimetern eingegeben werden. Sie können sich aber die Werte umrechnen lassen, indem Sie in der Kontrollpalette die Werte in der Einheit Punkt wie folgt eingeben: p12. Sie erhalten als Resultat 4, 23 Millimeter. Im genannten Beispiel setzen Sie also den Abstand vor auf 2, 8 Millimeter, den Abstand nach auf 1, 4 Millimeter und haben einen schön zentrierten Zwischentitel, wobei die Registerhaltigkeit gewahrt bleibt.

Titel 1 gerade/ungerade

Bei dem grösseren Titel in 15 Punkt (Zeilenabstand 18 Punkt) ist die Rechnerei prinzipiell dieselbe. Allerdings müssen Sie hier zwei Formate definieren – eins für Titel mit einer ungeraden Anzahl Zeilen und eins für Titel mit einer geraden Anzahl Zeilen. Beispiel: Ein einzeiliger Titel in dieser Grösse belegt den Platz von zwei Zeilen Fliesstext, ein zweizeiliger Titel vier Fliesstextzeilen.

Die Rechnung für den einzeiligen Titel 1 ungerade (ungerade Anzahl Zeilen) sieht demnach wie folgt aus:

• Abstand vor: 4 Pt. (1, 4 mm)
• Zeilenabstand für zwei Zeilen: 18 Pt.
• Abstand nach: 2 Pt. (0, 7 mm)
• Ergibt total: 24 Pt. (2 Zeilen)
• Die Rechnung für den mehrzeiligen Titel (Titel 1 gerade; gerade
• Anzahl Zeilen):
• Abstand vor: 8 Pt. (2, 8 mm)
• Zeilenabstand für zwei Zeilen: 36 Pt.
• Abstand nach: 4 Pt. (1, 4 mm)
• Ergibt total: 48 Pt. (4 Zeilen)

Erst bei manuellem Nachrüsten verfügbar: Das neue PDF-Export-Plug-In

Mit den richtigen Druckformat-definitionen bleibt der Text im Register, ohne dass er am Raster ausgerichtet werden muss.

Ein Fall für Rahmen: Dieses Layout, bestehend aus einem drei- und einem vierspaltigen Artikel, lässt sich über Rahmen sehr viel schneller produzieren als über Textblöcke

In der Sammlungspalette stehen für die drei- resp. vierspaltigen Artikel (obiges Beispiel) vorfabrizierte Muster zur Verfügung.

Auf diese Weise lässt sich einfach der rechte Versatz eines Kastens erzielen. Das Bezugssymbol auf Skalieren des rechten Rahmenrandes einstellen und den Versatz bei der Breite eingeben. Da die Kontrollpalette rechnen kann, brauchen Sie die Subtraktion nicht im eigenen Kopf durchzuführen.

The dark side of the frames.

Das farbige Kästchen in der Ebenenpalette neben dem Bleistift repräsentiert die aktuelle Auswahl. Diese lässt sich einfach per Drag und Drop auf eine andere Ebene bringen.

Druckerformate: Die Druckeinstellungen lassen sich abspeichern. Dies entlastet das Gedächtnis und verhindert Fehlkonfigurationen.