Adobe Acrobat: Wegbereiter zum «elektronischen Papier»

In einer ersten Phase hat der PC das Publizieren unter dem Schlagwort «Desktop Publishing» dahingehend revolutioniert, dass Drucksachen von A-Z elektronisch erzeugt werden. In einer zweiten Phase geht die Entwicklung nun in die Richtung, dass die «Drucksachen» gar nicht mehr gedruckt, sondern durchgängig in elektronischer Form verteilt, genutzt und archiviert werden. Eine hauptsächliche Triebfeder beim Trend zum elektronischen Papier dürfte dabei das immense Potential zur Kostenreduktion sein.

Von Martin Spaar und Matthias Schüssler

«Das Publizieren ist das zweite Geschäft eines jeden Unternehmers». Mit diesem Slogan wollte Paul Brainerd, «Vater» der Layout-Software PageMaker, Mitte der achtziger Jahre in den Chefetagen das Bewusstsein etablieren, dass das von ihm mitbegründete Desktop Publishing eine Technologie von erstrangiger strategischer Bedeutung für die Unternehmen ist. Tatsächlich stellen die Drucksachen in den meisten Unternehmensrechnungen einen gewichtigen Budgetposten dar, ob es nun um Newsletter, Werbeprospekte, Kataloge oder technische Handbücher geht.

Damit ist auch schon der entscheidende Punkt angesprochen, der dem elektronischen Papier wohl zum Druchbruch auf breiter Front verhelfen dürfte: der gewaltige Kostenvorteil gegenüber der konventionellen Art, mittels Papier zu kommunizieren. Es ist je nach Auflage und Umfang um den Faktor 10 bis 100 billiger, eine «Drucksache» wie einen Katalog oder eine technische Dokumentation als CD-ROM zu pressen, als diese auf Papier zu drucken. Welches Sparpotential im bedruckten Papier schlummert, wird zum Beispiel klar, wenn man sich vor Augen hält, dass ein Jumbo-Jet nicht über genügend Kapazität verfügt, um alle ihn betreffenden technischen Dokumentationen zu transportieren.

Neben den geringeren Produktionskosten bietet das elektronische Papier noch eine Handvoll weiterer Vorteile: Elektronische Dokumente lassen sich schnell und billig über online-Medien wie das Internet verteilen und bieten dem Anwender vielfältige Funktionen wie Hypertext-Verknüpfungen und Volltextsuche.

Adobe Acrobat und HTML als dominierende Standards

Es gibt heute zwei dominierende Standards für den plattformübergreifenden elektronischen Dokumentenaustausch. Da ist einerseits der HTML-Standard des «World Wide Web» und andererseits die vom kalifornischen Softwarehaus Adobe entwickelte Acrobat-Technologie, auf die wir hier vor allem näher eingehen wollen.

Adobe Acrobat wurde 1993 eingeführt, also noch vor dem grossen Siegeszug des «World Wide Web». In den ersten Monaten der Internet-Euphorie war dann auch oft die Meinung zu hören, dass der HTML-Standard Acrobat verdrängen werden. In der Zwischenzeit hat es sich aber gezeigt, dass sich HTML und Acrobat sehr gut ergänzen. Tatsächlich hat gerade das Internet in den letzten zwei Jahren nicht unwesentlich zum Siegeszug der Acrobat-Technologie beigetragen. Rund 50’000 mal wird heute der Acrobat Reader pro Tag vom Internet heruntergeladen; insgesamt soll Acrobat gemäss Adobe heute weltweit auf über 20 Millionen Rechnern installiert sein.

Adobe Acrobat: Originalgetreue Umsetzung als Trumpf

Im Kern funktionieren die beiden Systeme nach dem selben Prinzip. Sowohl HTML als auch Acrobat-PDF (Portable Document Format) sind Dokumenten-Formate, die sich über die unterschiedlichsten Computerplattformen hinweg einsetzen lassen. Dies heisst nichts anderes, als dass die Software zum Betrachten und Ausdrucken dieser elektronischen Dokumente für alle gängigen Plattformen existieren muss. Im Falle des HTML-Standards ist diese Software ein Internet-Browser, bei Adobes PDF der Acrobat Reader, den es für Macintosh, alle Windows-Versionen, OS/2 und UNIX gibt.

Während der HTML-Standard ganz auf die Darstellung eines Dokumentes am Bildschirm optimiert ist, wurde Acrobat eigentlich als «elektronisches Papier» im Sinne einer elektronischen Umsetzung klassischer Drucksachen konzipiert. Und genau hier liegen auch die grosse Stärke dieser Technologie. Acrobat erlaubt es nämlich beispielsweise, ein mit einem Layout-Programm wie PageMaker und Quark XPress produziertes Handbuch ohne Nachbearbeitung in ein PDF-Dokument überzuführen, das Seite für Seite bis ins letzte Detail mit dem Original übereinstimmt. Im Gegensatz dazu bleibt bei der Umsetzung ins HTML-Format wohl die logische Struktur, nicht jedoch das Seitenlayout des Originals erhalten.

Postscript-Standard als Basis

Der eigentliche Dreh- und Angelpunkt im Acrobat-Konzept besteht also darin, dass sich bestehende, mit dem Computer erstellte Dokumente ohne viel Aufwand quasi per Mausklick ins PDF-Format umwandeln lassen. Adobe setzt dabei nicht auf Exportfilter, die für jede Anwendung programmiert werden müssten, sondern auf den Output, welcher normalerweise direkt an einen Drucker geschickt wird. Dabei kann Adobe auf «Postscript» als Seitenbeschreibungs-Sprache aufbauen, die sich über alle Plattformen hinweg als Standard für die Druckausgabe komplexer Dokumente etabliert hat. Diese Postscript-Daten werden nun – statt sie an den Drucker zu schicken – in eine Datei geschrieben. Aus dieser Druckdatei, die ja eine genaue Beschreibung des Dokumentes in Postscript-Code enthält, kann das Programm-Modul «Acrobat Distiller» dann das PDF-Format erzeugen (siehe Abbildung (ACROB.EPS)); Acrobat-PDF-Dateien statt Papier!

Reader darf gratis weitergegeben werden

Die so angefertigten PDF-Dokumente können leicht über CD-ROMs oder das Internet verteilt werden, da das Programm zum Betrachten der PDF-Dateien, der «Acrobat Reader» frei, also gratis, verfügbar ist. Der Reader existiert in Versionen für DOS, Windows, OS/2, Macintosh und UNIX. Acrobat ist somit unabhängig von der Hardwarebasis, von Anwendungen und Verteilermedien und somit ideal zur originalgetreuen, elektronischen Distribution und Archivierung von Dokumenten aller Art.

Acrobat 3.0 mit vielen neuen Features

In der aktuellen Version 3.0 hat Adobe viele Funktionen in Acrobat integriert, die schon lange auf der Wunschliste der Anwender standen. Besonders das Programm-Modul «Exchange», mit dem sich PDF-Dokumente nachbearbeiten lassen (siehe Kasten), wurde gründlich überarbeitet. Dabei sind die meisten der neuen Features als Plug-Ins realisiert, so dass die eigentliche Programmdatei einigermassen schlank gehalten werden konnte.

Ein bisschen Editierbarkeit

Ein grosses Manko des Acrobat-Konzeptes bestand vor der Version 3.0 darin, dass PDF-Dokumente nicht weiter editiert werden konnten. Entdeckte man beispielsweise einen Tippfehler in einem PDF-Dokument, so musste man ins Ursprungsdokument zurückkehren, den Fehler dort korrigieren und das PDF-Dokument neu erstellen. Gemäss Adobes langfristiger Strategie soll sich das ändern, indem das PDF-Format künftig zum «universellen» Austauschformat avancieren soll, das sich auch wieder in anderen Anwendungen einlesen und editieren lässt.

Die Ansätze dazu sind in Acrobat 3.0 da; ein erster Vorbote ist das «Touch up»-Plug-In in «Exchange». Dieses ermöglicht Textkorrekturen und -formatänderungen zumindest in gewissem Mass. Allerdings: Am Umbruch kann nichts mehr geändert werden, da jede Zeile als eigenes Textfeld behandelt wird. Die zweite entscheidende Neuerung besteht darin, dass die Grafik-Software «Adobe Illustrator» PDF-Dateien öffnen kann, so dass einer nachträglichen Weiterbearbeitung (fast) nichts mehr im Weg steht.

Elektronische Formulare

Neu lassen sich mit der Version 3.0 auch elektronischen Formulare in PDF-Dokumente integrieren. Gegenüber HTML, wo Formulare ja schon lange selbstverständlich sind, bieten Acrobat-Formularen einen Vorteile: Benutzereingaben lassen sich besser lenken – Sowohl die Länge einer Eingabe kann beschränkt als auch das Vorhandensein eines Eintrags erzwungen werden. In HTML ist dies nur mit komplexen Java-Scripts realisierbar.

Jedes Programm kann über die Druckfunktion zur Generierung von PDFs herangezogen werden – darin liegt wie schon erwähnt die Stärke von Acrobat. Dennoch werden die Programme aus dem Hause Adobe ein bisschen «gleicher» behandelt

als die anderen. So verfügt PageMaker 6.5 über eine Export-Funktion, die direkt PDF generiert und einem damit den Umweg über die Postscript-Druckdatei erspart. Diese Funktion ist umso attraktiver, als im PageMaker erstellte Inhaltsverzeichnisse und Indizes automatisch mit entsprechenden Verknüpfungen ins Acrobat-Format umgesetzt werden.

Es ist absehbar, dass immer mehr Programme derartige Unterstützung für weiterreichende Funktionen in Acrobat bieten werden. So ist ein entsprechendes Utility auch für Microsoft Word verfügbar. Damit ist der Weg geebnet, um mit dem elektronischen Papier nicht nur Druck- und Vertriebskosten einzusparen, sondern dem Empfänger auch zusätzlichen Komfort zu bieten, indem man die interaktiven Möglichkeiten des digitalen Mediums voll ausschöpft.

Teil 2: PDF als Schmiermittel für den Workflow der Druckvorstufe

Eine ganz besondere Stellung nimmt Adobe Acrobat in der Druckvorstufe ein: Ein universelles Dateiformat zum elektronischen Austausch von Druckvorlagen steht schon seit Jahren ganz oben auf der Wunschliste der publizierenden Gilde. Da Adobe die Acrobat-Technologie ursprünglich für den Office-Bereich entwickelt hatte, erfüllte diese in den ersten Versionen die speziellen Bedürfnissen der grafischen Industrie nur sehr beschränkt. So wurde in Hinblick auf ein möglichst kompaktes Datenformat zu viel Qualität geopfert, indem beispielwseise die Bild- und Farbinformationen stark reduziert wurden.

Auch hier bedeutete jedoch die Acrobat-Version 3.0 einen entscheidenden Schritt nach vorne. Unter dem Schalgwort «High-End-PDF» ist es nun möglich, alle für den Qualitätsdruck nötigen Daten mit in eine Acrobat-PDF-Datei hineinzupacken. Damit wurde die Stellung des Acrobat-Standards in der grafischen Industrie entscheidend gestärkt. In den USA und auch in Finnland werden Zeitungs- und Zeitschriften-Inserate unterdessen im grossen Rahmen via PDF distribuiert. Allerdings waren auch dabei noch einige Umwege nötig, um aus einer PDF-Datei Farbseparationen für den Vierfarbendruck zu erstellen. Da weder der Acrobat-Reader noch -Exchange die Farb-separation unterstützen, muss zuerst über eine entsprechende Exportfunktion (die nur für die Mac-Version von Exchange verfügbar ist!), ein EPS erstellt werden. Dieses EPS wird dann im Layout-Programm plaziert und dort separiert ausgegeben.

Pünktlich auf Weihnachten hat Adobe nun ein weiteres Mosaiksteinchen präsentiert, das den diesebezüglichen Workflow entscheidend vereinfachen wird: Einen Importfilter für PageMaker 6.52, der es erlaubt, Acrobat-PDF-Daten direkt in das Seitenlayout zu integrieren.

Ersatz für PS und EPS

Damit wird PDF vollends zum universellen Datenformat, das die Vorzüge von PS (Postscript) und EPS (Encapsulatet Postscript) in einem Format vereinen. Die neuen «Postscript Extreme»-RIPs werden es erlauben, PDF-Daten direkt an den Printer zu schicken, wie das bis anhin nur mit PS-Printfiles möglich war. Und mit den neuen Importfunktionen in die gängigen Layout-Programme werden sich Acrobat-PDF-Daten wie EPS in bestehende Layouts integrieren lassen.

Über diese Vereinheitlichung hinaus bietet Acrobat-PDF jedoch sowohl gegenüber PS als auch EPS ganz entscheidende Vorteile:

Postscript ist eine Programmiersprache, die linear von vorne nach hinten abgearbeitet werden muss. Es ist daher zum Beispiel nicht möglich, aus einem umfangreichen PS-Dokument mit hunderten Seiten eine einzelne Seite als isolierten PS-Code herauszulösen. Im Gegensatz zu Postsript ist Acrobat-PDF eine strukturiertes Datenformat. Hier kann eine einzelne Seite ohne weiteres als einzelnes Objekt herausgelöst werden. Dies ist mit ein Grund dafür, dass Adobes Postscript «Extreme» auf PDF statt PS basiert (siehe unten).
Gegenüber dem EPS-Format hat PDF den grossen Vorteil, dass alle zur Darstellung der Seite nötigen Daten in das Dokument mit eingebunden sind. Es müssen also weder Grafiken noch Schriften separat mitgliefert werden.
Das PDF-Format ist sehr kompakt: Im Vergleich zu Postscript beansprucht PDF bis um den Faktor 100 weniger Speicherplatz. Wichtig ist dabei, dass man die Kompression und den damit verbundenen allfälligen Qualitätsverlust individuell steuern kann.
PDF ist nicht auf Text und Grafik beschränkt, sondern unterstützt auch die Einbindung von multimedialen Inhalten wie Ton und Film. Zudem ist PDF auf die Erfordernisse des Internet optimiert und bietet interaktive Funktionen.

Acrobat-Unterstützung jetzt auch von Quark

Neben Adobe selbst, sagen heute alle grossen Anbieter in der grafischen Industrie der Acrobat-Technologie ihre Unterstützung zu. An der Seybold-Konferenz im Herbst hat sich nach monatelangen Querelen auch Quark zu Acrobat bekannt. Mittels XTensions, die schon bald verfügbar sein sollen, wird auch XPress 4.0 den Import und Export im PDF-Format zulassen.

Eine absolut zentrale Rolle spielt das PDF-Format auch im Workflow zwischen Prepress und Druck. Die Lösungen im Zusammenhang mit der neuen Postscript-Version 3.0 basieren zu einem guten Teil auf der Acrobat-Technologie.

PS «Extreme»: Postscript und PDF kommen sich nahe

Postscript und PDF kommen sich näher, sind aber nicht identisch – Eric Bean, Adobes Direktor für Produktmarketing spricht von «zwei Standbeinen derselben Vision». Die Technologie, in der PS und PDF gleichermassen zum Einsatz kommen, ist Postscript «Extreme».

Um Verwirrungen vorzubeugen: Postscript Extreme ist nicht identisch mit Postscript Level 3. Lezteres bezeichnet nach wie vor eine Programmiersprache zur Seitenbeschreibung, Postscript Extreme ist dagegen eine Drucktechnologie, die auf «Postscript Level 3» beruht.

Ein Adobe «Postscript Extreme»-Drucksystem (siehe Abbildung) verarbeitet sowohl Druckdateien in Postscript als auch PDF-Dokumente. Wird eine Datei in den Arbeitsfluss eingespeist, trifft sie zuerst auf den «Coordinator», welcher über den weiteren Bearbeitungsprozess entscheidet. Handelt es sich um eine PS-Datei, dann schickt sie der Coordinator an den «Normalizer», welche die Druckdatei zu PDF distillert. Diese Datei wird dann an den PDF-Seitenspeicher weitergereicht. PDF-Dateien werden von Coordinator direkt zum Seitenspeicher geschickt.

Bis zehn RIPs parallel

Von hier werden die einzelnen Seiten auf die vorhandenen PS-RIPs verteilt – von denen maximal zehn in einem System eingesetzt werden können. Die RIPs enthalten integrierte Konverter, die aus den PDFs wieder Postscript-Code machen. Die Rasterbilder werden dann vom «Assembler» in der richtigen Reihenfolge gebracht und zur Verarbeitung an das Druckwerk des betreffenden Ausgabegeräts geschickt. Diese Verarbeitungsweise bringt gleich mehrere Vorteile mit sich. Adobe verspricht sich einen grossen Geschwindigkeitsgewinn durch die Prallelisierung des RIP-Vorgangs: An einer Demonstration druckte eine IBM InfoPrint 4000 bis 464 Seiten pro Minute.

Korrigieren mit Illustrator und Exchange möglich

Weiter kann der Operateur an einem PS Extreme-System beliebig Seiten aus verschiedenen Quellen mischen und leicht in die richtige Reihenfolge bringen, ohne dass er komplexe Software zum Ausschiessen verwenden muss. Auch Korrekturen im letzten Augenblick sind dank der Editierbarkeit von PDF viel leichter realisierbar.

Durch die Leistungssteigerung beim Rippen wird auch der Individalisierung von Druck-Jobs Tür und Tor geöffnet. Experten vermuten, dass ein riesiger Markt für personalisierte Drucksachen besteht. Postscript Extreme könnte das Startsignal zur Eroberung dieses Marktes sein.

Legenden Bilder Hauptartikel:

ACROB.EPS ((mit ins Bild integrierter Bildlegende))

SCREEN_PUBL.TIF

Eine Ausgabe der Fachzeitschrift «Publisher» im Acrobat-PDF-Format: Mit der Seitenübersicht des Acrobat-Reader fällt die Naviagation leicht; längere Artikel können zur Lektüre auf jedem System orginalgetreu ausgedruckt werden.

EDIT1.TIF und EDIT2.TIF

PDF-Dateien sind editierbar: Entweder mit dem «Touch up Text» Plug-In direkt in «Acrobat Exchange» (EDIT1.TIF) oder mit dem neuen Illustrator 7.0 (EDIT2.TIF), wo nun PDF-Files – allerdings nur einzelseitenweise – bearbeitet werden können.

PS_EXTREME.EPS

Im Digitaldruck soll künftig der ganze Workflow auf Acrobat-PDF beruhen: Die «Postscript Extreme»-Technologie wird es erlauben, mehrere Seiten parallel für die Ausgabe aufzubereiten und so einen Output von mehreren hundert Seiten pro Minute zu erreichen.

Kasten 1: Alles in einer Box

((Bild ACROBOX.GIF))

Mit Acrobat 3.0 erhält der Anwender alle Komponenten, die zur

Erstellung, Modifikation und Darstellung von PDF-Dateien be-nötigt werden, in einer Box:

Acrobat Reader: Er darf lizenzfrei an dritte weitergegeben werden
Acrobat Exchange: Diese Komponente umfasst alle Funktionen des Readers, ermöglicht aber zusätzlich, Erweiterungen an den Dokumenten vorzunehmen: Hierzu zählt insbesondere die Möglichkeit, Links zu erstellen und Interaktivität hinzuzufügen. Auch Multimedia-Elemente können in bestehende PDF-Dokumente «eingebaut» werden.
PDF Writer: Er kann wie ein Druckertreiber für die Erstellung von PDF genutzt werden, ist aber nur für Textdateien ohne Grafiken geeignet
Acrobat Distiller: Er arbeitet wie ein PostScript Software-RIP und wandelt Postscript-Dateien in PDF um.
Capture Plug-In: Es ermöglicht, mit Exchange zu Scannen und beliebige gedruckte Vorlagen unter Beibehaltung des Layouts in PDFs zu konvertieren (OCR-Fähigkeit!).
Acrobat Catalog ist in der Lage, über eine beliebige Anzahl von Dokumenten einen Index zu erzeugen, um dem Leser eine Volltextsuche zu ermöglichen.

Kasten 2: PDF-Import: Der Kreis schliesst sich

Ein unscheinbares Stück Software macht aus einer Einbahnstrasse einen geschlossenen Kreislauf und im Datenaustausch längst ersehntes möglich: Die Rede ist vom PDF-Importfilter für PageMaker 6.52, der es ermöglicht, PDFs in einer Satzdatei zu positionieren.

Es besteht durchaus Grund zur Euphorie: Der PDF-Importfilter für PageMaker behebt eines der grössten Mankos, mit dem Adobes Acrobat-Technologie bis anhin leben musste – die fehlende Farbseparation. Einmal ins PageMaker-Layout importiert, lässt sich eine PDF-Seite problemlos für den Vierfarbendruck separieren.

Bevor wir jedoch falsche Hoffnungen wecken: Es ist nicht möglich, ein Portable File Document in eine PageMaker-Satzdatei umzuwandeln. Das PDF – oder genauer: eine einzelne Seite aus dem PDF – kann in der PageMaker-Satzdatei positioniert werden, editierbar ist es aber nicht. Die positionierte PDF-Seite verhält sich im Layout wie eine EPS-Grafik; ihr Inhalt wird nicht direkt angezeigt, sondern durch eine Vorschau repräsentiert.

Installation: Manuell, aber keine Hexerei

Beim Einrichten des Filters steht einem leider kein Installationsprogramm zur Seite; doch auch das manuelle Versorgen der zwei Dateien in den richtigen Verzeichnissen bereitet keinen nennenswerten Aufwand. Dies getan, stehen nun auch PDF-Dateien im «Positionieren»-Dialog zur Auswahl bereit. Hat man eine PDF-Datei angeklickt, dann erscheint der «PDF Import Filter»-Dialog, der einen auffordert, die gewünschte Seite auszuwählen. Weiter hat man die Möglichkeit, Farbtiefe und Auflösung der Vorschau zu bestimmen, welche im Layout angezeigt wird. Normalerweise fährt man mit den Standardwerten gut, es sei denn, man will die Datei auf einem nicht PostScript-fähigen Drucker ausgeben. Dann muss die Auflösung und gegebenenfalls auch die Farbtiefe erhöht werden, wobei es zu bedenken gilt, dass sich eine Satzdatei dadurch gewaltig aufbläht. Die Vorschau einer A4-Seite mit 300 dpi und 16,7 Millionen Farben wird beispielsweise satte 25 MByte gross. Nach diesen wenigen Klicks ist die Sache schon fast gelaufen: Eine Bestätigung auf OK und das PDF wird importiert, als wäre das die natürlichste Sache der Welt.

Woher nehmen, wenn nicht stehlen?

Sie können den PDF-Importfilter von der amerikanischen Adobe-Homepage herunterladen. Die Datei ist jedoch (inklusive einer ausführlichen Installationsanleitung in Deutsch und den Dateien für das vorausgesetzte Update von PageMaker 6.5 auf 6.52) auch auf der PUBLISHER-Jahres-CD enthalten. Nebst dem Importfilter befindet sich eine umfangreiche Sammlung an Updates, Shareware und Tools auf dieser CD – und natürlich alle Ausgaben des PUBLISHERs, der Fachzeitschrift für Elektronisches Publizieren. Sie können die CD für 49.– Franken bestellen bei Digipress GmbH, Flüelastrasse 47, 8047 Zürich, Tel. 01 401 40 41, Fax 01 401 08 11.

Legenden Bilder Kasten 2:

PDFIMP1.TIF

Dieses Dialogfeld ist alles, was man vom PDF-Importfilter zu Gesicht bekommt

PDFIMP2.TIF

So wie bei EPS-Grafiken wird auch bei einer positionierten PDF-Seite eine Vorschau angezeigt.